Цифровизация бизнеса: безбумажный офис и закон о цифровом архиве
Инструменты для офисной цифровизации Обмениваться договорами, актами, накладными и другими документами, не дублируя их на бумаге, позволяют системы электронного документооборота (ЭДО). Для их подписания компании требуется квалифицированная электронная подпись. Отправлять документы можно в 1С, информационных системах SAP, Oracle, MS Dynamics и других. Такие системы позволяют легко вносить правки в документы и облегчают поиск в цифровом архиве. Планирование тоже можно перенести в электронный календарь, например в бесплатный сервис Google, в котором можно вести личный список дел, ставить задачи, просматривать занятость коллег, назначать онлайн–; и оффлайн-встречи. Для организации работы больших команд используют CRM-системы, таск-менеджеры и ERP. CRM – автоматизирует взаимодействие с заказчиками, хранит клиентскую базу и используется для повышения продаж, таск-менеджеры оптимизируют работу команды и улучшают коммуникацию, а ERP рассчитывает ресурсы предприятия: финансы, операции, отчетность, производство и кадры. Цифровизация малого и среднего бизнеса при поддержке Минцифры Сейчас в России CRM-системы использует около 14% компаний, а облачные сервисы, ЭДО и ERP только становятся популярными. Драйвером цифрового развития в этой сфере стала пандемия, но компаниям еще есть, куда расти. Для малого и среднего бизнеса, который стремится к цифровизации, Минцифры запустило новый механизм поддержки – компенсацию 50% стоимости лицензии на приобретение ПО для бизнеса. «Новая мера поддержки направлена на повышение эффективности малых и средних компаний в результате цифровизации, внедрения отечественных облачных решений. Речь идет, например, о софте, автоматизирующем бизнес-процессы (ERP), взаимодействия с клиентами (CRM) и др. Идея простая: востребованные программные продукты будут для МСП в два раза дешевле (разница в цене компенсируется министерством разработчику за счет бюджета). От самого предпринимателя ничего дополнительно не будет требоваться, не нужно заполнять никакие формы, не будет никакой отчетности, единственное условие — находиться в реестре МСП, который ведет ФНС России (ofd.nalog.ru). На реализацию этой меры поддержки до конца 2024 года выделено 7 млрд рублей», — рассказал замглавы Минцифры России Максим Паршин. Закон о цифровом архиве Во время осенней сессии в Госдуме планируется работа над законом о цифровом архиве, который позволит банкам полностью отказаться от бумажных договоров с клиентами. Сейчас закон обязывает кредитные организации хранить бумажные копии документов документы по клиентам на случай следственных действий или по судебных исков. Новый закон избавит банки от необходимости хранить такое количество бумаги. «Мы хотим принять закон, по которому вся информация будет храниться на носителях. Правда, она должна дублироваться, чтобы не было рисков потерь. Не надо будет в огромных количествах закупать бумагу. Это огромная экономия, снижение издержек. А значит, и снижение, например, процентов», ― сообщил Анатолий Аксаков «Известиям». Банки активно становятся «безбумажными» Банки в России уже переходят на безбумажный оборот, что ускоряет процесс оказания услуг, экономит до 80% расходов и защищает деревья от вырубки. Например, банк ВТБ совместно с институтом «Сколково» еще в 2020 году тестировал эту систему и по словам руководителя направления «Безбумажное обслуживание» Анны Султановой, сэкономил на этом 500 млн рублей в год. Также недавно банк «Открытие» организовал работу безбумажного офиса в Москве, причем банк не просто перешел на электронные документы и архив, но и отказался от печатной рекламной продукции, чеков и талонов на очередь. По словам представителей банка, все необходимые документы теперь будут храниться в смартфоне клиента: приложении банка, электронной почте, мессенджерах. В таких ситуациях у общественности часто возникают опасения клиентов по поводу надежности цифрового способа хранения данных. Считается, что удаленный доступ к личной информации дает возможности для мошенничества, но банки наоборот считают цифровизацию надежной: двухфакторная аутентификация в приложении (по номеру телефона), доступ с помощью биометрии (отпечатки пальцев, сканирование лица) – эти технологии становятся все более надежными и защищают данные. Например, недавно Московский метрополитен начал тестирование системы Face Pay, которая будет распознавать лица пассажиров и позволит им таким образом оплачивать проезд. Больше информации о возможностях цифровых технологий в российской повседневности – в материалах сюжета «Умная среда: инструкция по применению». Фото: unsplash.com
