«Купер Бизнес» проанализировал систему закупок в российских кафе

Закупки остаются одной из крупнейших статей расходов

По данным «Купер Бизнес», закупки продуктов остаются одной из крупнейших статей расходов кафе — в среднем 28–35% от выручки. Превышение этого показателя почти всегда связано с неэффективным снабжением: нестабильными ценами, излишками и последующими списаниями.

По данным сервиса, активное небольшое кафе с командой до 10 сотрудников и оборотом до 50 млн рублей в год тратит на закупки около 95 тысяч рублей ежемесячно. 98% кафе закупают продукты регулярно, а в среднем чек одной закупки составляет около 4,2 тысячи рублей. При этом каждый второй владелец малого заведения до сих пор занимается закупками самостоятельно. В среднем за месяц происходит 11–12 закупок. Основная доля приходится на скоропортящиеся товары: молочную продукцию (52%), овощи и фрукты (по 15%), поэтому даже небольшие ошибки в объемах заказов быстро приводят к потерям.

Какие ошибки чаще всего допускают кафе

Среди главных ошибок в организации снабжения эксперты выделяют: закупки большими партиями раз в неделю; отсутствие фиксированной корзины и регулярного учета; работу с разными поставщиками без единой системы контроля.

По оценке аналитиков сервиса, именно ошибки в снабжении чаще всего становятся причиной роста food cost выше нормы. Когда закупки происходят без планирования, заведения сталкиваются либо с нехваткой ингредиентов, либо с излишками, которые затем приходится списывать. Это влияет не только на расходы бизнеса, но и на стабильность работы кухни, скорость приготовления блюд и качество сервиса.

Эксперты «Купер Бизнес» отмечают, что одна из самых распространенных проблем — закупка продуктов крупными партиями «на неделю вперед». Такой подход помогает сократить количество поездок и заказов, однако на практике часто приводит к избыточным остаткам и списаниям.

Еще одна распространенная ситуация — отсутствие единой системы учета. Владельцы закупают продукты в разных местах в зависимости от срочности или акций, а объемы определяют «на глаз». В результате бизнес тратит больше времени на снабжение и теряет контроль над расходами.

Как выстроить эффективную систему закупок

Эксперты также подготовили несколько рекомендаций, которые помогут выстроить более эффективную систему снабжения:

Зафиксировать базовую корзину продуктов и определить регулярные объемы закупок;Перейти от одной крупной закупки к нескольким заказам в неделю, чтобы сократить объем списаний;Вести учет расходов и food cost даже в простых таблицах;Выстроить единую систему работы с поставщиками и контролировать цены;Использовать сервисы доставки и цифровые инструменты для автоматизации закупок и прозрачного контроля расходов.

По мнению аналитиков «Купер Бизнес», закупки остаются одной из ключевых точек контроля в ресторанном бизнесе: именно от эффективности снабжения во многом зависят маржинальность, стабильность работы кухни и итоговая прибыль заведения.