Как перевести 2 232 сотрудников на КЭДО: опыт Selecty

ГК Selecty — ИТ-вендор и аутсорсинговая компания, которая реализует проекты по цифровизации бизнеса «под ключ».

Компания поставила перед собой несколько ключевых целей:

внедрить законный формат кадрового электронного документооборота;упростить взаимодействие с удаленными сотрудниками;перевести процесс найма в цифровую среду.

Для реализации задач Selecty:

внедрили кадровый ЭДО на базе HRlink;подключили модуль онлайн-оформления кандидатов Start Link.

Эксперт проекта: Анна Козулина, руководитель отдела кадров.

Решение о переходе на КЭДО было связано с быстрым ростом бизнеса и увеличением числа сотрудников.

До внедрения HRlink документооборот был полностью бумажным. Сотрудники из Москвы и области приезжали в офис на подписание, с удаленными специалистами работали через почту и курьерские службы. Вся нагрузка лежала на двух кадровых специалистах.

При росте компании это приводило к проблемам:

увеличивались расходы на логистику;значительное время уходило на контроль отправки и возврата документов;из-за часовых поясов коммуникация затягивалась;документы могли теряться при пересылке.

Инициатива исходила от HR-директора и была направлена на оптимизацию процессов в условиях масштабирования.

При выборе платформы оценивали:

стоимость решения;удобство интерфейса;функциональные возможности;скорость и простоту внедрения;потенциал развития под задачи бизнеса.

Подготовка к проекту началась летом 2022 года, а полностью переход завершился в ноябре того же года.

В команду внедрения вошли:

HR-директор;кадровые специалисты;IT-поддержка.

После перехода рутинные задачи заметно сократились: не нужно печатать, отправлять и отслеживать бумаги. Все статусы документов видны в режиме реального времени, сотрудники самостоятельно следят за своими документами — количество однотипных вопросов к HR снизилось.

Это позволило:

снизить нагрузку на HR;уменьшить количество повторяющихся запросов;высвободить ресурсы для более значимых задач.

Следующим этапом стала автоматизация найма.

Команда HRlink предложила использовать Start Link — модуль для онлайн-оформления кандидатов.

Решение заинтересовало Selecty благодаря возможностям:

безопасная работа с персональными данными;ускорение обработки кандидатов;единое хранение документов;автоматическая передача данных в «1С»;простой и понятный интерфейс.

Во время пилота команда протестировала систему на нескольких кандидатах и подтвердила ее эффективность.

После успешного тестирования компания распространила использование Start Link на весь процесс найма.

Для кандидатов подготовили инструкцию:

вместе с оффером отправляется письмо с пояснениями;кандидат получает приглашение в систему;в памятке описаны все шаги по загрузке документов;при необходимости можно обратиться к HR-координатору.

Анна Козулина, руководитель отдела кадров, отмечает, что важную роль сыграла поддержка команды HRlink: персональные менеджеры оперативно отвечают на вопросы, запросы не зависают, а команда открыта к предложениям и доработкам.

Результаты:

2 232 сотрудника работают в системе;кадровые процессы ведут 4 специалиста и руководитель отдела;рутинные операции сокращены на 60%;затраты на бумагу и логистику уменьшены примерно на 80%;8 000 документов ежемесячно проходят через HRlink;оформление одного сотрудника теперь занимает около 20 минут — процесс ускорился на 80%.

Дополнительные эффекты:

снизилась нагрузка на КДП — больше не требуется печать и пересылка документов;контроль стал прозрачным — все статусы доступны в режиме реального времени;повысилась удовлетворенность сотрудников;ошибки в документах можно быстро исправить без задержек;уменьшилось количество однотипных вопросов к HR;сотрудники самостоятельно отслеживают свои документы.