«Купер Бизнес» выяснил, как HoReCa снижает затраты на закупки

По данным сервиса, значительная часть заведений регулярно закупает не только продукты и напитки, но и хозяйственные товары, бытовую химию, канцелярию и расходные материалы. Хозтовары и бытовую химию приобретают около 40% компаний, еще 20% регулярно закупают канцелярию и расходники.

Эксперты отмечают, что многие предприятия общественного питания по-прежнему ведут закупки вручную. При таком подходе часть расходов остается вне системного контроля: товары закупаются через разных поставщиков, учет ведется в нескольких системах, а решения о закупках часто принимаются без анализа фактического потребления.

По мнению аналитиков сервиса, закупки остаются одной из наиболее управляемых статей расходов бизнеса наряду с арендой, фондом оплаты труда и коммунальными платежами. В отличие от фиксированных затрат, компании могут влиять на объемы закупок, частоту поставок, выбор поставщиков и уровень складских запасов.

Одной из распространенных ошибок в HoReCa называют закупку продуктов крупными партиями один раз в неделю. Такой подход позволяет сократить количество заказов, однако не всегда оказывается экономически эффективным. По данным аналитиков, кафе и рестораны, которые закупают продукты небольшими партиями два-три раза в неделю, теряют на списаниях в два раза меньше по сравнению с заведениями, предпочитающими крупные еженедельные закупки.

Специалисты объясняют это тем, что спрос в сфере гостеприимства может заметно меняться под влиянием сезона, погодных условий, локальных мероприятий и других факторов. В результате часть запасов остается невостребованной и списывается. Более частое пополнение запасов позволяет точнее подстраивать закупки под реальные объемы потребления.

Отдельное внимание рекомендуется уделять выбору поставщиков. Для предприятий HoReCa важны не только цены, но и стабильность поставок, широта ассортимента, прозрачность документооборота и возможность быстро оформлять повторные заказы. По данным сервиса, средний активный клиент «Купер Бизнес» тратит на закупки около 95 тысяч рублей в месяц. При таких объемах даже небольшие сбои в процессе могут приводить к дополнительным расходам, связанным со списаниями, срочными дозакупками и ростом операционной нагрузки на сотрудников.

Эксперты отмечают, что для эффективного управления затратами компаниям важно регулярно анализировать структуру закупок и контролировать наиболее востребованные категории товаров. Также рекомендуется отслеживать остатки на складе, оценивать частоту пополнения запасов и выявлять позиции, которые чаще других списываются или закупаются в избыточном объеме.

По мнению аналитиков сервиса, оптимизация закупок начинается с системного подхода к учету. Даже базовый контроль расходов позволяет выявить неэффективность в закупочных ценах, объемах заказов, графиках поставок и работе с поставщиками. Кроме того, бизнесу рекомендуется по возможности сокращать количество разрозненных каналов снабжения и консолидировать закупки в единой системе, что упрощает контроль расходов и снижает административную нагрузку.

В «Купер Бизнес» подготовили несколько рекомендаций для HoReCa:

регулярно анализировать структуру закупок и наиболее востребованные категории товаров;определять оптимальную частоту поставок с учетом фактического потребления;контролировать списания и случаи перерасхода по отдельным позициям;оценивать эффективность работы поставщиков и сокращать количество разрозненных каналов закупок;вести единый учет заказов, остатков и расходов.

По мнению экспертов сервиса, цифровизация закупочных процессов позволяет предприятиям HoReCa снизить потери от списаний, упростить работу сотрудников и сделать управление затратами более прозрачным и предсказуемым.