Как успокоить 140 тысяч сотрудников во время пандемии
Пандемия коронавируса испытала на прочность многих: компании, команды, людей. Мы перестроились, адаптировались и научились в новых условиях работать, взаимодействовать, договариваться и поддерживать друг друга. В период всеобщей удаленки особенно острым для крупных компаний стал вопрос коммуникаций. В группе «Ростелеком» работает порядка 140 тысяч человек. Наталия Вялкина, директор по внутренним коммуникациям «Ростелекома», делится опытом, к ак выстроить правильные внутренние коммуникации на таком масштабе в столь стрессовый период.
Ситуация пандемии и удаленки стала для нас и вызовом, и возможностью одновременно. Как и многие компании, в марте мы столкнулись с задачей организовать эффективную удаленную работу для сотрудников компании по всей стране. За первые две недели пандемии мы перевели на дистанционный режим работы порядка 50 тысяч сотрудников.
Столь быстрый и безболезненный переход на новый формат работы стал возможным как за счет заранее развернутой инфраструктуры удаленного подключения к информационным ресурсам компании, так и за счет использования собственных программных продуктов, таких как Tionix Virtual Desktop (VDI). VDI базируется в центрах обработки данных «Ростелекома» и позволяет в любое время и в любом месте подключиться к своему рабочему месту дистанционно. Для совещаний в компании действует своя система проведения аудио- и видеоконференций, чтобы коллеги из разных городов России могли проводить онлайн-встречи и решать рабочие задачи в командах.
Мы постарались минимизировать бюрократию и упростить сервисы для сотрудников, чтобы переход на удаленный режим работы был для них максимально комфортным и безболезненным. Весь документооборот стал на 100% электронным, без необходимости подписывать служебные записки и прочие внутренние документы.
Несмотря на то, что пандемия стала настоящим челленджем для бизнеса, мы не рассматривали сокращения или увольнения сотрудников, исправно выплачивали заработную плату и сохранили все существующие льготы, привилегии, соцпакет, а для некоторых ситуаций и категорий сотрудников мы даже расширили льготы и выплаты. Сегодня быть стабильным работодателем хорошо, но недостаточно. Важно быть еще и надежным партнером, который видит в сотруднике не просто штатную единицу, а в первую очередь человека.
В силу специфики своей деятельности компания должна обеспечить бесперебойную работу телекоммуникационной и ИТ-инфраструктуры, для этого необходим круглосуточный мониторинг и обслуживание объектов сети, поддержка клиентов техническими специалистами. Поэтому не все сотрудники могут перейти на дистанционный режим работы, но мы обязательно заботимся о безопасности их здоровья.
Наши сотрудники работают с соблюдением всех необходимых мер безопасности, компания в течение всего периода пандемии обеспечивает их средствами, необходимым для защиты от инфекции. Так, с начала пандемии компания закупила 10 млн одноразовых масок и более 1 млн многоразовых респираторов, около 300 тысяч антисептических средств, более 3 млн пар печаток, 9,5 млн спиртовых салфеток, около 4 тысяч термометров, более тысячи устройств для очистки воздуха, более 80 тысяч бахил, более 27 тысяч защитных костюмов и более 20 тысяч защитных очков.
В «Ростелекоме» большое количество каналов коммуникаций. Основные – это корпоративный портал и мобильное приложение RT Life, где регулярно публикуются новости компании, проводятся опросы. При этом у нас есть группы в WhatsApp,Telegram-канал, профиль в Инстаграме, корпоративное телевидение и скринсейверы. В период пандемии мы дополнительно запустили ряд проектов и мероприятий, чтобы поддержать коллег, упростить их жизнь на удаленке и предоставить новые инструменты для общения и взаимодействия.
В первые дни перехода на удаленку мы провели прямую линию с президентом компании: Михаил Осеевский ответил на вопросы сотрудников, волнующие их в столь непростой период. Это традиционное ежегодное мероприятие, но в 2020 мы провели его раньше, видя, что тревога нарастает. Прямые ответы на важные вопросы и вдохновляющее обращение первого лица снизили напряженность и панические настроения.
В первые две недели мы запустили портал по удаленке, где собрали всю информация по организации дистанционной работы, мерам профилактики коронавирусной инфекции, полезные обучающие курсы и многое другое. Сразу решили, что портал должен быть доступен даже во внешней сети – если сотрудники не могли быстро настроить удаленный доступ к корпоративным ресурсам, они все равно могли получить информацию с любого устройства. Кроме этого, мы создали телеграм-бот с названием «Алёнка-удаленка», который помогает подключить удаленный доступ для работы из дома и сориентироваться в ресурсах компании, в разделах портала и полезных вебинарах.
Одновременно с этим мы запустили горячую линию для сотрудников. Первые недели нагрузка на операторов была колоссальной, поскольку всех волновали вопросы зарплаты, возможных сокращений, оформления больничных и отпусков. Кроме того, мы регулярно выпускали инструкции, памятки, чек-листы – все, что помогало людям сориентироваться в меняющихся каждый день условиях.
Но в стрессовой ситуации, которая случилась с нами весной, и этого недостаточно. В этот сложный период сотрудникам, которые оказались в состоянии полной неизвестности, поддержка была нужна как никогда. Поэтому мы запустили бесплатный сервис консультаций сотрудников. Каждый из них может проконсультироваться по финансовым и юридическим вопросам, а также обратиться за помощью и поддержкой к психологу. Также запустили марафон поддержки «Вместе справимся» – на специальном внутреннем портале сотрудники оставляли свои желания, а другие по мере возможности исполняли их. Даже такие простые, как отправка букета ромашек для коллеги или детской развивающей игры, повышали настроение и командный дух.
С учетом того, что сотрудников в офисах почти не осталось, оффлайн-каналы коммуникации стали не нужны. Так, печатные корпоративные издания, экраны и плакаты в офисе трансформировались в онлайн-дайджест, фокус внутренних коммуникаций сместился на соцсети, мессенджеры, внутренний портал и другие digital-каналы.
Онлайн-университет «Ростелекома» сместил перенаправил внимание в сторону поддерживающих коммуникаций и подготовил ряд новых курсов и вебинаров, полезных в новом формате работы: «Как выстроить удаленную работу?», «Практики управления распределенной командой», «10 ошибок руководителя в управлении удаленной командой» и другие. В онлайн-эфир приглашались разные специалисты: врачи рассказывали о мерах предосторожности против коронавируса, эксперты проводили вебинары на различные темы, например, «Как пандемия меняет искусство» или «Как развивать детей на удаленке».
Когда удаленка вошла в привычку, людей захлестнула рутина. Граница между домом и работой начала стираться, нарушился work-life balance и многие начали чувствовать выгорание. Нам потребовались инструменты, которые позволяют отвлечься, переключиться.
За время пандемии мы провели три радиотрансляции в прямом эфире: обращения топ-менеджеров, звонки «радиослушателей», всевозможные советы и лайфхаки, игры, викторины, музыка. Люди настолько соскучились по общению с коллегами, что звонки в прямой эфир не смолкали. Кроме того, мы проводили онлайн-квизы, и они оказались такими востребованы, что стали ежеквартальной традицией. Понимая, как сложно родителям находиться в самоизоляции вместе с детьми, летом 2020 мы запустили предпринимательский онлайн-лагерь для детей сотрудников, который посетили более 200 детей.
Еще один негативный фактор удаленной работы – отсутствие неформального общения, эмоций, совместной чашечки чая и обсуждения рабоче-нерабочих вопросов. В общем, всего того, на чем мы не фокусировались, работая в офисе, но чего стало так сильно не хватать при работе из дома. Чтобы восполнить этот пробел, в некоторых регионах и подразделениях мы запустили Random Coffee – инструмент неформального общения с коллегами из разных департаментов и регионов. Пилотные проекты прошли успешно, и теперь мы будем тиражировать этот инструмент шире.
В сентябре ежегодно мы отмечаем День рождения компании, и удаленка не повод отказываться от традиций. В этом году праздник состоялся в режиме онлайн. На внутрикорпоративном портале сотрудникам предложили ряд активностей: праздничный флешмоба в Instagram, онлайн-путешествие по виртуальному городу на игровом портале «Территория возможностей», конкурсы и многое другое.
В компании существует корпоративная премия «Признание» − каждый год мы награждаем лучших сотрудников. Обычно приглашаем в Москву коллег из разных регионов, делаем красивое мероприятие с вручением наград и гала-ужином. В этом году в режиме онлайн хотелось тоже сделать что-то интересное и приятное для коллег. Особенно важна предварительная подготовка: мы заранее отправили мужчинам бабочки, а девушкам – праздничные палантины, провели мастер-класс по макияжу, где профессионалы рассказали, как эффектно выглядеть в зуме. Кроме того, мы организовали доставку на дом подарочных наборов, вина и закусок победителям по всей России. Мероприятие прошло на ура, участники остались довольны.
Новогодний корпоратив у нас также прошел онлайн с сюрпризами и подарками: мы организовали марафон желаний «Время чудес» и «Тайного Деда Мороза», запустили праздничный портал с поздравительными видеороликами, предновогодними лайфхаками, адвент-календарем.
Весной мы проводили среди коллег пульс-опросы, чтобы понимать, насколько все предпринятые нами действия работают, хорошо ли чувствуют себя сотрудники и могут ли продуктивно работать в новых реалиях. Более 90% сотрудников говорили о том, что они чувствуют себя комфортно, работают эффективно, а информации от компании им достаточно. Позитивный тренд подтвердил и большой опрос вовлеченности, проведенный осенью, по итогам которого уровень вовлеченности в компании в 2020 году вырос до 81%. Значит, все наши усилия не напрасны.
Компания быстро сориентировалась в меняющихся условиях, проявила собственные ценности: «Технологичность», «Человечность», «Развитие» и «Простота» на деле. Многие уроки пандемии берем с собой в 2021, и многие из инструментов, которые успешно сработали в 20 году, планируем использовать в своей практике на постоянной основе.
Фото Pixabay