Переход на удаленную работу весной прошлого года для большинства компаний в мире оказался неожиданностью — руководителям приходилось быстро принимать решения, позволяющие поддерживать бизнес в рабочем состоянии. Так или иначе, компании справились. Однако сейчас настало время подумать об организации работы в долгосрочной перспективе. И все чаще в этой связи упоминается гибридная схема, когда компании сочетают преимущества офисов и удаленки.
Согласно новому исследованию Cisco «Будущее работы — это гибрид» (The Future of Work is Hybrid), вышедшему в июне текущего года, 98% сотрудников компаний уверены, что рабочие встречи будут проходить с подключением удаленных участников. 57% опрошенных ожидают, что будут работать в офисе не более десяти дней в месяц. Наконец, 97% работников надеются увидеть изменения, делающие офисы более безопасными пространствами.
Организация гибридной работы требует правильной стратегии, в центре которой находятся люди, культура и технологии. Последние должны обеспечивать беспроблемную работу из дома (или другого места). 90% сотрудников компаний сталкивались с теми или иными затруднениями в процессе удаленной работы. 49% опрошенных указали, что удаленная работа заставляет их чувствовать себя изолированными. И 32% сотрудников компаний отметили, что почувствовали ухудшение «связи» с корпоративной культурой.
Согласно данным, полученным Cisco в ходе опроса заказчиков, успешность организации удаленной и/или гибридной работы во многом зависит от используемых компанией решений для совместной работы. Они должны быть:
— гибкими (адаптироваться к любому стилю работы, роли и среде). 97% опрошенных считают, что гибридная схема требует использования новых технологий для улучшения совместной работы;
— инклюзивными (обеспечивающими равный опыт для всех). 97% сотрудников хотели бы получить такие возможности совместной работы, которые позволили бы им чувствовать себя «включенными» в собрания даже в удаленном формате;
— поддерживающими (с фокусом на эмпатию и здоровую рабочую атмосферу). 98% удаленно работающих сотрудников обеспокоены возвращением в офисы из-за безопасности, а также возможностей эффективно взаимодействовать с удаленными коллегами;
— безопасными (защищенными по умолчанию). 88% опрошенных считают, что обеспечение безопасности инструментов удаленной работы и защита данных важны или очень важны в гибридной рабочей среде;
— управляемыми (современная инфраструктура, удобное администрирование). 68% сотрудников IT-департаментов беспокоятся о возможности масштабирования решений для совместной и для гибридной работы.
По словам руководителя подразделения Cisco по продвижению технологий для совместной работы в России Максима Репина, гибридная схема работы останется с компаниями как минимум в ближайшие годы. Но в целом тренд на гибридную работу с нами надолго, если не навсегда.
«Жесткий авральный режим, в котором все переходили на удаленку, закончился. Настало время осмысления, принятия стратегических решений, корректировки политик компаний — и заказчиков, и поставщиков услуг. Тренд на «гибрид» — действительно масштабный, глобальный, мы видим его по всему миру, и в России тоже. Это тренд поддерживается двумя заинтересованными сторонами: сотрудниками и работодателями. За последние полтора года все попробовали разные форматы работы и привыкли к удобствам и гибкому графику», — поделился Максим Репин.
Согласно опросу Гарвардского университета, проведенному в начале 2021 года, 81% сотрудников либо совсем не хотят возвращаться в офисы, либо предпочитают гибридный вариант работы. При этом, как отмечает Максим Репин, преимущества гибридной работы очевидны и для бизнеса. «Хорошо организованная, адаптированная к гибридному формату работы компания повышает продуктивность сотрудников, их удовлетворенность, вовлеченность в работу. Кроме того, это позволяет привлекать ценных специалистов, не привязываясь к их территориальному положению. У компании появляется множество возможностей для существенного сокращения затрат: это и командировки, возвращается для продуктивной работы время, ранее затрачиваемое сотрудниками на поездки на работу и к месту встреч, значительная часть корпоративного обучения и мероприятий переводится в менее затратный онлайн-формат. Наконец, это возможность оптимизировать затраты на офисные помещения».
По опросу 2021 года, проведенному PWC, 87% руководителей собираются внести изменения в свою стратегию касательно офисной недвижимости. Изменения, связанные с оптимизацией под гибридную работу, планируется внедрять в течение нескольких следующих месяцев. «Гибридный подход уже поменял и продолжает менять природу офисов. Уходят в небытие рабочие места, предназначенные для индивидуальной работы, — офис не идеальное место для этого. Офисы превращаются в пространства для сотрудничества, для общения», — пояснил Максим Репин.
Как отмечает представитель Cisco, огромную роль в создании эффективного гибридного офиса играет «полнофункциональное» вовлечение удаленных сотрудников во встречи и обсуждения. Компании — пионеры гибридного подхода уже реализовали свои проекты модернизации офисов либо такие проекты сейчас в работе. Существенно сокращается количество фиксированных рабочих мест, сокращаются даже хот-дески. Офисы перепланируются, создается большое количество небольших переговорных комнат, huddle rooms, для проведения небольших встреч или для индивидуального участия в онлайн-встречах с удаленными собеседниками. Такие места используются для проведения собеседований, тренингов, презентаций. То есть в офисах становятся обязательными места, где сотрудник может уединиться и общаться со своей аудиторией.
Все эти новые рабочие пространства, созданные для сотрудничества, в обязательном порядке должны быть оборудованы системами видеосвязи и совместной работы, говорит Максим Репин: «Представьте стандартную офисную практику два-три года назад, до эпохи больших перемен. Как выглядела встреча в офисе — стандартная регулярная встреча по проекту? Люди собирались в переговорке на 10-15 человек, оборудованной экраном, проектором, конференс-телефоном на столе, флип-чартом. Все участники встречи, включая иногородних сотрудников, бизнес-партнеров, собирались в одном помещении, общались офлайн. Сейчас такое просто не работает. По многим причинам».
Во многих организациях для посещения офисов введены соответствующие графики и регламенты. Из самой проектной группы в офис по своему графику приезжают максимум два-три человека — им не нужна огромная переговорка, но нужна хорошо оборудованная маленькая комната. Остальные участники будут подключаться отовсюду удаленно.
Идеальная картинка такой работы, как описывает ее Максим Репин, выглядит так: «Сотрудники, которые находятся в комнате, подключаются к общей встрече с помощью специализированной видеосистемы, которая обеспечивает высокое качество видео и голоса. Она обеспечивает для удаленных участников возможность видеть, реагировать, понимать реакции других участников. Это делается с помощью автоматической фокусировки на активного спикера, автоматического отслеживания говорящих, презентующих что-то. Безусловно, в системе должно быть устранение посторонних шумов, чтобы общение было максимально комфортным и продуктивным, не приходилось переспрашивать и уточнять что-либо. Контент такой встречи — презентации, статьи, графики, отчеты — должен передаваться с персональных устройств пользователей, с ПК, смартфонов, буквально в один клик, без необходимости подключать провода. И после встречи запись разговора, протокол, обсуждение в чате, рисунки, голосование — все это будет сохранено в рабочем пространстве и доступно всем участникам проекта. Звучит как фантастика, но это базовые возможности платформы Webex для проведения совещаний рабочих групп. И пользуются ими уже огромное число команд по всему миру».
Организовывать гибридную работу сложнее, чем работу в офисе или на 100% удаленную работу, соглашается эксперт. Однако игра стоит свеч, указывает он. Яркий пример — опыт компании Under Armour, производителя спортивной одежды с сетью собственных магазинов. Использование облачных сервисов Cisco Webex позволило компании оперативно увеличить количество встреч в онлайне на 39%. Продолжительность встреч при этом сократилась на 18%. Также Under Armour отмечает, что время подключения к онлайн-встрече или гибридной встрече сократилось с десяти минут до пяти секунд. То есть на очную встречу люди стандартно собираются, идут, усаживаются за десять минут. В онлайне встреча стартует ровно по часам. И только эта оптимизация времени на подключение к встречам сохраняет компании 121 тысячу рабочих часов в год. Очевидный бизнес-эффект достигнут применением всего одного инструмента совместной работы.
Еще один пример — Broadcom Inc, американский разработчик полупроводников. Компания использовала сервисы совместной работы еще до пандемии, в стандартном режиме. В итоге в то время, когда все экстренно и в аврале решали, как организовать работу людей, Broadcom Inc за несколько дней перевела на удаленку 25 тысяч своих сотрудников и бизнес-партнеров. Также в онлайн были переведены бизнес-процессы. Пик пандемии компания проработала на облачном приложении Webex, сейчас же перешла на гибридный формат работы, поделился Максим Репин.
В Cisco отмечают, что в продвинутых компаниях беспокоятся не только об эффективности сотрудников, работающих удаленно, но и об их состоянии. Чтобы люди не чувствовали себя изолированными, очень важны обмен эмоциями и идеями, поддержание навыков взаимодействия в команде, а также поддержка при частичном или полном возвращении в офлайн. В самой Cisco есть множество программ для поддержания ментального здоровья сотрудников, подобные программы внедряют у себя и заказчики компании.
Подводя итог, в Cisco отмечают, что на сегодня границы между онлайном и офлайном сильно размылись.
«На мой взгляд, сегодня не осталось только черного или белого, только офисной работы или только удаленной. Гибридный режим, сочетающий в себе преимущества онлайна и живое общение, технологичность и встречи в приятных пространствах, симбиоз «экологичных» подходов к работе — это наше будущее, и его можно сделать максимально комфортным и эффективным», — заключил Максим Репин.
