Электронная подпись: без чего не обойтись современному бизнесу
Мир стремительно меняется, и, чтобы оставаться на гребне волны, нужно меняться вместе с ним: следить за современными технологиями и сразу же внедрять их в жизнь и работу. Особенно это важно для предпринимателей, которым просто необходимо уметь думать на шаг вперед и делать все, что может облегчить, упростить и ускорить бизнес-процессы. Одно из таких достижений – квалифицированная электронная подпись, которая серьезно поможет современному предпринимателю в ежедневной работе.
С ее помощью подписать документы можно в любой момент в любом месте. Не нужно распечатывать договоры, акты приема-передачи, накладные, счета-фактуры и другие документы. Не нужно ждать курьера и беспокоиться, успеет ли он все доставить вовремя и не потеряет ли что-то по дороге. И тем более не нужно идти на почту, ведь можно провести время гораздо более продуктивно.
В специальном проекте Рамблера и онлайн-банка СберБизнес вместе с экспертом – опытным предпринимателем Ольгой Гавриловой – объяснили, что такое электронная подпись, зачем она нужна и как ее получить. А также составили стартер-пак начинающего бизнесмена.
© 123rf.comЧто такое электронная подпись и какие они бывают
Электронная подпись — реквизит электронного документа, который подтверждает ее принадлежность конкретному владельцу и придает документу юридическую значимость. Это неотъемлемый элемент цифровизации современного бизнеса. Всего существует несколько видов:
- Простая электронная подпись – например, логин/пароль или код из СМС, которые используются для авторизации человека в самых разных сервисах и приложениях;
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись, по сравнению с простой, более защищенная, для ее создания уже используются средства шифрования. Она позволяет вести документооборот внутри компании;
- Усиленная квалифицированная электронная подпись полностью заменяет собственноручную подпись человека и придает документу юридическую силу. С ее помощью можно вести все операции в любом бизнесе – сдавать отчетность в госорганы, вести электронный документооборота, участвовать в закупках и торгах, работать в государственных системах. И это только небольшая часть процессов, где применяется электронная подпись.
Усиленная электронная подпись (как квалифицированная, так и неквалифицированная) являются полным аналогом собственноручной подписи и печати организации.
«Электронную подпись мы оформили сразу после регистрации юридического лица. Ее мы используем для подписи документов в электронном документообороте и для сдачи налоговой отчетности», – рассказывает Ольга Гаврилова, которая до запуска собственного дела успела поработать в Ernst & Young, «ЛУКОЙЛе» и Hearst Shkulev Media.
Три года назад она запустила проект по созданию переводных татуировок 2SKIN, а чуть позже создала бренд украшений ручной работы «Девушка с сережкой». За оформлением электронной подписи Ольга обратилась в один из аккредитованных Минцифры удостоверяющих центров: весь процесс занял два-три рабочих дня, а расходы на выпуск электронной подписи и сопутствующее ПО составили 3900 рублей.
Сейчас правила изменились: с 1 января 2022 года получить квалифицированную электронную подпись можно только в удостоверяющем центре ФНС, и у его доверенных лиц, перечень которых опубликован на сайте ФНС. Первым доверенным лицом стал Сбер. Процесс получения ЭП сократился с 2-3 дней до 15-20 минут.
Главные достоинства электронной подписи
Главное, что дает квалифицированная электронная подпись, – это надежная защита от изменений документа и гарантированное подтверждение авторства подписанта, а также существенная экономия времени на ведение документооборота.
© 123rf.comОб этом говорит и наш эксперт:
«С электронной подписью удобно и легко вести документооборот с контрагентами в электронном виде, а не пересылать курьерами и почтой бумажные оригиналы документов, сдавать отчетность, регистрировать кассы и многое другое. Последние пару лет мы полностью отказались от работы с контрагентами, которые работают с бумажными документами. Гораздо проще хранить электронный архив с удобным поиском и фильтрами, а также подписывать документацию из любой точки мира».
В настоящее время юридические лица и ИП по некоторым направлениям могут отчитаться перед государством только в электронном виде (например, ЕГАИС или ФСС). Кроме того, без квалифицированной электронной подписи невозможно участвовать в электронных торгах — это требование площадок.
Как оформить электронную подпись в Сбере
Проще всего тем, кто уже является клиентом банка. Им достаточно подать заявку в интернет банке СберБизнес, после чего обратиться в один из 2500 офисов банка, обслуживающих юрлиц, с паспортом и номером заявки. Весь процесс займет не более 15 минут. Если нет расчетного счета в Сбере, времени понадобится чуть больше, так как это связано с дополнительными проверками и процедурами. Заявители, которые не являются клиентами банка, кроме паспорта, предоставляют номер ИНН и СНИЛС.
© РамблерДля записи и хранения ключа квалифицированной электронной подписи используется специализированный носитель – токен. Сбер предоставит токен бесплатно всем неклиентам, которые при получении электронной подписи откроют расчетный счет до 30 апреля 2023 года. Кстати, до этого времени нужно успеть оплатить налоги, и делать это теперь можно только при наличии электронной подписи. Другие организации за выдачу квалифицированных электронных подписей и токенов могут брать плату. Сбер выдает электронные подписи руководителям ЮЛ и ИП от имени ФНС России бесплатно, в том числе и заявителям, которые не являются корпоративными клиентами банка.
Все корпоративные клиенты Сбера при наличии уже действующей квалифицированной электронной подписи от ФНС могут ее продлить в онлайн-режиме, при этом будут загружены и проверены ранее введенные сведения.
© РамблерЧто еще нужно предпринимателю: стартер-пак для начинающих
Идея и непоколебимое желание
Часто бывает так, что идей у начинающего предпринимателя масса, но выбрать нужно не просто интересную, а рабочую. Ольга Гаврилова советует заниматься тем, что нравится и в чем лучше всего разбираешься. Если человек всю жизнь работал в digital-сфере, открыть автосервис у него, скорее всего, не получится.
Анализ конкурентов
Если вам кажется, что ваша идея уникальна, вы удивитесь, когда обнаружите, что кто-то уже начал ее воплощать. Идеи витают в воздухе, но вот успешно реализовать их получается далеко не у всех. Изучите деятельность конкурентов, посмотрите, где и как они ищут клиентов, подумайте, где могли бы искать клиентов вы. Эксперт отмечает, что сейчас существует огромное количество сервисов, софта и готовых исследований, которые можно использовать для проверки своей предпринимательской гипотезы. А вот время на опросы, фокус-группы, глубинные интервью и тому подобное можно не тратить.
Юридическая форма
Начать можно с ИП по нескольким причинам: простой процесс регистрации, свободное использование средств на счетах, не нужно документальное оформление принятых решений. По мере развития дела юридическую форму можно поменять.
Отчетность
Бухгалтерский учет нужно вести с первого дня существования ИП или ООО. Упростить процесс можно, только доверив ведение бухгалтерского учета профессионалу с профильным образованием и опытом. Кстати, на рынке много компаний, которые помогают вести бухгалтерию.
Команда
Если вы планируете все делать в одиночку, то рискуете быстро устать и перегореть. Заручитесь поддержкой самых близких людей, не стесняйтесь просить о помощи и, как только это будет возможно, начните собирать вокруг себя команду профессионалов.
И самое главное, что следует знать и всегда помнить: не нужно бояться. Пока вы размышляете и опасаетесь потерпеть фиаско, другие пробуют и приходят к первым результатам.
* Реклама. 0+
Рекламодатель: ПАО «Сбербанк»
Идентификатор ОРД: 2sHEdXson1jsLkBtg4gqMgBbL8f4DzPdMdYjFcnXN5RZYgVy1fBjkiL9