Кадровый электронный документооборот в России: правовые основы, гарантии и практика

Цифровая трансформация кадрового делопроизводства в России перешла из стадии эксперимента в правовую реальность. Благодаря ряду законодательных инноваций электронный кадровый документооборот (КЭД) стал полноценной альтернативой бумажному. 

Правовой фундамент

Отправной точкой современного регулирования стал Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Он внес системные изменения в Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1 ТК РФ), легализовав электронный кадровый документооборот с полным правовым статусом.

Юридическая состоятельность электронного кадрового документа основывается на нормах Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Он устанавливает, что квалифицированная электронная подпись (КЭП) наделяет электронный документ полной юридической силой, приравнивая его к бумажному аналогу с собственноручной подписью.

Добровольность перехода и право на отказ

Законодатель наделил работников четкими гарантиями, делая КЭД не обязанностью, а правом:

Для действующих сотрудников переход возможен только с их добровольного письменного согласия, оформленного через дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). Работник вправе отказаться без каких-либо последствий, и работодатель обязан продолжать ведение документации в бумажной форме. Для новых сотрудников условие о КЭД включается непосредственно в текст трудового договора. Подписывая его, работник соглашается на такой формат работы.

Кто и за чей счет получает электронную подпись?

Работодатель обязан приобрести и обслуживать КЭП для себя за свой счет. Эта подпись используется для приказов, договоров и иных исходящих документов. Она является аналогом печати и подписи руководителя организации. Работник также должен иметь КЭП для подписания документов. Вопрос финансирования здесь решается следующим образом:

Бесплатный вариант. Сотрудник вправе бесплатно получить КЭП через портал «Госуслуги» (для этого требуется подтвержденная учетная запись). Это прямо предусмотрено законодательством для целей трудовых отношений. Платный вариант. Если руководитель настаивает на использовании коммерческого оператора ЭДО, отличного от инфраструктуры «Госуслуг» и получение КЭП через этого оператора является платным, расходы обязан нести работодатель.

Таким образом, в большинстве сценариев работник может участвовать в КЭД не неся финансовых затрат.

Вариативность выбора оператора ЭДО

Закон не предписывает использование какой-либо конкретной системы. Работодатель свободен в выборе:

Коммерческие операторы ЭДО. На рынке существует множество аккредитованных коммерческих провайдеров, предлагающих расширенный функционал и интеграцию с системами бухгалтерского и управленческого учета. Государственная платформа «Работа России». Этот портал является полноценной и бесплатной альтернативой. Его ключевые преимущества — отсутствие абонентской платы и тесная интеграция с госсистемами, включая ФНС России.

Решение принимается работодателем, исходя из задач и бюджета.

Юридическая сила документов КЭД в суде и перед трудовой инспекцией

Для суда электронный кадровый документ, подписанный КЭП, является полноценным письменным доказательством. Его юридическая сила не оспаривается. Для подтверждения подлинности суд может запросить сведения у удостоверяющего центра, который выдал подпись. Архив таких документов, хранящийся у работодателя или оператора ЭДО, должен обеспечивать их неизменность и сохранность в течение всего срока, установленного для хранения кадровых документов.

При проверке Государственной инспекцией труда (ГИТ):

Инспектор ГИТ не вправе требовать предоставления кадровых документов на бумажном носителе, если они ведутся в электронном виде в соответствии с законом. Работодатель предоставляет инспектору удаленный доступ к системе ЭДО в режиме «чтения» или направляет заверенные КЭП копии документов через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или на электронную почту. Статья 358 ТК РФ прямо запрещает получать персональные данные работников без их согласия, если иное не предусмотрено законом. Легитимный доступ к документам в рамках КЭД, где работник уже дал согласие на обработку и использование своей подписи, снимает эту проблему.

На какие документы не распространяется электронный кадровый документооборот (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

документация по трудовой деятельности: электронные трудовые книжки и формируемые в рамках системы электронного документооборота (СЭД) сведения о трудовой деятельности (СТД-Р); отчетность по производственному травматизму: акты о несчастных случаях на производстве, оформленные по установленным законодательством формам; расторжение трудовых отношений: приказы (распоряжения) о прекращении трудового договора с сотрудником; подтверждение соблюдения норм охраны труда: документы, фиксирующие факт проведения и прохождения работниками обязательных инструктажей по безопасности.

Современное российское законодательство создало для кадрового электронного документооборота прочный правовой каркас, основанный на принципах добровольности, равной юридической силы и вариативности.