Как сэкономить на офисной "сувенирке": пошаговая инструкция

Реальный кейс от компании, которая сэкономила около 100 тысяч рублей при закупке корпоративных сувениров. Часть 2-я

В предыдущей статье мы говорили с вами о том, что организация закупочных процедур на электронной торговой площадке помогает сэкономить компании существенный бюджет на закупке сувенирной продукции. Напомним: лучше это делать на весь год сразу, причем открывать закупки следует раньше, чем начинается "предновогодний бум" — в идеале не позже сентября. А теперь — пошаговая инструкция о том, как это сделать.

Шаг №1: создаем закупку

При создании процедуры на ЭТП вы увидите шаблон. Укажите в нем форму закупки.

Александр Гуров, руководитель ЭТП ONLINECONTRACT, поясняет:

— В этом случае мы рекомендуем указать форму "конкурентный лист с переторжкой" (КЛП). При этом формате в закупку добавляется этап, на котором участники торгов смогут дополнительно снизить свои ценовые предложения. Есть и другие формы закупки — например, открытый конкурентный лист (ОКЛ) характеризуется тем, что участники закупки в обезличенной форме видят ценовые предложения, поданные конкурентами и имеют право изменять свои предложения прямо в ходе закупки (причем не только снижать, но и поднимать). Но отдельного этапа переторжки в такой закупке нет.

Особое внимание обратите на сроки.

Срок приема предложений — обычно рекомендуется оставлять для потенциальных участников минимум неделю. За это время они должны успеть ознакомиться с условиями закупки. Срок выбора поставщика. На то, чтобы определиться с тем, кто же будет наносить ваш логотип на ежедневники, система отводит вам 4 недели. Так что выбирайте вдумчиво, но не затягивайте. Срок подписания договора. Чтобы успеть согласовать все детали и внимательно подготовить договор, нужно время. Поэтому опытные эксперты закупок рекомендуют оставить на подписание договора неделю после выбора поставщика.

И, наконец, при создании процедуры нужно указать дату и время начала и окончания переторжки. Выберите в своей компании контактное лицо, чьи данные вы оставите поставщикам — этот человек будет переговорщиком от вас. Укажите валюту, в которой будете расплачиваться, и адрес поставки.

Шаг №2: готовим закупочные документы

Есть стандартный набор документов, который прикрепляется к созданной закупке. Это карта партнера, проект договора, анкета поставщика, техническое задание. Но поскольку ваша закупка — не простая, а сувенирная, не лишним будет прикрепить логотип вашей компании в кривых и дизайн-макеты продукции, которую вы хотели бы заказать. Это нужно, чтобы поставщики представляли себе, что конкретно им потребуется сделать.

Александр Гуров рассказывает:

— Мы рекомендуем указать в закупке и критерии, по которым вы будете оценивать участников закупки. Поставщики должны понимать, исходя из чего вы будете делать выбор — это поможет им оценить свои силы и составить качественное предложение. В числе критериев выбора могут быть: цена, срок поставки, особенности оплаты, опыт работы поставщика и т. д. А если вы много лет работаете с одними и теми же типографиями и не хотите их обижать (но и переплачивать тоже не хотите) — укажите их в списке потенциальных поставщиков в специальной графе на ЭТП. Их пригласят поучаствовать в вашей закупке.

Отдельное внимание уделите техническому заданию. Это самый подробный этап всей процедуры создания закупки. В этом файле должны быть указаны абсолютно все нюансы вашего заказа: от структуры бархатного тиснения на обложке ежедневника до желаемого срока поставки. Пример технического задания ONLINECONTRACT на ежедневники в виде таблицы выглядит так:

Вот что входит в техническое задание в обязательном порядке:

Количество/объем товара и единица измерения (например: 500 шт.)Начальная цена за единицу и общая стоимость лота. Эту цифру вы определяете сами. Перед этим стоит проанализировать рынок: запросите у 5—10 компаний прайсы на аналогичную продукцию, выберите минимальную цену. От нее и отталкивайтесь. Условия оплаты (постоплата, предоплата, частичная предоплата, бартер и т. д). Срок поставки. Здесь система очень гибкая. К примеру, закупка идет в сентябре, срок поставки — декабрь. Более того, поставку по разным лотам одной закупки вы можете выбрать в разное время (к примеру, ежедневники — к 30 ноября, тюльпаны — к 5 Марта, термосы — к 20 декабря). Подробное описание товара. Чем больше деталей вы укажете, тем лучше. Подробная спецификация на продукт очень помогает проводить закупку — поставщики сразу четко понимают, что от них требуется.

Очень поможет поставщику сориентироваться фотография товара. Если вы готовы выслушать контрпредложения — можно добавить в закупку пункт о том, что рассматриваете аналоги желаемого товара. А если не хотите покупать кота в мешке — включите пункт о том, что выбор будете делать только при представлении образцов продукции.

Техническое задание создается в Excel и импортируется в систему ЭТП. Это может быть удобно, если в тендере много лотов.

Шаг №3: Отправка и проведение закупки

Вы заполнили форму, загрузили техническое задание, не упустили ни одной детали. Теперь нужно отправить закупку оператору ЭТП — и после проверки она публикуется. Вам придет об этом письмо. С этого момента поставщики будут подавать свои предложения на вашу закупку.

После того, как прием предложений завершен, согласно выбранной вами процедуре, начинается переторжка. Это, пожалуй, самая интересная часть тендера: поставщики борются между собой, предлагая все меньшие цены. Заказчик этого процесса не видит и по-прежнему не знает, какая компания предлагает те или иные цены — такие условия усиливают и защищают конкуренцию.

Переторжка закончена — заказчик получает уведомление: прием предложений подошел к концу, и для формирования выписки конкурентного листа надо выбрать поставщика. Победителем тендера может стать один поставщик (который закроет все лоты сразу), или несколько (по техническому заданию — на каждый лот свой поставщик). Есть и третий вариант: вас не устраивает ни одно предложение и вы отменяете формирование конкурентного листа.

Александр Гуров предупреждает:

— Не стоит отменять выбор поставщика слишком часто. Поставщики на ЭТП, как правило, учитывают поведение заказчиков и могут запомнить ваши действия. Впоследствии они решат, что вы неблагонадежны, что закупку публиковали просто для галочки, и перестанут участвовать в ваших процедурах. У нас в компании есть разработанная балльная система отборочных и оценочных критериев. Мы оцениваем по ним каждое предложение поставщика — тот, кто наберет больше всех баллов, и станет приоритетным.

Последним шагом закупки будет подписание договора с выбранным поставщиком. Вот и все, процедура закрыта, вы сэкономили на сувенирной продукции изрядную сумму, сделали все вовремя, а главное...

… а главное — мораль

Как вы уже, наверное, поняли, так подробно процедура тендера на ЭТП со всеми нюансами расписана не только для того, чтобы вы продолжали радовать своих клиентов креативными ежедневниками и уникальными ручками с нанесением. Конечно, корпоративные сувениры — тема вечная.

Но теперь, когда вы знаете, какие основные шаги нужно пройти для того, чтобы провести закупку на ЭТП, какие небольшие хитрости стоит использовать, а каких ошибок стоит избегать — почему бы не перенести этот реально описанный кейс с сувенирной продукцией на любой ваш запрос с корпоративной закупкой? Ведь на большинство требуемых товаров может найтись два, три, четыре или больше сильных поставщиков, конкурирующих между собой за заказы на поставку.

По этому же сценарию можно закупать канцелярские товары и расходники для офиса, спецодежду и чай, лампочки и бытовую химию, запчасти, металлические изделия, оборудование, услуги по кейтерингу и уборке снега... Все, в чем нуждается ваша компания, можно проводить через закупку на ЭТП.

Опыт ONLINECONTRACT и ее клиентов показывает: серьезная экономия и самые интересные предложения наблюдаются там, где начинается здоровая конкуренция.