Оцифровали, загрузили, отправили: в «Почте России» запустили новую услугу для компаний и госструктур
«Почта России» запустила сервис для оцифровки входящей корреспонденции для компаний и госструктур, сообщают «Ведомости» со ссылкой на представителя почты. Письма, приходящие в разные почтовые отделения на адрес компании, будут передаваться в центры оцифровки, где их будут вскрывать и переводить в электронный вид. Затем их будут пересылать и выкладывать на сервер адресату. Для этого «Почта России» будет заключать с заказчиком соглашение о неразглашении. Цена на услугу варьируется от 4 рублей 80 копеек за оцифровку одной страницы документа до 60 рублей — с внесением документа в систему документооборота заказчика.
В среднем, как пишет издание, бизнес тратит на обработку тысячи бумажных писем около 35 тысяч рублей, однако сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 тысяч рублей. Необходимость такого сервиса комментирует председатель совета директоров компании «БЕСТ-Новострой» Ирина Доброхотова:
— Это гениальное решение, в России такое произошло впервые. Конечно же, все компании завалены документооборотом, и мы понимаем, что он уже давно у всех стал электронным. Когда в почтовое отделение приходит большое количество писем и если «Почта России» соединена с компанией IT-системой, тогда сразу можно получить оцифрованные письма, их кладут даже в те ячейки, по тем подразделениям, по которым они нужны. Прежде всего это нужно в госорганах. Девелоперы, застройщики очень плотно соединены и работают с госструктурами. Будет уменьшение расходов сразу на 30-40%. И самое главное, компания не зависит от того, что где-то письмо потеряется. Этот сервис будет, мне кажется, очень востребован, потому что это явная экономия.
— Вы бы рассмотрели такую услугу для вашей компании?
— Да, я считаю, это прорыв для нас.
Вот что говорит представитель группы «М.Видео — Эльдорадо» Валерия Андреева:
— Сейчас порядка 100% всех документов в рамках работы с поставщиками, то есть производителями оборудования, которое мы продаем, происходит в автоматическом режиме. Не только пересылка документов и проведение оплаты, но и система учета, автоматизация всех процессов, закрытие финансовой отчетности, формирование, раскрытие и так далее. Если говорить о входящей корреспонденции, для нас сейчас важен не столько перевод бумажного формата в скан — это просто сделать, сколько автоматизация дальнейшего пути этого документа внутри компании. Например, постановка задач нужным сотрудникам, контроль исполнения, отслеживание статуса, формирование отчетов и еще автоматическая отправка ответов.
— То есть внешние услуги не нужны?
— У нас есть партнер, вместе с которым мы развиваем электронный документооборот.
Мнением о сервисе поделился учредитель транспортно-логистической компании VIG Trans Игорь Ребельский:
— Документооборот, который отправляют и компании, и физические лица через «Почту России», колоссальный. Поэтому думаю, что данная услуга точно сможет оптимизировать сроки доставки корреспонденции и минимизировать затраты компаний. Возможно, будет меньше потерь писем, снижение сроков доставки. В нашей компании есть специальный человек, кто постоянно ходит, контролирует и отправляет. Возможно, эту функцию можно будет вывести на аутсорс либо снизить заработную плату, то есть сэкономить затратную часть компании.
— Что касается безопасности? Все-таки там вскрывают, смотрят.
— Мне кажется, что у компаний и физлиц есть альтернатива. На письма под грифом секретности для компании, наверное, можно будет поставить отметку, чтобы их не вскрывать. Те, которые носят массовый характер и не содержат коммерческой тайны, нет проблем, чтобы их вскрывали, оцифровывали и отправляли.
Для того чтобы в потоке корреспонденции адресат не пропустил судебное письмо или претензию клиента, «Почта России» намерена до конца 2021 года ввести автоматическую классификацию корреспонденции по типам документов и темам писем. За первый год работы сервиса «Почта России» планирует оцифровать 6 млн страниц корпоративной корреспонденции. Всего в 2020 году было обработано более 1 млрд 200 тысяч единиц исходящей платной письменной корреспонденции. Большая часть отправлений — письма от госструктур и корпоративная переписка.
