Кейс агентства icontext и «Газпромбанка»: как высвободить более тысячи рабочих часов
С августа 2023 года «Газпромбанк» и icontext (входит в iConText Group ) стали партнёрами по реализации долгосрочной стратегии продвижения и роста цифровых продаж розничных продуктов. Чтобы снизить нагрузку на менеджеров при взаимодействии, специалисты компаний решили автоматизировать этот процесс. О целях и результатах концептуальной идеи редакции Sostav рассказала команда проекта.
Начало работы и первые вызовыВ самом начале работы в компаниях обратили внимание, что совместный запуск не менее пяти разнообразных продуктов с индивидуальными командами со стороны «Газпромбанка» требует усиленного контроля запусков и совместной еженедельной корректировки процессов.
В среднем, для этого требуется не менее 10-14 внешних и не менее 10 внутренних рабочих видеовстреч в неделю. Итого в год это от 960 до 1 150 видеовстреч, каждая из которых длится от 45 до 90 минут. Каждая встреча требует подробной фиксации договорённостей, так как от этого зависит результативность совместной работы.
Цель и задачи, которые были поставленыЦелью стало снижение стоимости трудозатрат на немаржинальные, но необходимые процессы, чтобы сократить издержки и улучшить взаимодействие. Важными задачами было придумать, как снизить трудозатраты на постмитинг и найти решение, которое не вызывает дополнительную нагрузку на менеджеров. Также было необходимо ускорить процессы взаимодействия.
Как мы решили действоватьЧтобы снизить нагрузку на менеджеров и избежать выведения отдельных людей под рутинные задачи фиксации итогов встреч, агентство приняло решение решение автоматизировать процесс. Для этого команды разработали алгоритм обработки видеозаписей встреч с помощью связки нейросетей, на выходе решение позволяет получить таблицу, в которой чётко зафиксированы сроки, ответственные и их зоны ответственности с разбивкой по задачам.
Антон Сафонов, исполнительный вице-президент, начальник департамента онлайн-продаж «Газпромбанка»:
В коммуникации с рекламным агентством весомую часть времени занимают онлайн-встречи, и последующее составление фиксирующего постмита. Мы в «Газпромбанк» любим тестировать новые технологии, поэтому вместе с icontext провели тест для оптимизации процесса написания постмитов. Мы внедрили ИИ-секретаря, который взял эту нагрузку с менеджеров на себя. Успех пилота привел к сокращению трудозатрат команды агентства в 4-5 раз на трудоемкий и необходимый, но рутинный процесс. А также указал на возможность оптимизации и других аналогичных задач, что позволит направить освободившиеся ресурсы в стратегическое планирование и развитие проекта.
Технология позволяет сократить время на подготовку протокола встреч, решая задачу по снижению нагрузки с менеджеров во время разговора. Быстрая подготовка постмитов в разных форматах: от таблицы до текста с пунктами в полуавтоматизированном режиме снижает вероятность ошибок менеджеров и позитивно влияет на взаимоотношения команд. Нововведение снижает риски выгорания сотрудников, а также высвобождает временной ресурс — более тысячи часов в год на решение креативных задач.
Мария Азлецкая, исполнительный директор icontext:
Время — ценность любого бизнеса, а возможность использовать его оптимально и эффективно — главная цель. Иногда мы не задумываемся, сколько времени могут занимать привычные действия вроде фиксации договоренностей после встреч. Специалисты icontext подсчитали и поняли — мы не хотим тратить тысячи часов на монотонные рутинные процессы, перед нами стоят глобальные и креативные задачи, требующие большего включения и внимания.
В 2023 году icontext внедрило ряд внутренних улучшений на основе ИИ — мы применяли доступные генеративные модели и ML, провели автоматизацию в самых разных областях работы с рекламными материалами (креативы, тексты, аналитика и прогнозирование, маркировка) и добрались до сокращения трудозатрат на внутренние бизнес-процессы. Сохранность и конфиденциальность данных обеспечивается за счёт использования системы транскрибации во внутреннем контуре компании и дополнительных мер безопасности.
«В 2024 году у нас в фокусе оформление получившихся решений в самостоятельные продукты для увеличения эффективности нашего бизнеса и бизнеса наших партнёров. А также новые совместные проекты и реализация долгосрочной стратегии», — добавила Азлецкая.
