Что такое аутсорсинг и зачем он нужен бизнесу. Объясняем простыми словами

01 сентября 2021, 10:38

Аутсорсинг — привлечение внешних исполнителей для выполнения некоторых бизнес-процессов компании. Это может быть, например, бухгалтерское обслуживание, разработка программного обеспечения или уборка помещений. С помощью аутсорсинга компании обычно пытаются снизить расходы на сотрудников.

Что такое аутсорсинг и зачем он нужен бизнесу. Объясняем простыми словами — © Секрет Фирмы

Проще говоря, когда фирма платит клининговой компании, а не нанимает уборщиц в свой штат — она пользуется услугой аутсорсинга

Стороннего исполнителя привлекают, чтобы не тратить время, деньги и другие ресурсы на непрофильную работу, а также не платить страховые и налоговые взносы за работников.

Зачастую таких сотрудников приглашают из специализированных агентств, и они числятся в штате компании, которая предоставляет услуги аутсорсинга.

На аутсорсинг можно отдать практически любые задачи, но чаще всего передают то, что поддерживает деятельность организации, но не является ключевым.

Например, руководитель не разбирается в SMM, но желает продвигаться в соцсетях. Он заключает договор подряда с SMM-агентством и не ломает голову по поводу контента, а только спрашивает результат с агентства.

Аутсорсинговые фирмы, в свою очередь, платят своим сотрудникам, делают взносы, предоставляют всё необходимое для работы, следят за качеством её исполнения и обучают персонал.

Аутсорсинг отличает длительный характер отношений: заказчик и исполнитель, как правило, заинтересованы друг в друге. Но небольшие компании часто просто приглашают стороннего работника как фрилансера, и в этом случае работа может быть разовая или проектная (срочная).

Обе стороны могут подписать договор подряда или гражданско-правового характера, либо работник регистрируется в качестве самозанятого или ИП.

Виды аутсорсинга

Аутсорсинг может быть полным или частичным, когда делегируется только часть функций. Также бизнес может время от времени просто прибегать к консультированию у аутсорсеров и платить за такую работу по факту — например, в рамках договора возмездного оказания услуг.

Привлечение стороннего персонала называют аутстаффингом, если цель — не делегировать бизнес-процесс, а получить сотрудника на конкретное рабочее место на определённый срок.

В аутсорсинге выделяют несколько направлений в зависимости от того, какие функции отдают на откуп специалистов со стороны:

IT-аутсорсинг — передача поддержки, модернизации IT-инфраструктуры, разработки программного обеспечения; аутсорсинг бухгалтерского учёта — передача ведения бухгалтерии, в том числе зарплатных и командировочных документов, авансовых и налоговых отчётов; кадровый — передача ведения и учёта трудовых книжек, оформления приёмов на работу и увольнений, подготовки документов для командировок, отпусков, справок для сотрудников; административный — передача небольших управленческих функций (ресепшена, колл-центра, секретаря); юридический — передача функций юриста, выполняющего работу по защите компании от проблем с законом (вычитка и составление документов, мониторинг изменений в законодательстве и своевременное уведомление об этом); маркетинговый — передача функций, связанных с продвижением (например, разработка маркетинговой стратегии, настройка рекламы); производственный — передача на сторону одного или нескольких этапов производства; логистический — передача функций хранения, выдачи, доставки и обслуживания товара.

Список не исчерпывающий.

Одна и та же компания может отдавать на аутсорсинг сразу несколько функций. Например, при производстве куклы Барби фирма Mattel сборку осуществляет в Индонезии и Малайзии, а одежду для кукол шьёт в Китае.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Компании прибегают к передаче дел сторонним подрядчикам не только ради экономии ресурсов и времени и чтобы сфокусироваться на основном направлении бизнеса и таким образом увеличить продуктивность. Есть и другие преимущества аутсорсинга. Например, такое делегирование позволяет:

не раздувать собственный штат и не увеличивать налоговую нагрузку; получить квалифицированную профессиональную помощь, когда своих ресурсов нет; повысить качество сервиса за счёт делегирования непрофильных функций профессионалам; снять с себя ответственность за делегированные бизнес-процессы; снизить затраты на обслуживание переданных процессов.

Недостатки у аутсорсинга тоже есть, и довольно серьёзные. Например:

потеря контроля над рабочими процессами; риск некачественного выполнения работы; коммуникация со сторонними организациями может быть сложнее, чем со штатными сотрудниками; потеря конфиденциальности данных и как следствие — риск их утечки.

Плюсы и минусы аутсорсинга, вероятно, этим не ограничиваются: для каждой компании они могут быть индивидуальны. Но всё же, очевидно, преимущества перевешивают, если организации по всему миру делегируют свою работу, причём в последние годы популярность аутсорсинга только растёт.

Не стоит делегировать ключевые для бизнеса элементы: если нарвёшься на некачественную услугу, всё может пойти прахом. То есть всегда нужно держать в голове возможные последствия того, что работу могут сделать не так, как хотелось бы. Поэтому некоторые компании, в том числе крупные, всё же предпочитают делать работу своими силами.

Никогда [не стоит забывать](https://secretmag.ru/opinions/220volt.htm), что ваши сотрудники — это ваши люди, они не просто мотивированы работать на вас с максимальной эффективностью, они лояльны к компании. Ни у одного аутсорсера никогда не будет такой мотивации. Порой на то, чтобы найти настоящего профессионала, уходит очень много времени, но результат стоит того. еонид Довладбегян российский предприниматель («220 Вольт»,«Перекресток», «МТС Умный дом»)

Кому может быть полезен аутсорсинг

Малые и средние производства. Всё, что не связано с изготовлением продукции и не влияет на доходы напрямую невыгодно содержать в штате небольшой компании. Аутсорсинг может помочь оптимизировать расходы.

Стартапы. На стадии запуска проекта нанимать полный штат довольно рискованно. Надёжнее бросить силы на ключевой продукт, а по поводу остального, в чём нужно долго разбираться, лучше обратиться к опытным подрядчикам.

Сезонный бизнес. Если периоды пиковой загрузки персонала чередуются с простоями, можно в «горячий» сезон привлекать аутсорсеров. Так в остальное время не придётся содержать большой, но невыгодный финансово штат.

Как выбрать поставщика аутсорсинговых услуг

Процесс делегирования бизнес-функций можно условно поделить на три этапа.

✏️ Подготовка. На этом этапе нужно составить техзадание для потенциального подрядчика. Для этого следует решить, какие функции и в каком объёме нужно передать на аутсорс, сколько денег на это есть у компании, каких результатов и в какие сроки нужно добиться, кто и как будет оценивать результаты.

✏️ Выбор аутсорсера. На этом этапе нужно сравнить предложения в нужной отрасли и выбрать наиболее выгодное, а также проверить надёжность выбранного поставщика. Стоит изучить отзывы о работе аутсорсера, его опыт на рынке, результаты работы. Если есть возможность, можно лично посетить офис компании.

✏️ Подписание договора. В нём прописывают объём услуг, условия и сроки их выполнения, стоимость работы, каких результатов нужно достичь, зоны ответственности сторон, способы разрешения конфликтов и так далее.

Обычно компания-аутсорсер назначает менеджера, который курирует проект: подбирает сотрудников, ставит им задачи, контролирует результаты, общается с заказчиком и готовит для него отчёты. Заказчик следит за качеством работы и её результатами.

История развития аутсорсинга

Прообразом аутсорсинга считается рекрутинг, существовавший ещё во времена Римской империи. Рекрутеры нанимали за деньги матросов на суда и военнослужащих для участия в сражениях.

Более близким к аутсорсингу делом занимались в XIX веке европейские агентства по подбору домашней прислуги. В начале ХХ века на Западе появилась практика юридического аутсорсинга, когда специализированные компании оказывали услуги для постоянных партнёров.

Один из первых случаев применения аутсорсинга в его современном понимании произошёл в автомобильной компании General Motors. В 1921 году её руководитель Альфред Слоун придумал реорганизовать производство, использовав для этого внешние ресурсы, чтобы избежать краха. Это помогло, а через 14 лет General Motors вышла в лидеры автомобилестроения.

История знает случаи, когда аутсорсинг стал стимулом для развития: так, компания Kodak в начале 1990-х передала своё IT-подразделение в IBM, для которой лидерство в сфере IT было приоритетным. В результате выиграли обе стороны: Kodak получила качественное IT-обслуживание, сократив расходы на штат, а IBM получила контракт с крупным клиентом, а сотрудники подразделения улучшили свою квалификацию.

Сделка между Kodak и IBM попала в список кейсов, изучаемых в программах MBA (обучения менеджменту) по всему миру.

В 1980-1990-е годы аутсорсинг был в основном связан с производством и информационными технологиями. Финансовый кризис 1998 года способствовал развитию «лизинга» персонала: сначала появились частные охранные предприятия, затем бухгалтерские и кадровые агентства, компании по предоставлению неквалифицированных сотрудников (грузчиков, разнорабочих, упаковщиков, кассиров, фасовщиков и других).

К концу 1990-х на аутсорсинг стали отдавать бизнес-функции и процессы: услуги в сфере бухучёта, найма персонала, маркетинговых исследований, работы с покупателями и клиентами.

В XXI веке стал развиваться «аутсорсинг знаний». Речь о том, что передаются интеллектуалоёмкие процессы: например, формирование интеллектуальной собственности и оформление патентных заявок; юридические и медицинские услуги; обучение, консультации, исследования и разработки.

Российский рынок аутсорсинга начал развиваться в конце 90-х — начале 2000-х. Сначала было распространено предоставление неквалифицированного труда и охранных, кадровых, бухгалтерских, IT-услуг.

Хотя по сути аутсорсинг применял ещё Пётр I, когда привлёк в Россию несколько сотен зарубежных специалистов из инженерной и финансовой сферы, а также из области кораблестроения.

С 2016 года в России запретили бесконтрольный заёмный труд — из-за злоупотреблений. Например, случалось, что человек со стороны фактически трудился на постоянной основе и выполнял все функции штатного сотрудника, но имел менее комфортные условия для работы. Согласно ТК РФ, предоставлять работников могут только агентства, аккредитованные Федеральной службой по труду и занятости населения.

Это нововведение сказалось на отрасли положительно и привело к росту: в 2017 году оборот этого рынка в России вырос на 10%, а в 2020 — уже на 13,7%.

Этот рост продолжается: например, объём рынка аутсорсинга бухгалтерских услуг (это одна из самых популярных сфер передачи полномочий) в 2023 году увеличился на 15,9% по сравнению с годом ранее и составил более 390 млрд рублей.

Российский рынок аутсорсинга ИТ-услуг растёт даже больше, чем в западных странах: например, в 2022 году рост составил 18% (на Западе — менее 4% в год). Но в целом уровень развития аутсорсинга в РФ пока низкий.

Эта статья — одна из тысяч в «Энциклопедии "Секрета фирмы"». В этом проекте мы простыми словами рассказываем о сложных терминах и явлениях. Посмотрите другие статьи «Энциклопедии», чтобы лучше понимать мир, в котором мы живём.