«Лучше честно». Как избежать конфликта интересов на работе: основные шаги
Конфликт интересов может возникнуть практически на любой работе, где есть возможность использовать свои полномочия и профессиональные навыки для личной выгоды или помощи знакомым. Это может стать причиной больших проблем, если личные интересы ставятся выше интересов компании или даже противоречат им. Поэтому в крупных фирмах вводят разные меры для предотвращения подобных ситуаций. Как избежать конфликта интересов, если вы работник или работодатель, «Секрету» рассказали эксперты.
Конфликт интересов — ситуация, когда личные интересы или желания человека входят в противоречие с его профессиональными и должностными обязанностями. Этот конфликт между его прямой или косвенной личной заинтересованностью влияет или может повлиять на то, как он выполняет свою работу.
Конфликт интересов не всегда очевиден даже для его участников. Часто, используя свои должностные полномочия в личных целях, люди даже не задумываются, что делают что-то не так.
Примеры конфликта интересов:
Работник рекомендует на должность человека, умалчивая о своих родственных или дружеских связях с ним или о вознаграждении, обещанном ему за рекомендацию. При этом не учитывается, насколько реально человек подходит на эту должность, или даже сотрудник помогает соискателю схитрить, чтобы убедить работодателя в его компетентности. Сотрудник сохраняет полученные по работе контакты клиентов и спустя некоторое время начинает предлагать им свои услуги неофициально без ведома работодателя, по сути, вступая с ним в конкуренцию. Сотрудник по работе получает доступ к конфиденциальной информации, которую может использовать в своих интересах или интересах третьих лиц (например, инсайдерские знания о планах на покупку/продажу крупного пакета акций можно использовать, чтобы прогнозировать цены на бирже). Сотрудник умалчивает о своей параллельной (внештатной) работе на конкурирующую фирму и использует знания, полученные на одной работе, чтобы продвигаться на другой и дать одному из работодателей преимущество. Сотрудник состоит в браке с человеком, работающим в конкурирующей фирме, и в бытовых разговорах делится важной информацией, попадающей под соглашение о неразглашении. Сотрудник делает выбор в пользу того или иного контрагента в силу личных симпатий или вознаграждения/подарка, полученного от него (а это уже практически взятка).
Как избежать конфликта интересов
Подумать о возможном конфликте интересов лучше с самого начала, утверждают опрошенные «Секретом» эксперты.
Александр Боднар, гендиректор ГК «Рюрик», посоветовал заняться этим вопросом на уровне управления компании:
Определить наиболее уязвимые зоны в компании с точки зрения потенциального конфликта интересов. Разграничить права доступа сотрудников разных функциональных подразделений внутри корпоративной сети, чтобы снизить количество потенциально чувствительной информации в распоряжении одного человека. Создать регламент управления риском конфликта интересов. Внедрить методы управления конфликтом интересов во все бизнес-процессы. Создать структуры, которые будут управлять конфликтами интересов и мониторить их (ревизионная комиссия, служба внутреннего аудита, служба корпоративной безопасности и т. п.).
«Сейчас есть масса технологических решений, которые помогают управлять процессами и автоматизировать работу с рисками, — отметил Боднар. — Но, как правило, все они являются сторонними разработками, и здесь компания всегда должна помнить о другом риске — риске доступа к информации о компании третьими лицами. А доступ к конфиденциальной информации — один из инструментов для реализации конфликта интересов».
Превентивные меры
Но любой регламент не будет работать, если с ним никто не ознакомлен и если допущены ошибки на самом раннем этапе — приеме сотрудников и составлении трудовых договоров с ними. (Этот же этап крайне важен, если в компании в целом нет системного подхода к управлению конфликтами интересов).
Перед приемом на работу компании стоит проверить кандидата на потенциальные конфликты. Как минимум — чтобы заранее о них знать.
Например, стоит проверить кандидата на предмет наличия самозанятости или ИП, отметила Мария Харченко, HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка». Также некоторые работодатели проверяют наличие у кандидата родственников на административных должностях в прямо конкурирующих компаниях и т. п.
Как проверить соискателей на благонадёжность, если у вас нет службы безопасности
На следующем этапе — при составлении и заключении трудового договора — эксперты рекомендуют обезопасить себя от конфликтов интересов, прописав соответствующие пункты в документах. Например:
обязательство сообщать о потенциальных конфликтах интересов; Ограничения на использование конфиденциальной информации. правила работы с клиентами и партнеёрами.
Многие работодатели заранее включают запрет на конфликт интересов в трудовой договор или подписывают с работниками отдельное соглашение о запрете параллельной деятельности. Мария Харченко HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка»
Важно не только прописать эти пункты, но и объяснить их сотрудникам. Люди должны понимать, почему эти правила существуют и как их соблюдать, отмечают опрошенные эксперты.
Что делать, если конфликт интересов может возникнуть или уже возник
В идеальной ситуации работник, замечающий, что какие-то его действия или личные связи создают потенциальный или уже реальный конфликт интересов на работе, сам должен честно рассказать об этом работодателю. Как правило, в этом случае работодатель идёт навстречу, оценив откровенность сотрудника, и вместе с ним решает, как этого конфликта интересов избежать.
Следует руководствоваться общими нормами, а именно ст. 11 Федерального закона № 273 «О противодействии коррупции». Согласно закону, работник обязан в письменной форме уведомить своего работодателя (руководителя организации) о реальном или потенциальном конфликте интересов, как только ему станет об этом известно. В уведомлении на имя руководителя организации следует изложить все известные работнику сведения о реальном или потенциальном конфликте интересов. Необходимо зафиксировать факт получения работодателем (руководителем организации) такого уведомления. Сергей Агапов адвокат
При этом часто и работники, и работодатель допускают ошибку, думая, что если о конфликте интересов рассказали и предупредили, то он исчерпан и всё хорошо.
Иногда это действительно так: работник заранее развеял возможные подозрения работодателя, работодатель посчитал, что с таким честным человеком конфликт интересов никогда не перейдёт из потенциального в реальный.
Но эксперты настаивают, что любые, даже нереализованные конфликты интересов лучше урегулировать заранее. Ведь если человек поддастся соблазну использовать служебное положение, последствия могут быть и для него, и для работодателя, и для их клиентов, и для общества в целом.
Дмитрий Краснощёк посоветовал работодателю в любом случае проверить такого работника: к какой коммерческой информации имеет доступ, как о нём отзываются другие сотрудники и клиенты, не ведёт ли он с ними какую-то совместную работу без ведома начальства.
Если конфликт интересов всё же возник, есть не так много легальных мер, которые могут помочь выйти из этой ситуации, указала адвокат Жанна Закирова:
временно отстранить сотрудника от задачи или должности, которая породила конфликт, в установленном законом порядке; перевести его на другие задачи (изменить его должность или служебное положение); попросить работника отказаться от выгоды, явившейся причиной возникновения конфликта интересов (отвод или самоотвод работника); ограничить доступ работника к закрытой информации; установить дополнительный контроль принятия сотрудником решений (правило второго мнения или одобрения у начальства).
Юрист Сергей Агапов указал, что особое внимание в последнем случае нужно уделить работникам, выполняющим организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции.
Например, ответственный за подбор и расстановку сотрудников не должен даже потенциально принимать такие решения в отношении своих родственников или иных лично знакомых лиц. А ответственный за распределение или контроль использования материальных ресурсов не должен совершать такие действия в пользу себя или своих близких.
Решения за них должен принимать кто-то другой, коллега или вышестоящее начальство.
Например, врачи, даже суперпрофессиональные, принципиально не лечат и не оперируют родственников и друзей, потому что личные чувства могут помешать им принимать здравые хладнокровные решения, а это может навредить пациенту.
При этом можно мотивировать сотрудника исполнять свои обязанности честно, в том числе материальными поощрениями (при условии, что он сообщил работодателю о конфликте интересов).
Работодатель может постараться извлечь выгоду и обратить потенциальный конфликт интересов в сотрудничество. Сотрудник может получить дополнительную премию или процент от сделок. Такого сотрудника даже могут повысить. Дмитрий Краснощёк
Но если конфликт интересов уже реализуется и приносит ущерб компании, остаётся последнее средство: попрощаться с сотрудником.
Главное, оставаться при этом в рамках Трудового кодекса: не увольнять по незаконным или надуманным причинам, а если доказанных проступков с его стороны нет, соблюсти требования по выплате компенсаций, как полагается при увольнении по инициативе работодателя.