Эксперты напрокат. Преимущества и риски ИТ-аутстаффинга

Кадровый кризис приводит к потере денег и замедляет развитие бизнеса: по данным Gartner, 64% руководителей ИТ-отделов считают отсутствие специалистов главным препятствием для внедрения новых технологий.

Пытаясь решить проблему нехватки персонала, компании все чаще прибегают к аутстаффингу — нанимают нужных специалистов в «лизинг» на определенные проекты.

Руслан Гайнанов, основатель «ТИМ ФОРС Альянс» и Алексей Шапка, генеральный директор компании «СмартСтаффинг», рассказывают IT World о феномене, преимуществах и подводных камнях ИТ-аутстаффинга.

Особенности ИТ-аутстаффинга

Аутстаффинг нередко путают с более привычным и распространенным аутсорсингом, когда определенные задачи или бизнес-процессы на основании договора передаются специализированным компаниям-подрядчикам. При аутсорсинге сторонний исполнитель сам определяет порядок работ по проекту и предоставляет заказчику готовый результат — согласно поставленному ТЗ и в согласованные сроки. Например, компания может передать на аутсорсинг тестирование разработанного ПО, дизайн интерфейса нового продукта или обслуживание компьютеров и серверов.

Аутстаффинг же — это «аренда» специалистов, которые на определенное время становятся частью команды заказчика. При этом в его штат такие временные сотрудники не оформляются. Их работодателем остается организация-аутстаффер, которая заключает с ними трудовой договор, платит заработную плату, отчисляет налоги и так далее. В роли аутстафферов выступают аккредитованные агентства, которые нанимают людей с соответствующей квалификацией, а затем ищут для них нанимателей.

Приведем пример, не связанный с ИТ, но очень наглядный. Однажды мы общались с директором кондитерской фабрики «Коркунов», он рассказал о проблеме найма временного персонала на новогодние праздники. У кондитерских фабрик зимой самый пик продаж. Размышляя, директор сказал, как удобно было бы «арендовать» персонал, например, у производителей мороженого на зимние месяцы, а на летние, напротив, «отдать» им своих специалистов.

Возвращаясь на ИТ-поле и исходя из нашего опыта, часто внутренней или же инхаус-разработке не хватает временных ресурсов или компетенций, чтобы реализовать действующий проект. Тогда компании и обращаются к аутстаффингу, поскольку он позволяет быстро привлечь ресурсы для усиления команды. К тому же, у проектных разработчиков есть иной опыт, это означает, что они могут предлагать новые варианты решения проблем и неочевидные сценарии, которые могут улучшить проект.

Самое главное, найти ту самую компанию, в которой есть незагруженные сотрудники подходящего профиля и которая готова «поделиться» их навыками и компетенциями. Чтобы упростить обмен свободными трудовыми ресурсами между организациями, сегодня существуют специализированные платформы.

Мы одними из первых начали наравне с «аутстаффинг» использовать термин «смартстаффинг» еще в 2011 году, подразумевая под ним управленческую технологию, позволяющую организациям предоставлять и привлекать временно доступный персонал необходимой квалификации. Сейчас этот термин широко используется наравне с аутстаффингом.

Когда нужен ИТ-аутстаффинг?

Вот лишь несколько типичных ситуаций, в которых компании используют аутстаффинг:

● Необходимо быстро заменить сотрудника, который временно не может выполнять свои обязанности.

● Нужно временно усилить команду дополнительными специалистами для реализации конкретного проекта, в период сезонного повышения спроса на услуги, чтобы ускорить выпуск релиза и т. п.

Возникла нужда в профессионале со специфическими навыками, которого в данный момент в штате нет. Текущие задачи не подразумевают полноценную загрузку такого сотрудника, поэтому компании выгоднее «арендовать» его на пару дней в неделю, чем нанимать на постоянную работу и оплачивать простой.

Поиск постоянного сотрудника в условиях кадрового дефицита затягивается, поэтому компания привлекает аутстаффера до момента закрытия вакансии.

И, конечно, нецелесообразно создавать профильное подразделение в компании, которой нужны краткосрочные услуги. Среди клиентов платформ аутстаффинга и смартстаффинга как раз множество компаний, которым нужна лишь плановая модернизация своих сервисов и программ, и она как раз может быть реализована временно привлекаемыми ресурсами.

Например, ИТ-директор «Почты России» рассказал нашей компании, что, несмотря на то, что на всей территории страны более 40 тысяч отделений, на них приходится всего 6400 сервисных инженеров, что примерно в шесть раз меньше, чем количество отделений. В этом случае как раз кстати приходится аутстаффинг — специалистов можно привлекать только для настройки программ или наладки внутренних сервисов.

Преимущества аутстаффинга

За более чем 15 лет работы в сфере аутстаффинга, мы выделили ряд преимуществ, которые получает компания, пользующаяся подобными услугами.

Экономия времени — согласно исследованиям, чтобы нанять сотрудника, компания тратит примерно 36 дней. Агентство-аутстаффер или платформа смартстаффинга помогают быстро найти нужного специалиста или целую команду с релевантным опытом и подтвержденными компетенциями. Компания-наниматель экономит время на многоэтапной процедуре отбора и оформлении сотрудников в штат.

Доступность талантов — перед нанимателем открывается доступ к квалифицированным кадрам, которых нет на рынке труда. В том числе к специалистам из других регионов и даже стран, речь идет о десятках тысяч квалифицированных специалистов.

Снижение затрат — аутстаффинг экономит средства на поиск, подбор и обучение персонала, что особенно важно в случае проектной или сезонной работы. В среднем, найм сотрудников может составлять до 25% годового оклада будущих кандидатов. Также он позволяет избежать ситуаций, когда компания вынуждена оплачивать простои в работе, чтобы удержать ценные кадры.

Масштабируемость и гибкость — наниматель может легко увеличивать и уменьшать команду по мере надобности. Причем, эти трансформации не отражаются на фактической штатной численности, что имеет значение, если компании важно сохранить статус малого или среднего бизнеса. Привлеченного специалиста можно заменить, а если такой сотрудник сам решит покинуть проект, то аутстаффер подберет замену.

Эффективное управление рабочими процессами — поскольку при аутстаффинге внешние специалисты присоединяются к внутренней команде, наниматель полностью контролирует их работу в том, что касается соответствия поставленным задачам и принятым в компании стандартам. Прямое управление улучшает коммуникацию с привлеченными сотрудниками и уменьшает риск недопонимания.

Минимизация издержек, связанных с оформлением в штат — поскольку «арендованные» специалисты трудоустроены в другой компании, их временному нанимателю не нужно думать о кадровом документообороте, уплате соответствующих налогов и т. д.

Возможности развития — зачастую предложения по развитию бизнеса отклоняются из-за отсутствия у действующих сотрудников достаточной экспертизы в новой области. Привлечение внешних квалифицированных специалистов избавляет от необходимости осваивать что-то с нуля и открывает возможность освоения новых горизонтов в короткие сроки.

Кроме плюсов для компании стоит отметить, что специалистам аутстаффинг тоже дает ряд преимуществ, например, разнообразие проектного опыта и возможность профессионального роста. С помощью смартстаффинг-платформ отдельные специалисты и сформированные команды получают возможность поработать с крупнейшими финтех-проектами.

Риски аутстаффинга

Возможность утечки конфиденциальных данных и нарушения прав интеллектуальной собственности — привлеченные сотрудники могут случайно или намеренно пренебречь правилами информационной безопасности. Работа с аутстафферами требует строгих протоколов и инструкций, которые защитят важные данные.

Коммуникационные барьеры — при работе с людьми из других компаний и, тем более, стран могут возникать трудности в общении из-за процедурных, культурных и языковых различий. Кроме того, поскольку «арендованные» специалисты часто трудятся удаленно, порой бывает сложно синхронизировать работу с ними из-за разницы в часовых поясах.

Сложности управления — руководство компании-нанимателя должно уметь эффективно управлять удаленными сотрудниками. Также трудности могут быть связаны с тем, что привлеченные специалисты формально трудоустроены в другой компании и не ощущают себя частью команды.

Ограниченность кадрового предложения — аутстафферы не всегда могут предоставить специалистов, навыки которых полностью подходят для выполнения работы.

Зависимость от партнера — недобросовестность или внутренние проблемы компании-аутстаффера могут негативно отразиться на бизнесе нанимателя. Самый большой риск — связаться с нелегальной фирмой. В этом случае компании-заказчику грозят санкции за неуплату налогов, отсутствие трудового договора и т. д. Поэтому так важен выбор надежного партнера.

Аутстаффинговые платформы

Так как аутстаффинг достаточно развитая сфера, существуют разные способы сотрудничества. Есть компании, которые, как и раньше, оказывают услуги. Это работает следующим образом: внутри есть команда специалистов, которые собирают технические задания от заказчика, находят специалистов соответствующей квалификации в собственной базе, ведут с ними переговоры и координируют дальнейшую работу.

Сегодня технологическое развитие позволяет многим компаниям автоматизировать эти процессы, поэтому появляются платформы, на которых заказчики могут напрямую коммуницировать с исполнителями. Кроме того, по нашим прогнозам, рынок аутстаффинга будет трансформироваться с помощью ИИ. Крупнейшие смартстаффинг-платформы активно внедряют соответствующие инструменты адаптивного и генеративного поиска компетенций и проектов.

Возможны разные варианты, как будут выглядеть эти платформы. Представьте, у вас есть приложение, где в смартстаффинг-облаке фиксируются характеристики компетенций зарегистрированных там пользователей. Заказчики могут получить доступ к этим данным и обратиться напрямую к потенциальному сотруднику. Таким образом, аутстаффинг станет своеобразным «карманным» решением для бизнеса и станет более доступным для самых разных сфер.

Как правильно выбрать аутстаффинговую компанию 

При выборе партнера необходимо тщательно изучить репутацию компании, рекомендации и отзывы клиентов, познакомиться с уже реализованными проектами. Вот несколько шагов, которые помогут выбрать поставщика кадров или ресурс для смартстаффинга.

У агентства, оказывающего услуги аутстаффинга, должна быть соответствующая аккредитация. Важно обратить внимание на специализацию аутстаффинговой компании, она должна соответствовать профилю найма. Если вы ищите IT-специалистов, то у компании должны быть кейсы именно в этой сфере, поскольку даже наличие пула резюме не гарантирует успешный найм. Кроме того, если компания заявляет об очень широком пуле резюме, например, миллион разработчиков, то стоит задуматься о том, действительно ли каждый сотрудник из этой базы ищет проект и готов начать сотрудничество. Стоит удостовериться, что компания, которую вы рассматриваете, выполняет все свои обязательства перед контрагентами. При возможности, стоит получить обратную связь от коллег по рынку насчет работы с выбранной с аутстаффинговой компанией. Изучите, что о компании пишут в СМИ: какими новостями делится компания, с какими комментариями выступают руководители — это поможет сверить ценности еще до начала сотрудничества. Продолжительный срок работы на рынке будет говорить в пользу потенциального партнера. При выборе исполнителя важно личное общение с командой. Успех совместной работы зависит от того, удастся ли найти общий язык с потенциальным партнером и достигнуть взаимопонимания. 

Аутстаффинг — удобный инструмент управления кадровыми ресурсами, который позволяет быстро найти специалистов для решения рабочих задач, сэкономить средства компании и успешно реализовать перспективные проекты. Главное — тщательно выбрать надежного партнера, чтобы минимизировать основные риски.