Онлайн-кассы для юрлиц: аренда или покупка?

Достоинства и недостатки аренды и покупки онлайн-касс для юридических лиц. Сравнение затрат на приобретение, обслуживание и обновление оборудования, рекомендации для компаний разных размеров и сфер деятельности.

Юридические лица, на основании федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, должны применять онлайн-кассы и выдавать покупателям бумажные/электронные чеки. От этой обязанности освобождены организации, которые продают товары на ярмарках и розничных рынках, специализируются на разносной торговле, осуществляют уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами, а также занимаются другими видами деятельности, перечисленными во второй статье 54-ФЗ.

Информация о каждой продаже шифруется и в режиме реального времени передается оператору фискальных данных (ОФД). ОФД проверяет полученные сведения, а затем отправляет данные в налоговую. Онлайн-кассу можно купить или взять в аренду. Для каких организаций аренда кассового аппарата для ООО выгоднее покупки, поговорим в нашей статье.

Плюсы и минусы аренды ККТ

Плюсы:

оптимизация расходов — ежемесячные платежи не создают чрезмерную нагрузку на бюджет компании; онлайн-кассу можно взять в аренду на любой срок: вы платите только за время фактического использования ККТ (это выгодно для сезонного бизнеса, когда деятельность ведется несколько месяцев в году); не нужно регистрировать кассовый аппарат в налоговой и подключаться к ОФД; сотрудники компании-арендодателя помогут с выбором, подберут модель ККТ, соответствующую требованиям законодательства, и дадут рекомендации по правильному использованию кассы; за ремонт и техническое обслуживание оборудования отвечает арендодатель; нет непредвиденных расходов: достаточно вносить арендные платежи; можно расторгнуть договор и вернуть оборудование.

Минусы:

итоговая стоимость пользования кассой увеличивается с каждым месяцем, но при этом ККТ не переходит в вашу собственность; взяв кассу в аренду у банков или других провайдеров эквайринговых услуг, компания должна заключить с арендодателем договор расчетно-кассового обслуживания (иногда тарифы могут быть не самыми выгодными).

Несмотря на недостатки, плюсов у аренды ККТ больше. Подписав договор аренды, компания получает готовую кассу, которая сразу готова к работе. За обновления и перепрошивку кассовой программы доплачивать не нужно — эти расходы включены в ежемесячный платеж.

Плюсы и минусы покупки онлайн-кассы

Достоинства:

оборудование принадлежит компании: кассу можно снять с учета и продать; если приобрести ККТ по акции, есть возможность сэкономить; в течение гарантийного срока отремонтировать онлайн-кассу можно бесплатно.

Недостатки:

большие затраты: помимо стоимости оборудования, нужно приобрести фискальный накопитель, а также оплатить установку кассовой программы и интеграцию ККТ с системами учета и CRM; регистрировать кассу в налоговой и подключаться в ОФД, а также отслеживать изменения в законодательстве придется самостоятельно; высокие издержки на обслуживание (например, обновление ПО) и дорогой ремонт; нужно контролировать подключение к интернету, иначе оборудование будет работать некорректно.

А еще все риски, связанные с поломкой ККТ и сбоем ПО, вы берете на себя. Простои в работе компании не компенсируются.

Итоги: аренда ККТ vs покупка

Покупка онлайн-кассы оправдана для крупных компаний, которые имеют стабильные обороты и могут себе позволить большие единовременные расходы на приобретение и установку ККТ, а также имеют возможность без ущерба для бюджета выделять деньги на техническое обслуживание и ремонт. Чем дольше бизнес пользуется кассовым аппаратом, тем выше шансы, что вложения окупятся.

Начинающим бизнесменам и небольшим компаниям лучше остановиться на аренде. На выгодных условиях арендовать ККТ (в том числе облачную кассу) можно в ЮKassa.