Исследование: выгорание сотрудников происходит в результате плохих коммуникаций
Плохие коммуникации снижают эффективность бизнеса и приносят реальные финансовые потери, размер которых может достигать 8,7 триллиона рублей в год. Такие данные представила группа исследователей бизнес-коммуникаций из Центра коммуникаций и цифровых решений Московской школы управления "Сколково" (есть в распоряжении "Российской газеты").
В онлайн-опросе центра и издания "Большие идеи" приняли участие более 400 представителей российских компаний из различных отраслей экономики. Для оценки качества коммуникаций внутри организаций исследователи выделили восемь драйверов, с которыми менеджменту нужно работать на уровне управленческих решений. К ним относятся цифровая и технологическая зрелость компании, качество менеджмента и культура лидерства, размер компании, ее оргструктура и количество управленческих уровней, форма организации, корпоративная культура и традиции компании, наличие выстроенных и описанных бизнес-процессов, культурное и поколенческое разнообразие коллектива.
Объем рабочих коммуникаций за последние три года существенно вырос, отмечают 2/3 опрошенных. Хотя взаимодействие в командах улучшилось, а обмен информацией стал более быстрым, качество коммуникаций остается неудовлетворительным: и руководители, и сотрудники оценивают их "на троечку" по пятибалльной шкале.
Половина опрошенных сотрудников отметили, что тратят 2 часа в день на лишние коммуникации, а 25% опрошенных считают, что у них на это уходит до 5 часов в день. Руководители заявляют, что на ненужные коммуникации (разговоры, переписку, совещания, звонки) с подчиненными они тратят до 50 часов своего рабочего времени в месяц. Кроме того, четверть респондентов считают, что в их компаниях встречи и совещания собираются по малозначимым поводам.
"Де-факто некачественные коммуникации сопряжены с сопутствующим экономическим ущербом от незаключенных сделок, сорванных переговоров и других значимых факторов - это подводная часть айсберга. Экстраполяция международных оценок потерь от плохих коммуникаций относительно ВВП позволяет предполагать, что ежегодные потери российского бизнеса от сломанных коммуникаций могут составлять от 7,8 триллиона рублей до 8,7 триллиона рублей", - говорится в исследовании.
Руководитель информационного отдела независимого профсоюза "Новый Труд" Мария Коледа считает, что такие данные подчеркивают необходимость пересмотра подходов к организации работы и взаимодействию внутри команд. Нехватка ясности в коммуникации может создавать дополнительные трудности, когда сотрудники не понимают, что от них ожидается, и как их работа вписывается в общие цели компании. А руководители - не могут понятным, простым языком поставить задачи и ввести адекватные KPI и дедлайны.
"Неэффективное взаимодействие имеет серьезные психологические последствия. Когда сотрудники не видят общей цели, не понимают своего места в ней и поставленных задач, это может привести к чувству изоляции и недовольства своей работой. Такое состояние работников напрямую влияет на их продуктивность и качество выполнения задач. Когда работники, которые чувствуют себя частью команды и понимают свою роль в достижении общих целей, более мотивированы и вовлечены в процесс. Напротив - отсутствие ясности и поддержки может вызвать стресс, выгорание и даже депрессию. Эти факторы могут привести к высокой текучести кадров, неэффективному использованию рабочего времени, что негативно сказывается на конкурентоспособности компании.
Считаю, работодатели должны обратить на эту проблему пристальное внимание и активнее внедрять стратегии, которые помогут улучшить внутреннюю коммуникацию", - отмечает эксперт. Она советует следующие стратегии:
1. Вводите регулярные встречи с четкой повесткой дня и временными рамками. Например, можно проводить короткие ежедневные "пятиминутки", чтобы обсудить текущие задачи и сложности.
2. Установите SMART-цели для каждого проекта и задачи. Как правило, они содержат пять признаков: конкретность, измеримость, достижимость, значимость и ограниченность во времени. И подразумевают конкретный результат, наличие четких критериев для оценки и реалистичных сроков выполнения - от пары месяцев до года. Это поможет всем членам команды понимать, что от них ожидается и как их работа влияет на общие цели.
3. Внедрите платформы для управления проектами, которые позволят отслеживать прогресс задач и минимизировать ненужные обсуждения.
4. Поощряйте открытое обсуждение проблем и предложений по улучшению процессов. Это может быть реализовано через анонимные опросы или регулярные сессии обратной связи.
5. Обучайте менеджеров навыкам эффективного общения и постановки задач. Это поможет им более ясно формулировать ожидания и избегать неопределенности.
6. Регулярно проводите мероприятия по командообразованию для улучшения взаимодействия между сотрудниками. Это поможет повысить чувство принадлежности к команде, снизить уровень стресса и создать в коллективе рабочую атмосферу.
7. Определите основные каналы для различных типов коммуникаций (например, электронная почта - для официальных уведомлений, мессенджеры - для оперативных вопросов). Это поможет избежать путаницы и избыточности информации.
"Внедрение этих стратегий поможет не только сократить время на ненужные разговоры, но и повысить общую продуктивность и удовлетворенность сотрудников работой", - добавляет Коледа.
"Снижение производительности труда, мотивированности и вовлеченности сотрудников, эпидемия выгорания, рост издержек на наем персонала из-за текучки в условиях дефицитного рынка труда - вот далеко неполный список последствий плохих внутренних коммуникаций в российских компаниях", - отмечает проректор по исследованиям Школы управления "Сколково" Алексей Калинин.
"Российские компании, находясь в условиях ограниченной конкуренции, не стремятся улучшать эффективность своих внутренних коммуникаций и исправлять существующие недостатки. Однако в долгосрочной перспективе игнорирование этих проблем может вызвать снижение операционной эффективности, кадровые трудности и риски для репутации", - уточняет руководитель исследовательской группы, директор по стратегическим коммуникациям и социальной ответственности Школы управления "Сколково" Ксения Трифонова.
При этом потери от неэффективных коммуникаций поддаются не только подсчету, но и исправлению, уверен Алексей Калинин. "Мискоммуникации будут всегда, и чем больше коллектив, тем скорее в нем будет возникать хроническое недопонимание - однако улучшения в этой сфере могут стать для компании конкурентным преимуществом с потенциально измеримым и прогнозируемым финансовым эффектом", - резюмирует он.
Генеральный директор производителя IT-продуктов для кол-центров MightyCall Юлия Черноуцян добавляет: "Качественные коммуникации внутри компаний - это дорога с двусторонним движением: важно, чтобы в обе стороны потоки информации были свободными, но с четкими правилами. Для хорошего климата в команде и улучшения внутренних коммуникаций можно взять на вооружение некоторые практики и алгоритмы работы колл-центров: например, регулярно собирать обратную связь от сотрудников - какие каналы общения для них предпочтительны и наиболее эффективны, какую информацию от компании они считают наиболее ценной и полезной для работы, а какую - тратой времени. По стандартным операциям и ситуациям можно и нужно создавать для сотрудников скрипты и возможные сценарии действий и коммуникаций - это поможет сориентироваться в ситуации жестких дедлайнов и лучше адаптироваться новым сотрудникам. Также важно, чтобы в компании была налажена эффективная обработка жалоб и предложений со стороны сотрудников - это надежный источник выявления болевых точек в управлении и возможных улучшений в работе. Все это в результате поможет снизить число избыточных коммуникаций, оставив сотрудникам возможности предлагать идеи и решения проблемных вопросов, высказывать свое мнение и получать действительно важную информацию".