Планирование — это основа для развития компании

Юлия Захарова - Директор направления EPM и ESG Лиги Цифровой Экономики. Как говорил на Патриарших прудах один загадочный иностранец, «для того, чтобы управлять, нужно иметь точный план на некоторый, хоть сколько-нибудь приличный срок». И не поспоришь. И пусть для героев Булгакова эта мысль развивается самым драматичным образом, в реальном мире она весьма четко отражает конструктивный подход к делу. Чтобы управлять вашим бизнесом, будь то небольшое семейное дело или огромный холдинг, вам нужно уметь планировать. Фото: depositphotos.com Для чего все это нужно Планирование предполагает итерационный процесс сбора плановых данных со всех подразделений и сведение их воедино. Необходимо понимать, как должно работать каждое подразделение, чтобы достичь целевых показателей деятельности. Это могут быть как финансовые, так и нефинансовые показатели: объем продаж, прибыль, выручка, количество клиентов и прочее. Не сделав детальный план, невозможно понять, покажет ли компания те или иные результаты. Если подразделения собрали данные, которые говорят, что нельзя добиться нужных показателей, то, имея связанные между собой цифры, можно определить корректировки, которые позволят достичь цели. Кто в компании отвечает за планирование В конечном итоге за процесс отвечает генеральный директор, план утверждают на совете директоров или правлении, но в эту работу вовлечены все подразделения, их руководители и ключевые сотрудники. Они несут ответственность за свои направления. Делается это для того, чтобы был собран максимально подробный и реалистичный план, в котором учитываются взаимосвязи всех структур и руководства компании. Стратегическое планирование В последнее время не только в нашей стране, но и по всему миру оперативный план превратился в инструмент помощи при принятии быстрых решений в условиях постоянной неопределенности. Горизонт стратегического планирования при этом существенно сократился: раньше предприятия строили планы на 20 и более лет, сейчас же — как правило, не более чем на три года. Стратегический план — это выстраивание стратегических инициатив и планирование деятельности компании на длинный горизонт для того, чтобы понять, чего же она должна достичь, какой перспективы. Зачастую у крупных корпораций идут длинные инвестиционные проекты. Запуск нового продукта занимает больше года, капитальный ремонт оборудования, например, тоже обычно требует очень значительного времени, поэтому, чтобы понимать, что это значит с точки зрения деятельности всей компании, необходимо формировать план на несколько лет вперед, учитывая такие долгосрочные инициативы. В стратегическом плане степень неопределенности достаточно высока. Детально планировать, уходя до очень низкой гранулярности данных, в этом случае крайне проблематично, потому что неизвестно точно, что, в каком количестве и в какой месяц будет сделано. Поэтому он делается больше с подходом в «крупную клетку», то есть укрупняются статьи, показатели, другие аналитики. Годовой и оперативный планы Годовой план или бюджет, чаще всего он так и называется, — это тот план, который строится на год вперед. По сути, он декомпозирует те цели, которые были зафиксированы в стратегическом, чтобы более точно установить конкретные показатели каждого подразделения в следующем году. Здесь уже идет детализация по месяцам, по подразделениям, возможно, даже более детально — по клиентам, продуктам, штатным единицам. Оперативный план, иногда его называют прогноз, корректировка, терминология может быть разная. По сути, это уточнение плана, который был выставлен на весь год, но на еще меньший горизонт. Условно говоря, мы уточняем, что делаем в следующем месяце или квартале. На некоторых предприятиях даже до недели спускаются, чтобы было понимание того, будет ли достигнута поставленная в рамках бюджета цель. С чего начать? Самое главное, с чего стоит начать, это с определения, какие показатели деятельности мы хотим контролировать и, соответственно, планировать и отслеживать. Для создания плана нужно построить модель связанных между собой данных таким образом, чтобы обеспечить получение всех важных и значимых показателей. Необходимо обеспечить сопоставимость этой модели с фактическим учетом — чтобы можно было оперативно получать информацию о выполнении планов. Спроектировать процессы сбора, включая регламенты, роли и ответственность участников. Выстроив модель показателей, дальше надо понять, по каким так называемым аналитикам мы хотим смотреть. Нам важны, например, регионы нашего присутствия либо каналы продаж, продукты, виды деятельности. Компания определяет, что хочет смотреть, что видеть в цифрах, чтобы дальше с этим что-то делать. Собственно, это отдельно огромный блок методологических задач, в результате которых у предприятий есть управленческий план счетов, набор аналитик, в соответствии с которыми планы строятся и контролируются. Выбор автоматизированной системы планирования Определившись с подходом, надо выбрать инструменты, с помощью которых мы будем осуществлять планирование. В современном мире с его повсеместной цифровизацией процессы планирования могут быть в значительной степени автоматизированы. У каждой компании есть выбор, чем пользоваться при построении планов. Первый вариант — все делать в Excel или подобных ему офисных приложениях. Второй вариант — внедрить специализированный готовый продукт с рынка. Третий — создать эксклюзивную кастомизированную систему под свои задачи. Excel — понятный для всех финансистов инструмент, быстро настраивается, но минусов у этой программы очень много. Пользователи вынуждены сверять огромное количество файлов, смотреть за консистентностью — тут обсуждать можно долго. Словом, для среднего и крупного бизнеса Excel как инструмент сбора планов, связанных между собой и согласованных, не рекомендуется. Что лучше: коробка или кастомизированное решение? Второй вариант — это специализированная система. На текущий момент в России представлено достаточно много качественных импортонезависимых коробочных решений на эту тему. Выбор тут определяется следующими критериями: размер и сфера деятельности компании-заказчика, ее актуальный ИТ-ландшафт, наличие вендорской поддержки продукта, наличие на рынке специалистов по данному продукту, наличие подтвержденных успешных примеров его внедрения на сопоставимых предприятиях. Третий вариант — это заказная разработка ПО под свои задачи на базе, например, open source-технологий. Плюс в том, что можно сделать систему, полностью удовлетворяющую требованиям компании, с учетом всех процессов и специфики деятельности. Нет нужды подстраиваться под какие-то ограничения, которые могут накладываться в вендорских продуктах. Что предпочтительнее? Очень много конкретных нюансов, от которых зависит выбор. Нужно и анализировать характеристики готовых продуктов, и понимать характер собственного ИТ-ландшафта, а также специфику отраслевой деятельности и планирования в ней. Важен объем задач, количество сотрудников. Наконец, деньги и сроки! Заказная разработка, конечно, требует больше времени, сил и средств. Однако и результат может быть другим. Тут уже встает вопрос целесообразности. Крупные компании, которые занимаются цифровизацией на стратегическом уровне, в последнее время все чаще выбирают кастомизированные решения. Особенно эта тенденция усилилась три года назад, когда из России ушли зарубежные разработчики и поставщики программных продуктов. Скорость и качество Исходя из опыта нашей компании, отмечу, что основной эффект от внедрения — скорость формирования планов и тем самым получения оснований для принятия управленческих решений. Это, безусловно, является конкурентным преимуществом в современном динамичном мире. При этом и качество данных значительно возрастает. Также сокращаются затраты на обеспечение процесса сбора данных. Появляется возможность сценарного моделирования — компании могут вместо одной версии бюджета, которую они героически в Excel делали несколько месяцев, собирать в специализированной системе, сразу обрабатывать и анализировать несколько вариантов развития ситуации: пессимистичный сценарий, оптимистичный сценарий. Вывод один — без планирования бизнес не может существовать. Поэтому любая компания занимается этим, насколько детально — это уже определяется ее спецификой и подходом. Чтобы это обеспечивать и при этом не потратить огромное количество ресурсов, нужно использовать современные цифровые инструменты. Таким образом, внедрение специализированной системы планирования, безусловно, создает основу для стабильности и надежности бизнес-процессов, конкурентоспособности компании на рынке.