ELMA и "КИТ Консалтинг" помогли Whoosh ускорить документооборот
Компания Whoosh (ПАО "ВУШ Холдинг"), управляющая крупным сервисом для аренды электросамокатов, внедрила решение по автоматизации документооборота. Проект реализован на базе платформы ELMA365 CSP с глубокой адаптацией под сложную организационную структуру заказчика и интеграцией с внешними сервисами. Внедрение выполнила ИТ-компания "КИТ Консалтинг".
Whoosh работает с тысячами контрагентов: от небольших локальных компаний до международных партнеров. В результате реализации проекта была добавлена интеграция с сервисами по проверке контрагентов для более быстрой проверки благонадежности и мгновенной загрузки реквизитов. Было проведено разделение карточек для юрлиц и физлиц с историей договоров и документами. Добавлена "матрица лимитов" для определения подписантов — уникальный модуль, разработанный интегратором "КИТ Консалтинг". Также в рамках проекта подключены сквозное управление договорами, внешний портал для контрагентов с разделением внутренней и внешней переписки. Была проведена интеграция ELMA365 с сервисом электронного документооборота для подписания ЭЦП в один клик.
Работа по внедрению велась 1,5 месяца. В результате внедрения удалось сократить время согласования договоров и проверки контрагентов за счет интеграции с сервисом по проверке контрагентов.
"BPM-система — не первое решение, которое Whoosh рассматривал для внутренней автоматизации. Изначально мы рассчитывали написать собственное, однако, посчитав стоимость и оценив риски, занялись поиском системы, которая бы закрывала основные наши потребности: актуальный технологический стек, отсутствие вендор-локов, возможность платформы масштабироваться, а также наличие в системе готовых решений. Платформа ELMA365 закрывает большинство из них. Это позволяет надеяться, что система будет бесперебойно работать и развиваться далее. При выборе подрядчика мы также руководствовались определенными критериями, например, высокой скоростью внедрения и компетенциями по глубокой кастомизации решения", — сообщил директор по поддержке внутренних процессов Whoosh Илья Смагин.
"Whoosh для нас оказался непростым клиентом: географически разветвленная компания, огромное количество контрагентов, сложная система согласования. Необходимо было всего за 1,5 месяца собрать все технические требования, детально изучить бизнес-процессы компании и выполнить целый ряд сложных кастомных разработок. Гордостью проекта считаем "матрицу лимитов". Это приложение было разработано специалистами "КИТ Консалтинг" с нуля и позволило автоматически определять подписанта для каждого типа договора", — прокомментировал генеральный директор "КИТ Консалтинг" Евгений Губарь.
"Работа с документами остается критически важной задачей для бизнеса. Несмотря на то, что часто документооборот не является основным процессом и не влияет напрямую на увеличение доходов компании, нельзя не учитывать то, какое влияние грамотно отлаженная работа в этой части оказывает на операционную эффективность бизнеса. И данный кейс отлично иллюстрирует практику правильно выстроенной работы с документами", — отметила Product Owner ELMA365 Наталия Долженкова.