Как найти «мусорные» договоры в «1С:Документооборот»?

Большинство сказок заканчивается свадьбой. Трудности семейной жизни остаются за кадром. Также и большинство публикаций по «1С:Документооборот» чаще всего заканчиваются тем, как удалось внедрить, запустить, автоматизировать тот или иной процесс. Но как чувствует себя система через два-три года — остается за кадром.

Вот и закончился проект внедрения «1С:Документооборот». Процессы настроены, инструкции написаны, пользователи обучены. Отгремел период поддержки — hypercare. Баги отловлены, учтены критические замечания. Пользователи оправились от первого шока, сориентировались и бодро инициируют, согласовывают, подписывают в системе договоры и «допники». Подразделения приспособились к новому порядку взаимодействия. Руководители научились смотреть отчет исполнительской дисциплины. Владелец продукта продемонстрировал на красивых графиках, как сократилось среднее время согласования договора.

И жили они долго и счастливо… Занавес… Happy End…

Однако мы нарушим законы жанра и заглянем на предприятие через год после внедрения процесса согласования договоров. Вполне вероятно, что мы услышим примерно следующий разговор между, скажем, директором и руководителем юридического отдела: «Что у нас творится с системой документооборота? Ничего невозможно понять. Сколько у нас договоров сейчас реально на согласовании? Почему столько двойников? Я не понимаю, какой из трех договоров с ООО "ХХХ" действующий? Почему такое большое среднее время согласования договора?»

Вполне ожидаемая ситуация, о которой команда внедрения предупреждала заказчика, но на этапе внедрения это казалось таким далеким и непонятным, что все отмахивались от этой проблемы.

Суть проблемы

По мере работы блока договорной работы в «1С:Документооборот» накапливается большое количество «брошенных» договоров. Начали согласовывать договор, но потом не срослось... Сделка не состоялась. Договор так и остался висеть в системе документооборота в каком-нибудь статусе, например, «На согласовании у контрагента». Даже если в инструкциях прописано, что инициатор договора обязан переводить такие договоры в особый статус, ну скажем, «Неактуальный», практика показывает, что большинство инициаторов не будут этого делать. Обычно года через два в системе уже 30% от общего количества открытых договоров — «мусорные». Они очень затрудняют контроль исполнительской дисциплины. Еще одна родственная ситуация связана со сроками действия договора. Зачастую договор не имеет конечной даты действия: так называемые договоры «до выполнения сторонами своих обязательств». По идее, когда обязательства сторон будут выполнены, нужно установить такому договору статус «Закрыт». Однако многократные объяснения, что это очень важно, остаются гласом вопиющего в пустыне. Так и получается, что в системе документооборота множество давно закрытых договоров висят как действующие. И хотя каждое подразделение, конечно же, знает свои реально действующие договоры, у руководителей более высокого уровня, когда они смотрят на весь пул договоров предприятия, такая ситуация вызывает раздражение.

Решение

Решение для обеих проблем довольно схожее: прежде всего, нужна воля руководства навести порядок, а точнее — активное неприятие существующего бардака. Как в помещении требуется регулярная уборка, так и в системе документооборота нужны специальные регулярные мероприятия, которые будут заставлять инициатора договора наводить порядок, закрывать «брошенные» или завершенные договоры. В системе «1С:Документооборот» есть богатый арсенал средств, которые помогают решать такие задачи даже без помощи программиста: детекторы событий, обработчики событий, автозапуск процессов, уведомления сотрудников.

Электронный документооборот: как избежать цифрового бума и не утонуть в документах

Вот что нужно сделать в «1С:Документооборот», чтобы организовать регулярную уборку и решить проблему «брошенных» договоров:

1. Определение нежелательной ситуации. Устанавливаем критерии, по которым договор считается «брошенным». Например:

отсутствие изменений в договоре более месяца (30 дней), отсутствие задач или активности по договору более 30 дней.

2. Определение периодичности контроля. Устанавливаем периодичность «уборки» — скажем, 2 недели.

3. Настройка автоматического обнаружения нежелательной ситуации. Настраиваем автоматическое выявление «брошенных» договоров. Воспользуемся механизмом бизнес-событий.

Создаем новый вид бизнес-событий — например, «По документу не было действий более месяца» (рис.1).

Пишем запрос, который возвращает список проблемных документов (с учетом критерия, определенного в п. 1). Здесь не будем приводить этот запрос: конкретный его вид зависит от точной формулировки критерия, от версии «1С:Документооборот», от того, как реализована статусная модель (реквизит, дополнительный реквизит, дополнительное сведение). Просто предположим, что запрос написан и возвращает результат во временную таблицу «ВТ_Проблемные объекты». Далее он нам понадобится два раза: во-первых, для написания детектора события, во-вторых, для настройки отчетов для руководства. Настраиваем детектор бизнес-событий для поиска документов в промежуточном статусе, по которым долгое время не было никаких действий, и генерировать событие «По документу не было действий более месяца» (рис.2). При этом далее в детекторе этот запрос пополняется еще двумя запросами: первый из них помещает во временную таблицу «ВТ_Детекторованные» все документы, по которым за период контроля уже было создано событие «По документу не было действий более месяца», а второй запрос исключает из «ВТ_Проблемные объекты» документы, входящие в «ВТ_Детекторованные» и берет только первый документ из полученной выборки.

Рис. 2. Детектор бизнес-события

Здесь сразу же следует отметить, что по умолчанию бизнес-события хранятся в «1С:Документооборот» 14 дней. Поэтому, если период контроля превышает 14 дней, то необходимо изменить константу «Срок хранения бизнес событий» в общих настройках (рис.3).

Рис. 3. Константа, определяющая срок хранения бизнес-событий

4. Создание задач по исправлению нежелательной ситуации. Создаем механизм периодического запроса информации от ответственных.

Настраиваем комплексный процесс подтверждения актуальности, который требует от ответственного по зависшим договорам либо закрыть его, либо подтвердить, что договор все еще актуален и указать, чего ждем и когда возобновится работа (рис.4).

Рис. 4. Настройка шаблона процесса

Настраиваем автозапуск процесса по бизнес-событию «По документу не было действий более месяца» (рис.5)

Рис. 5. Настройка автозапуска процесса

5. Контроль выполнения.

Создайте отчеты и рассылку для руководителей подразделений, чтобы отслеживать: - список «брошенных» договоров по подразделению с указанием ответственного и комментария ответственного о том, по какой причине договор без движения и когда планируется возобновление работы по договору; - статус выполнения задач по их закрытию. Создайте отчет для руководителя верхнего уровня, в котором будут: - количество «брошенных» договоров в разрезе подразделений; - дашборды для визуализации данных.

6. Мотивация сотрудников.

Внедрите KPI для сотрудников, связанные с порядком в пуле договоров, за которые отвечает сотрудник. Внедрите KPI для руководителей подразделений, связанные с порядком в пуле договоров подразделения.

7. Регламент процесса.

Разработайте инструкцию для сотрудников по работе с «брошенными» договорами. Проведите обучение по использованию системы.

8. Анализ и улучшение.

Регулярно анализируйте эффективность процесса: a) сколько договоров закрыто за период, b) как меняется процент «брошенных» договоров к общему количеству открытых договоров, c) сколько времени занимает закрытие. Вносите корректировки в процесс на основе анализа.

Под этот процесс попадают разнообразные ситуации «застрявших договоров»:

договор отправлен контрагенту и не возвращается долгое время, договор подписан с двух сторон, но ответственный не передал подписанный экземпляр в бухгалтерию (или в другое подразделение, ответственное за хранение).

Во всех этих случаях имеем дело с договором в «неокончательном» статусе, который долгое время находится без движения.

Практика показывает, что при таком подходе к проблеме можно за пару месяцев снизить количество «брошенных» договоров на 95%. Дальнейшее сокращение числа потеряшек требует более тонкого анализа: идеальный порядок дело затратное, да и не всегда нужное.

Для завершенных, но незакрытых договоров алгоритм практически такой же. В договоре вводится дополнительный реквизит «Плановая дата закрытия». Если у договора не заполнена дата окончания срока действия (договор «До выполнения сторонами своих обязательств»), то должна быть заполнена «Плановая дата закрытия». Соответственно, детектор бизнес-событий должен искать документы, у которых:

статус = «Действует», не заполнена дата окончания срока действия, не заполнена или просрочена плановая дата закрытия.

Обобщая, получаем общий подход по борьбе с нежелательными ситуациями в системе «1С:Документооборот»:

Определение нежелательной ситуации. Определение периодичности контроля. Настройка автоматического обнаружения нежелательной ситуации (детектор бизнес-событий). Создание процесса по исправлению нежелательной ситуации и настройка автозапуска этого процесса. Контроль выполнения (отчеты для руководителей). Мотивация сотрудников на исправление нежелательной ситуации. Регламент процесса и обучение сотрудников. Анализ и улучшение.

Мы осветили только пару проблем, возникающих в ходе эксплуатации системы «1С:Документооборот». Часто бизнес питает иллюзии, что можно один раз вложиться в настройку системы «1С:Документооборот» и дальше она будет работать сама без дополнительных затрат. Это далеко от действительности. С одной стороны, изменения в законодательстве и в бизнесе требуют корректировок в системе документооборота. С другой — и без этого любая сложная система требует затрат на свое обслуживание, иначе она будет терять эффективность и производительность. Если автомобиль не смазывать, не менять масло, фильтры и тормозные колодки, в лучшем случае он со временем станет медленнее ездить, в худшем — сломается, а может быть, даже станет опасным для водителя и окружающих.

Есть мероприятия, которые нужно делать в системе «1С:Документооборот» с определенной периодичностью — например, контроль зависших комплексных процессов («нестартовавших» или с проблемами маршрутизации), синхронизации данных, работы регламентных заданий и т. д. Их список приведен в документации к системе. Однако практика показывает, что ответственный за сопровождение системы периодически или систематически забывает это делать. Между тем в системе «1С:Документооборот» есть замечательный механизм, который подскажет, напомнит и даже предоставит список проблем — рассылка отчетов. Необходимо настроить простейшие отчеты по соответствующим регистрам сведений («Очередь маршрутизации комплексных процессов», «Процессы, ожидающие старта» и т .д.) и периодическую рассылку этого отчета на ответственных сотрудников.

Резюмируя: в системе «1С:Документооборот» есть богатый арсенал функциональности, который позволяет с минимальными затратами организовать процесс регулярного выявления и устранения различных проблемных ситуаций в данных. Порядок — это просто. Главное — не воспринимать беспорядок как нечто неизбежное.