Как выбрать поставщика средств цифровой коммуникации — что на самом деле важно

Цифровая коммуникация – фундамент современной бизнес-среды. От стабильности почтового сервера до удобства работы с мобильных устройств – все это определяет эффективность взаимодействия персонала. Выбор поставщика таких решений напрямую влияет на ежедневную работу компании. Илья Симонов, генеральный директор компании "РуПост" (входит в "Группу Астра"), разобрал, какие технологии и качества следует учитывать, а также как оценить надежность вендора, чтобы сотрудничество было успешным.

Технологии и инструменты: разнообразие и интеграция

Современные предприятия сталкиваются с широким выбором ИТ-решений для организации рабочих процессов. Традиционной основой корпоративных коммуникаций остаются почтовые сервисы с интегрированными календарями и контактами, предлагающие комплексные возможности по управлению электронной перепиской, планированию встреч, организации задач и ведению адресных книг. Параллельно с этим в цифровое рабочее пространство активно внедряются дополнительные инструменты: корпоративные мессенджеры для оперативного общения, платформы для совместной работы с документами, облачные файловые хранилища и корпоративные порталы. Ключевой задачей при построении современной ИТ-инфраструктуры становится создание единой интегрированной среды, где все эти компоненты работают согласованно.

При выборе того или иного продукта важно оценить, набор каких технологий предлагает вендор и насколько он соответствует вашим потребностям. Универсальная платформа удобна тем, что все элементы изначально интегрированы между собой. Согласно современным трендам, бесшовная интеграция различных инструментов обеспечивает непрерывность процессов и избавляет от "разрыва" между разрозненными сервисами. Это повышает эффективность: люди не тратят время на переключение между несвязанными приложениями, а данные консистентно синхронизируются.

Влияние разнообразия инструментов на выбор поставщика сводится к следующему: чем более полным и интегрированным будет предложение, тем меньше усилий уйдет на связывание систем. Например, если разработчик сразу предлагает почтовый сервер с календарем и адресной книгой, совместимый с привычными клиентами, и вдобавок к этому мобильное решение для доступа ко всем тем же данным – это большой плюс.

Обратите внимание и на совместимость с уже используемыми системами. Хороший поставщик понимает, что у вас может быть исторически развернутая инфраструктура (например, директории пользователей, Microsoft Exchange и т.п.), и предложит пути интеграции или плавной миграции. Практика показывает, что востребованы решения, которые умеют "дружить" с унаследованными технологиями во время переходного периода. Кроме того, готовность продукта работать с разными службами каталогов говорит о его открытости и интеграции в ландшафт предприятия. В целом, ориентация на открытые стандарты и интеграцию – признак того, что поставщик не будет изолировать вас в собственном "закрытом" решении, а наоборот, встроится в экосистему ваших ИТ-сервисов. Это один из ключевых критериев при выборе: как отмечает ИТ-директор одного из российских музеев, при сравнении разных продуктов основополагающими факторами стали функциональность, стоимость и возможность сосуществовать с другим софтом.

Надежность и стабильность поставщика: как оценить и распознать риски

Даже самый продвинутый по возможностям сервис не принесет пользы, если он часто недоступен или вендор внезапно перестанет его поддерживать. Надежность здесь проявляется в двух плоскостях: во-первых, техническая стабильность самих решений, во-вторых, устойчивость и добросовестность компании-поставщика. Рассмотрим, как оценивать обе составляющие и что должно насторожить.

Техническая надежность решения

Узнайте архитектуру и уровень масштабируемости продукта. Для корпоративных коммуникаций критичны бесперебойная работа и способность выдерживать высокие нагрузки (большое число пользователей, интенсивный трафик). Современные системы enterprise-класса обычно строятся с расчетом на кластеризацию и отказоустойчивость. Это означает, что даже при росте компании или выходе из строя одного из узлов сервис останется доступным. Поинтересуйтесь у поставщика, реализована ли у них подобная архитектура fault-tolerance – наличие кластерного режима, репликации данных, резервирования – и насколько легко масштабировать систему под рост вашего штата. Надежный признак – когда заявлено, что система обеспечит стабильную работу при любом количестве почтовых ящиков и пользователей. Также плюсом будет интеграция со средствами резервного копирования.

Обратите внимание на межплатформенность и поддержку клиентов: если сотрудники работают на разных устройствах, стабильность должна обеспечиваться везде: и в десктопном, и в мобильном приложениях.

Репутация и опыт поставщика

Надежность поставщика ИТ решений оценивается через его историю и отзывы. Изучите обратную связь от клиентов и партнеров, упоминания в независимых рейтингах отрасли. Это поможет отсеять ненадежных игроков и выбрать проверенный вариант. Если продукт уже используют крупные организации, есть сотни тысяч конечных пользователей – вероятно, ему можно доверять. Такой масштаб внедрений и признание экспертов свидетельствуют о зрелости продукта и способности вендора поддерживать большие проекты.

Качество поддержки и обновлений

Надежный вендор не бросает клиента после продажи. Обратите внимание, как организовано сопровождение: есть ли круглосуточная служба для критичных запросов, какие доступны каналы обращений: телефон, портал и пр., есть ли закрепленный менеджер. Почитайте отзывы: оперативно ли реагируют на инциденты, помогают ли с обучением. Большой плюс, если вендор предлагает пилотное тестирование своего продукта в вашей инфраструктуре – воспользуйтесь этой возможностью. Так вы проверите и функционал, и производительность в "боевых" условиях, прежде чем принять окончательное решение.

Не менее важна политика обновлений. ИТ-сфера стремительно меняется, и коммуникационное ПО тоже должно развиваться: получать новые функции, наращивать производительность, закрывать выявленные уязвимости. Регулярные релизы и дорожная карта говорят о том, что продукт будет актуален и через несколько лет. Вы можете спросить у поставщика о недавних версиях: как часто они выходили, что в них улучшали. Это демонстрирует ориентацию на долгосрочное совершенствование.

Выбор поставщика цифровых коммуникационных решений представляет собой стратегически важное решение, непосредственно влияющее на операционную эффективность и бизнес-устойчивость организации. При оценке потенциальных партнеров необходимо проводить комплексный анализ, выходящий за рамки поверхностного изучения функциональных характеристик. Ключевыми критериями должны стать: способность решения к бесшовной интеграции в существующую ИТ-инфраструктуру, репутация и надежность вендора на рынке, а также подтвержденная практикой эффективность предлагаемых технологий. По-настоящему надежный партнер предлагает не просто набор функций, а комплексное решение, которое органично дополняет цифровую экосистему компании и демонстрирует измеримые преимущества в реальных бизнес-сценариях.

Складывать ли яйца в одну корзину?

Концепция all in one или единого вендора заманчива, но не всегда удобна. Нередко у компании уже есть решение, которое они когда-то выбрали и используют, например, для чатов или видеоконференций, и дублировать его незачем. И это нормально, если клиент задействует разные средства для коммуникации: во многих организациях корпоративный мессенджер от одного производителя, видеосвязь от другого, почта от третьего. Тут есть и плюсы, и минусы, просто важно понимать: почта – это именно почта. Хорошо, когда рядом есть кнопка для чата, если нужен быстрый диалог, но это не значит, что он заменит письма или конференции. Мы живем в мире, где даже на личных устройствах у нас по три мессенджера и несколько соцсетей, и унификация не всегда помогает. Конечно, она дает больше управляемости и контроля, но пользователи все равно обычно "протаптывают свои дорожки". Поэтому целевое решение должно быть гибким и интегрироваться с теми, что людям привычны. В этом отношении почтовый сервер RuPost с клиентом Desktop X, дополненный корпоративным мобильным супераппом WorksPad, представляет собой удачный вариант комплексного цифрового рабочего места с актуальным для современного бизнеса функциональностью и широкими возможностями интеграции сторонних продуктов.