Что такое тайм-менеджмент

Технологиями эффективного использования своего времени, планирования дня, недели, года можно овладеть, надо только знать методики и научиться их применять. Из этого текста вы узнаете, что такое тайм-менеджмент, когда он возник и какие методы подойдут лично вам для лучшей организации рабочего времени и развлечений. Научитесь не тратить время зря, проводить его с пользой и создавать резерв.

У истоков тайм-менеджмента

Рассчитывать и планировать время начали уже первобытные охотники, позже такая необходимость возникла у мореплавателей и путешественников. В античном мире водой по капле измеряли время говорящих. Так появилось выражение «время истекло». Спикер должен был уложиться в отведённый ему отрезок времени.

С появлением дифференциального исчисления научились измерять скорость движения или течения жидкостей. Рене Декарт, Готфрид Лейбниц, Исаак Ньютон задумались о наличии времени в физических процессах и использовали математику для его счёта. Промышленная революция, в свою очередь, подтолкнула к научному осмыслению организации трудового времени.

Первыми системными теоретиками управления трудом и планированием с учётом времени были руководители производства и инженеры. Карл Маркс внёс свой вклад в это осмысление теории общественно-полезного времени.

Согласно концепции Маркса, стоимость любого продукта можно определить через время, затраченное на его производство. Ещё раньше Бенджамин Франклин, учёный и политик, сказал: «время — деньги», имея в виду, что пустая трата времени приводит к убыткам. Так понятие времени Франклин прочно связал с бизнесом.

Однако ещё раньше городские часы на главной площади европейских городов произвели революцию в социальной организации и планировании. Ориентация по времени способствовала большему социальному равенству. Взаимодействие между людьми эволюционировало от строгого подчинения и зависимости к деловым соглашениям и договорённостям. У каждого возникла потребность рассчитывать время, и учитывать занятость других людей, но справляются с этим не все. Мы расскажем о том, как этому научиться.

Осознавай и контролируй

Управление временем, организация времени, планирование на день, тайм-менеджмент — это синонимы для методов, о которых пойдёт речь дальше.

Чтобы планировать, распределять, ставить цели, делегировать, анализировать временные затраты, мониторить, организовывать, составлять списки дел и расставлять приоритеты, спланировать день ребёнку, нужно главное качество — осознанность.

В основе учёта времени лежит сознательный контроль действий и их очерёдности.

Чтобы качественно справляться с этими задачами, определите для своей деятельности соотношение собственных целей и необходимого труда «на дядю», как принято говорить. Назовём эти две сферы «личным делом» и «работой».

Начнём с «работы», так как большинство людей не имеют личного дела и делят время на рабочее и досуг.

Для постоянной осознанности — присутствия в своих действиях — требуется много энергии. Человек не может длительно концентрироваться на чём-то, устаёт, поэтому нужно уметь распределять время, планировать, отводить минуты для максимальной концентрации, чередовать их с отдыхом и переключениями на другие задачи.

Важно! Научитесь определять наиболее сложную часть работы, чтобы выделить на неё необходимое количество времени.

Надо знать свои биологические ритмы, чтобы спланировать день.

На время максимальной работоспособности перенесите наиболее сложную часть поставленных задач.

Кто задействован в промышленном производстве и аналогичных сферах, тому достижение этой цели не даётся просто. Обычно это становится привилегией руководителей и менеджеров, которые решают, кто и где будет выполнять свою работу с учётом времени. Для этого в менеджменте был выработан специальный научный подход.

Научной организацией труда стали заниматься в начале XX века. Одним из пионеров в этой области был Алексей Гастев — директор центрального института труда (ЦИТ).

Согласно его формулировке, эффективность любой профессиональной организации начинается с личной эффективности, в частности, эффективного использования времени.

Однако промышленность не была готова перестроиться с учётом этих требований. И труды Гастева надолго ушли в тень, будучи неизвестными широкой публике. Однако вопрос об индивидуальном подходе к использованию времени пробил себе путь к широкому осмыслению.

В начале 1970-х получил известность метод биолога Александра Любищева — хронометраж — управление личным временем и бюджетирование расходов времени. Главная идея — эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж — инструмент этого мышления. С этого шага можно вести отчёт появления системного подхода в области тайм-менеджмента в России.

На Западе обособление тайм-менеджмента как отдельного направления в науке и практике управления произошло в Голландии. Там на рубеже 1960-70-х годов открыли специальные курсы для служащих и деловых людей по планированию дня и рабочего времени. Вскоре в Германии, США, Финляндии и других странах появились аналогичные обучающие программы.

В настоящее время тайм-менеджмент стал содержанием популярного направления деловой литературы, возникшего на стыке экономики, психологии и социологии.

Управление собственным временем — теперь персональная задача каждого делового человека. Важно научиться формулировать её и решать самостоятельно.

Конкретные рекомендации к планированию рабочего дня

Специальная литература по тайм-менеджменту пестрит заголовками и именами авторов. Поскольку тайм-менеджмент больше развит в западном мире, большая часть авторов оттуда. Они возводят свои рецепты к нескольким крупным именам: Джеймс Маккей, Питер Друкер, Алан Лакейн, Лотар Зайверт, Стивен Кови.

Написанное можно свести к одной структуре. Мы выделили её элементы:

Анализ; моделирование стратегий с учётом проведённого анализа; целеполагание; планирование и расстановка приоритетов; реализация; контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам.

Есть и альтернативные стратегии в тайм-менеджменте. Например, Стивен Кови, в отличие от общепринятой периодизации идей рассматривает четыре этапа:

Фиксация дел; календарное планирование; планирование по приоритетам; современный тайм-менеджмент.

По Кови, каждый из этих элементов может быть дополнительно рассмотрен как стратегия. Они могут быть задействованы в индивидуальном тайм-менеджменте. А чему-то может быть отдано предпочтение. Так, понятие современного тайм-менеджмента у Кови нагружено ценностными основаниями. Он вводит греческое слово «кайрос» — качественное время, существующее наряду с привычным количественным временем — «хроносом». Этот этап вбирает в себя достоинства первого, второго и третьего поколений тайм-менеджмента, в которых доминировали перечисленные пункты, и избавляет от их недостатков.

То есть Кови как бы говорит о высшей осознанности в осуществлении собственного дела. И выбор дела соотносится с ней же. Отсутствие чётко выраженных парадигм характерно для современного тайм-менеджмента, однако можно выделить ряд практических навыков.

Важно! Обдумывай, но практикуй.

Нельзя застревать на этапе планирования, что происходит очень часто с новичками в тайм-менеджменте.

Чтобы избежать такого застревания, начните не с плана действий, а с избавления от хронофагов.

Хронофаги съедают наше время, систематически крадут его, что приводит к затягиванию, отвлечениям, последующей спешке и как следствие — к некачественной работе и переделкам. В итоге человек ещё и перерабатывает.

Главная причина большого количества хронофагов — неумение контролировать свои потребности в мыслях, питании, общении, выражении эмоций.

Если это про вас, то справиться с этим поможет один простой приём. Каждый раз, когда вы отвлекаетесь от поставленных задач на удовлетворение перечисленных потребностей, записывайте время, в которое это произошло, а потом записывайте время возврата к делам. В конце дня посмотрите на свои записи. Подсчитайте, сколько времени вы посвятили непосредственно делу, а сколько всему остальному. Кроме того, вы увидите, с какой периодичностью вы отвлекаетесь от дела.

Переключаться необходимо, но не все способы положительно сказываются на работе. Если вы каждые 40 минут переключаетесь, это нормально. Но проблема может быть в том, что после каждой паузы труднее возвращаться к делу. Зависит от того, на что именно вы отвлекаетесь.

Важно! Для борьбы с хронофагами надо найти такой способ переключаться, который позволит быстро вернуться к работе.

Внешние отвлечения — это ещё один набор помех, которые мешают эффективному использованию времени.

К ним относятся частые телефонные звонки, визиты посетителей, рассылка, события за окном. Для того чтобы снизить вред от них, также есть несколько практических советов:

Ваши друзья и родственники должны знать время вашей занятости и не беспокоить вас, договоритесь с ними об этом; для экстренной связи определите один канал и дайте понять близким, что его нельзя использовать просто так; электронную почту, мессенджеры, телефон настройте так, чтобы сообщения не были видны в течение рабочего времени, настройте фильтры; выберете для работы место, которое обеспечит минимальный набор случайных событий, способных вас отвлечь.

Кроме того, коллеги и сотрудники должны хорошо знать ваш функционал, чтобы не отвлекать вас по другим поводам.

Есть ещё ряд практических советов, которые позволят избежать нехватки времени и распланировать день:

Никогда не беритесь за работу, которую не можете выполнить; не соглашайтесь на работу сверх лимита сил; максимально избегайте работу, суть которой вам непонятна или вы считаете её бесполезной; всегда оставляйте резерв времени на выполнение задачи.

Оставшийся резерв никогда не заполняйте другим делом, а посвящайте отдыху. Так вы избежите переработки и получите дополнительную мотивацию к выполнению намеченных задач в срок.

Слабая мотивация порождает частые отвлечения. Для устранения этой проблемы необходимо глубокое осмысление себя в контексте дела, которым заняты. Это как раз философская часть тайм-менеджмента, для которой требуется выходить за пределы повседневной практики. Рамки этой статьи не позволяют её здесь развернуть. Но несколько практических советов всё же можно дать.

Периодически возвращайтесь мысленно в детство и вспоминайте, такой ли вы видели свою жизнь. Вспоминайте, о чём вы мечтали. Периодически своим взглядом охватывайте весь мир по возможности, в его многообразии и сложности, чтобы ваш кругозор не был узок. Для этого в свободное время читайте, ходите в театр, гуляйте, общайтесь с друзьями, заводите новые знакомства. Чтобы на всё это было время, нужно уметь его планировать.

Право на труд и право на отдых

Тайм-менеджмент поможет не только справиться с работой, но и найти время для досуга, спланировать день отдыха. А самое главное — использовать время отдыха так, чтобы снова захотелось трудиться.

Здесь действуют многие практические решения, которые подходят для организации рабочего времени: борьба с хронофагами, фильтры, выбор посильных направлений. Однако отдых должен расслаблять. Контроль должен быть иным и сниженным. Чтобы не навредить себе во время отдыха, надо хорошо изучить, что именно вам приносит настоящее удовольствие без потери сил.

Важно! Отдых должен восстанавливать силы, а не лишать их.

Найдите такие занятия, после которых у вас улучшается настроение, растёт потенциал к деятельности, увеличивается работоспособность.

Конечно, каждый сам выбирает, как ему отдыхать, однако есть и универсальные рецепты. Выход на природу, к реке, в лес, в горы, в парки — всё это положительно сказывается на психологическом и физическом состоянии человека. Нужно уметь находить для этого время и место.

Кроме того, важнейшую роль в тайм-менеджменте играет умение правильно организовать быт. Эта сфера выделилась даже в отдельный жанр литературы с общим смыслом, понимаемым как искусство наводить порядок в доме, или делать уборку. По сути, это ответвление тайм-менеджмента.

К отдельной задачи организации досуга можно отнести спорт или фитнес. Разумные физические нагрузки необходимы для здоровья и работоспособности. Нужно поддерживать свою физическую форму. Чтобы избежать переутомления, можно обратиться к специалистам, которые помогут выработать оптимальный объём нагрузок и распланировать день для них.

Чтобы время работало на нас

Сегодня всё чаще можно услышать выражение: «время работает против нас». Действительно, многие заметили, что жизнь как будто ускорилась. Для этих ощущений есть объективные причины. Современный человек вынужден сталкиваться с таким объёмом информации в течение дня, который люди прошлого обрабатывали за год, а иногда и за всю жизнь. Наше сознание не успевает фильтровать её и осмыслять. Из-за этого кажется, что мы ничего не успеваем, хотя успеваем зачастую гораздо больше, чем наши предки. Однако не всё, что мы считаем главным.

Важно! Успевайте главное!

Да пребудет с вами ваше время.