Применение трудового законодательства в условиях пандемии

Ситуация с распространением коронавируса остается непростой и требует от предпринимателей не только по-новому организовывать условия труда, но и оперативно реагировать на меняющиеся законы, постановления и рекомендации федеральных и местных властей в этой области.

С 1 января вступил в силу Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях». Теперь такая работа может быть не только постоянной, но и временной (на срок не более шести месяцев), а также периодической, подразумевающей комбинированный режим.

Но все-таки выбор мер будет зависеть от конкретного работодателя, в том числе от его финансовой ситуации. Это может быть: перевод работника на дистанционную работу с сохранением оплаты, оформление простоя (если обеспечить работой не получается), изменение режима работы. А вот отправить сотрудника в отпуск не по графику без его согласия нельзя. То же самое касается отпусков без сохранения зарплаты: направлять в них в одностороннем порядке работодатель не имеет права. Если работник оформил больничный, в том числе в связи с коронавирусом, допускать его к работе нельзя (даже на дому) – у вас будут проблемы с оплатой больничного.

Ограничительные меры в целом принимаются на региональном уровне: например, приостановление деятельности организаций на территории субъекта (кроме медицинских, аптечных и некоторых других) или определение особенностей режима работы. Федеральные госорганы, госорганы субъектов РФ, органы местного самоуправления, а также органы управления государственными внебюджетными фондами должны определить численность сотрудников, обеспечивающих их деятельность в период действия принятых в регионе мер (п. 1, 4, 6, 7 Указа Президента РФ от 11.05.2020 № 316). Госорганы оказывают работодателям информационную поддержку. Например, Роструд запустил специальный сервис «Коронавирус: горячая линия». Здесь можно получить онлайн-консультацию о порядке применения трудового законодательства, в том числе при переходе на дистанционный режим и работу на дому, при введении простоя, предоставлении внеочередных отпусков и по другим вопросам (Информация Роструда).

В приказном порядке

Издание отдельного приказа поможет организовать работу в условиях пандемии, в частности назначить лиц, ответственных за оформление кадровых документов, обмен ими с работниками и другие кадровые операции (рекомендации, направленные Письмом Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24). В него может быть включена следующая важная информация: очередность перевода на удаленную (дистанционную) работу, простой отдельных подразделений (работников), особенности посещения офиса в условиях распространения коронавируса (если это необходимо), возможность согласования индивидуальных графиков работы и другие особенности организации работы в этот период. При подготовке приказа используйте Рекомендации Роспотребнадзора.

Для организаций, работающих в сферах торговли и строительства, а также тех, которые применяют вахтовый метод работы, Роспотребнадзор подготовил отдельные рекомендации (письма от 30.04.2020 № 02/8480-2020-24, от 18.04.2020 № 02/7329-2020-27, Методические рекомендации, утвержденные Главным государственным санитарным врачом РФ 01.06.2020). Кроме того, для организаций, применяющих вахтовый метод работы, Правительство РФ ввело временные правила на период с 29.04.2020 по 31.12.2020 (Постановление от 28.04.2020 № 601).

Сотрудники по согласованию с вами могут продолжать работать в данный период на удаленном режиме. Изменения, касающиеся перехода на такой режим, в это время можно оформить, обменявшись электронными образцами документов. При необходимости позже их можно оформить в установленном порядке (письма Минтруда России от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696, от 27.03.2020 № 14-4/10/П-2741, Информация Роструда).

Столичный подход

Московским работодателям, которые вправе не ограничивать деятельность в период режима повышенной готовности (кроме случаев, установленных решениями президента РФ, указом мэра Москвы и (или) иными нормативными правовыми актами РФ) и принимать граждан, рекомендуем включить в приказ, в частности, положения (п. 6, 11, 12.2 Указа Мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ, Приложение 6 к названному указу, п. 2.2, 3 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ):

об обязанности лиц при совместном пребывании соблюдать социальное дистанцирование (расстояние не менее 1,5 м); о численности работников, которые: не переводятся на дистанционную работу (в связи с необходимостью непосредственно участвовать в обеспечении непрерывных технологических и иных процессов, направленных на обеспечение деятельности работодателя); переводятся на дистанционную работу.

С 5 октября 2020 года работодателям (заказчикам работ, услуг), осуществлявшим деятельность на территории Москвы, было необходимо перевести на дистанционный режим работы не менее 30% всех работников (исполнителей по договорам ГПХ), а также всех работников старше 65 лет и работников с заболеваниями, перечень которых определен Департаментом здравоохранения г. Москвы. Исключение – лица, присутствие которых на рабочем месте критически необходимо для функционирования организации (ИП). Лица старше 65 лет и лица с заболеваниями включаются в эти 30% работников и исполнителей по договорам ГПХ. Данные положения не распространяются на ряд организаций (п. 3.1 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ). На сайте мэра Москвы https://www.mos.ru разъяснено, в частности: в 30% могут быть включены работники, находящиеся в командировке или отпуске. Если у организации есть обособленные подразделения в других регионах, при вычислении этих 30% за 100% необходимо брать только работников и исполнителей по договорам ГПХ, осуществляющих деятельность в г. Москве (Пресс-релиз Правительства Москвы от 13.10.2020).

Сведения о работниках, в отношении которых приняты решения о переводе (непереводе) на дистанционный режим работы, надо представлять каждый понедельник через личный кабинет юрлица (ИП) на официальном сайте мэра и правительства Москвы (п. 3.3 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ). Они подаются по установленной форме. Если после первого размещения сведения не изменились, повторно их представлять не нужно (абзац второй п. 3.3 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ, Пресс-релиз Правительства Москвы от 13.10.2020). Если данные изменились, подать актуализированную форму следует в день, когда принято решение, повлекшее изменение сведений (абзац второй п. 3.3 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ).

Если в организации или ИП всего один человек, переводить его на дистанционный режим работы и представлять соответствующие сведения не требуется. Если индивидуальный предприниматель привлекает к своей деятельности работников или исполнителей по договорам ГПХ и ведет деятельность в месте своего проживания, не менее 30% таких лиц он должен перевести на дистанционный режим работы и они не должны осуществлять деятельность по этому адресу. Если у работодателя (заказчика работ, услуг) сеть магазинов и они работают как одно юрлицо, то на все магазины подается одна форма сведений о работниках. Если каждый магазин относится к отдельному юрлицу, нужно подавать отдельную форму на каждый из них (п. 6–8 Пресс-релиза Правительства Москвы от 05.10.2020). ИП могут подавать сведения о работниках, не используя ЭЦП (Пресс-релиз Правительства Москвы от 14.10.2020).

За непредставление сведений, представление неверных сведений, а также за нарушение других требований, установленных п. 3 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ работодатели, осуществляющие деятельность на территории Москвы, могут быть привлечены к ответственности, предусмотренной законодательством об административных правонарушениях (п. 3.4 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ);

об использовании средств индивидуальной защиты (маски, респираторы, перчатки); обязанности работников незамедлительно информировать работодателя о наличии симптомов ОРВИ; о принятии иных мер, предусмотренных п. 11, 12.2 Указа Мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ, Приложением 6 к этому указу, п. 2.2, 3 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ (в некоторых случаях – мер, предусмотренных п. 8.5 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ (Пресс-релиз Мэра Москвы от 10.11.2020).

Справки и анализы

Рекомендуется обеспечить справками сотрудников, если они перемещаются в связи со служебной необходимостью, а в регионе действуют ограничительные меры по передвижению населения. На региональном уровне могут предусмотреть обязанность проводить тестирование работников на коронавирус или на соответствующие антитела (п. 2.4–2.6 Приложения 6 к Указу Мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ, п. 2.2 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ). Также могут установить порядок организации проведения этих анализов и ограничить круг медорганизаций, которые вправе проводить забор биоматериала для них.

Например, утвержден Порядок взаимодействия в порядке эксперимента организаций и ИП, которые зарегистрированы и (или) осуществляют трудовую деятельность в Москве, с частными медорганизациями и медорганизациями государственной системы здравоохранения при проведении анализов работников на наличие коронавирусной инфекции и иммунитета к ней. И те и другие медорганизации для забора крови у работников должны иметь лицензию на медицинскую деятельность, включающую работы (услуги) по оказанию первичной доврачебной медико-санитарной помощи в амбулаторных условиях по сестринскому делу. При этом Перечень государственных медорганизаций с такими лицензиями, которые проводят забор крови у работников, утвержден отдельно (п. 1.1, 1.2 Приказа Департамента здравоохранения г. Москвы от 11.06.2020 № 611, п. 1 порядка, утвержденного данным приказом).

Вместе с тем, по мнению Минтруда России, работодатель не вправе требовать от работника представить справку, подтверждающую отрицательный результат тестирования на COVID-19, как и пройти сам тест (Письмо от 01.10.2020 № 14-2/10/ФС-1503).

При этом руководителям организаций рекомендовано обеспечить контроль температуры тела работников и иммунизацию персонала против гриппа. Также им рекомендуется принять меры по недопущению переохлаждения работников, работающих зимой на открытом воздухе, не допускать к работе болеющих ОРВИ работников в период эпидемического сезона по гриппу и ОРВИ и обеспечить работников, которые в этот период работают с населением, масками, респираторами и перчатками (п. 5 Постановления Главного Государственного санитарного врача РФ от 13.07.2020 № 20).

Риски для работодателя

Законом ни для каких категорий работников не установлено преимущественное право перевода на дистанционную работу. Решать, кому в первую очередь предложить такой перевод, надо, исходя из производственных потребностей и возможностей, с учетом предписаний или рекомендаций, которые могут содержаться в региональных актах (п. 3.1 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ).

Табель учета рабочего времени на дистанционных работников ведется как обычно (особенностей нет). Так, если в компании уже есть унифицированная форма табеля (№ Т-12 или Т-13) и она ведется методом сплошной регистрации явок и неявок, то дни, когда работник трудится, необходимо отменить буквенным «Я» или цифровым кодом «01». Если в компании своя форма табеля, то коды применяются как было принято (п. 4 Приложения к Письму Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5).

При угрозе возникновения или уже возникшей ЧС, при введении режима повышенной готовности на территории РФ в целом или в вашем регионе работник при приеме на работу, помимо документов об образовании на бумажном носителе, может предъявить вам копии документов об образовании и (или) о квалификации, а также об обучении, которые были выданы в электронной форме, то есть когда бумажный носитель был отсканирован или сфотографирован так, чтобы его реквизиты поддавались машиночитаемому распознаванию (п. 2 ч. 17 ст. 108 закона об образовании).

Роструд указал, что нужно проводить обучение дистанционных работников безопасным способам ведения работы на производственном оборудовании. С ними в том числе проводится вводный инструктаж, дата и время его проведения фиксируются в соответствующем журнале. Законодательно порядок проведения инструктажей для таких работников не установлен. Вы можете разработать локальный нормативный акт, предусматривающий порядок проведения инструктажей путем обмена электронными документами с дистанционными работниками (вопрос № 4 Обзора актуальных вопросов от работников и работодателей за июнь 2020 года).

При этом для работодателей возможны, в частности, следующие риски:

административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, за то, что компания отправит работника в отпуск за свой счет без его согласия; административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, если компания не оплатит время простоя или снизит работнику заработную плату из-за перевода на дистанционную работу; признание увольнения незаконным, восстановление работника на работе с выплатой ему среднего заработка за все время вынужденного прогула – если необоснованно компания уволит работника. Это следует из абзацев первого, второго ст. 234, ч. 1, 2 ст. 394 ТК РФ, абзаца первого п. 60 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2; возмещение работнику морального вреда, судебных издержек. Это возможно при любых нарушениях прав работника (ч. 1 ст. 21, ст. 237, ч. 9 ст. 394 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2); кроме того, могут привлечь к ответственности за нарушение законодательства в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения (ст. 6.3 КоАП РФ).

Организация работы при контакте с заболевшими гражданами

Сотруднику организации, контактировавшему с больным COVID-19, следует соблюдать режим самоизоляции в течение 14 календарных дней. Если сотрудник не может выйти на работу, поскольку должен находиться на самоизоляции, то у него есть уважительные причины для отсутствия на работе. Поэтому в рассматриваемой ситуации все зависит от того, как будет оформлено отсутствие сотрудника на работе.

Период отсутствия этого сотрудника на работе можно оформить одним из следующих способов.

Как период нетрудоспособности

К работнику, контактировавшему с больным коронавирусом, должны приехать медработники и сделать тест на коронавирус (п. 1.5 Постановления Главного государственного санитарного врача от 30.03.2020 № 9). Такому работнику могут выдать листок временной нетрудоспособности на период самоизоляции (п. 2.7 Постановления Главного государственного санитарного врача от 13.03.2020 № 6). Если работнику выдан больничный лист, то в табеле (по форме № Т-12, Т-13) период его отсутствия обозначается буквенным кодом «Б» или цифровым кодом «19».

Перевести на удаленную работу (при возможности)

Зарплата за такой период начисляется в обычном порядке. В табеле учета рабочего времени период работы обозначается буквенным кодом «Я» или цифровым кодом «01».

Предоставить отпуск без сохранения зарплаты

Отпуск предоставляется по письменному заявлению сотрудника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Зарплата за период такого отпуска не начисляется и не выплачивается. В табеле учета рабочего времени (по форме № Т-12, Т-13) период отпуска обозначается буквенным кодом «ДО» или цифровым кодом «16».

Предоставить часть ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика отпусков

Отпуск предоставляется на основании письменного заявления сотрудника (ст. 122 ТК РФ). Предоставление работнику отпуска по его заявлению, а не по графику не может считаться фактом, ухудшающим положение работника (Письмо Роструда от 04.08.2010 № 2286-6-1). За этот период сотруднику полагаются отпускные, а в табеле учета время отпуска обозначается буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09».

Оформить простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника

Работодатель может объявить простой в любой момент, когда возникают обстоятельства для простоя. Простой объявляется приказом организации, который издается в свободной форме (Письмо Минтруда России от 11.08.2017 № 14-2/ООГ-6529). Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Компенсации в новых условиях труда

В новых условиях труда многие работодатели несут дополнительные расходы, связанные с выплатой компенсаций. Некоторые компенсации необязательны, но в процессе работы просто необходимы. К ним могут относиться компенсации за использование личного автотранспорта, компенсации за использование техники, Интернета.

Но существуют и обязательные мероприятия, такие как медицинские осмотры. Следовательно, если медицинский осмотр сотрудник прошел самостоятельно, то компенсация осуществляется за счет работодателя. По нормам ТК РФ работодатель должен за свой счет проводить обязательные периодические медицинские осмотры сотрудников (абзац двенадцатый ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

Некоторые категории работников (в том числе работники медицинских организаций) должны проходить внеочередные медицинские осмотры по медицинским рекомендациям в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний (ст. 213 ТК РФ). Как следует из Постановления Главного государственного санитарного врача РФ от 22.05.2020 № 15 «Об утверждении санитарно-эпидемиологических правил СП 3.1.3597-20 “Профилактика новой коронавирусной инфекции (COVID-19)”», в первую очередь необходимо тестировать работников медицинских организаций, имеющих риск инфицирования при профессиональной деятельности. ФФОМС пришел к выводу, что обследование работников организаций (в том числе медицинских), у которых нет симптомов коронавируса, должно происходить за счет средств работодателя.

Затраты на компенсацию работникам стоимости обязательного тестирования на COVID-19 могут учитываться организацией при налогообложении прибыли на основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ как расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Так, обязанность работодателя проводить исследования обусловлена ст. 212 ТК РФ, возлагающей обязанность по обеспечению безопасных условий и охраны труда, а также статьей 39 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения», закрепляющего обязательность соблюдения санитарных правил для граждан, индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.

В целом принято достаточно много изменений, поправок, которые необходимо учитывать при организации работы сотрудника. Нужно учиться жить в новой реальности, перестроить систему организации работы, премирования и прочее.