Как отвечает работник за порчу имущества

Первая возмещается в денежном эквиваленте путем удержания суммы ущерба из заработной платы либо путем взыскания денег в судебном порядке, вторая применяется к работнику, совершившему дисциплинарный проступок (неисполнение или ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей). В обоих случаях перед работодателем встает целый ряд вопросов – от вида взыскания до учета соответствующих операций и их налоговых последствий.

Основные виды дисциплинарных взысканий перечислены в ч. 1 ст. 192 ТК РФ. Это замечание, выговор и увольнение. Материальная же ответственность состоит в том, что работник, причинивший работодателю ущерб, обязан его возместить. Возмещению подлежит только прямой действительный ущерб, то есть реальное уменьшение наличного имущества или ухудшение его состояния, а также необходимость работодателя произвести траты на приобретение, восстановление такого имущества или возмещение ущерба третьим лицам. Упущенная работодателем выгода не считается ущербом и взысканию с работника не подлежит (ст. 238 ТК РФ).

Виды материальной ответственности

Трудовое законодательство предусматривает два вида материальной ответственности работника – ограниченную (частичную) и полную. Основное отличие первой от второй состоит в размере. Согласно ст. 241 ТК РФ максимальная сумма ущерба, которую работодатель может потребовать с работника в счет возмещения ущерба, ограничена размером его среднего месячного заработка. К ограниченной (частичной) материальной ответственности может быть привлечен любой сотрудник, включая тех, с кем не заключался отдельный договор о полной материальной ответственности.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника на основании договора о полной материальной ответственности или когда такая ответственность предусмотрена законом. Ответственность работника в этом случае не ограничивается размером его среднего месячного заработка. Работодатель вправе потребовать от него возместить прямой действительный ущерб в полном размере (ч. 1 ст. 242 ТК РФ).

Случаи полной материальной ответственности установлены ст. 243 ТК РФ, в том числе:

когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей; при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).

Договор о полной материальной ответственности можно заключить только при соблюдении условий, которые перечислены в ч. 1 ст. 244 ТК РФ, а именно: достижение работником совершеннолетия; выполнение работником функций, связанных с обслуживанием денежных, товарных ценностей или иного имущества работодателя. Полный перечень должностей, работа на которых связана с риском ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 (Письмо Минфина РФ от 17.11.2020 № 14-2/ООГ-17024). Договор является добровольным. Вместе с тем если сотрудник выполняет работу, при которой законодательство разрешает заключать с ним договор о полной материальной ответственности, отказаться подписывать такой договор он не вправе (Письмо Минтруда от 17.11.2020 № 14-2/ООГ-17024).

Законодатель также предусмотрел ответственность работников в силу закона. Исчерпывающий перечень случаев, в которых на работника возлагается полная материальная ответственность в силу закона, закреплен в ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Так, ответственность в полном размере причиненного ущерба наступает: когда полная материальная ответственность возложена на работника в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами; в случае недостачи ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу; в случае умышленного причинения ущерба; в случае причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; в случае причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда; в случае причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом; в случае разглашения работником сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную); в случае причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Когда работник не обязан возмещать ущерб работодателю

Работодатель не вправе требовать от работника возмещения материального ущерба, если он был причинен вследствие (ст. 239 ТК РФ): непреодолимой силы; нормального хозяйственного риска; крайней необходимости; необходимой обороны; неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения вверенного работнику имущества.

Действия работодателя при обнаружении недостачи

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача, то главная задача руководителя – все правильно оформить и задокументировать. Вначале работодателю необходимо установить размер причиненного ему ущерба и причины его возникновения. Для этого он должен создать комиссию с участием соответствующих специалистов и провести проверку (ст. 247 ТК РФ), затем документально зафиксировать факт порчи имущества, величину причиненного ущерба, виновное лицо (если его можно установить).

В свою очередь, работник должен письменно пояснить причины, повлекшие порчу имущества (тем самым признать свою вину). В случае отказа работника от предоставления пояснений составляется акт. Работник вправе оспорить результаты проверки комиссии, в том числе в судебном порядке (ст. 247, 381, 382 ТК РФ).

Взыскание недостач за счет виновных лиц может производиться на основании решения (ст. 248 ТК РФ):

работодателя, если сумма ущерба не превышает средний месячный заработок и не прошел месячный срок со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Решение об удержании сумм оформляется приказом руководителя организации; суда, если работник оспаривает удержания, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок или прошел месячный срок.

После того как все будет правильно задокументировано, руководитель передает документы в бухгалтерию. Решение вопроса о взыскании денег с сотрудника регулируется ст. 248 ТК РФ. Взыскать положенную сумму возможно по заявлению работника, который на основании приказа о возврате недостающего в письменной форме сам просит осуществить вычет из его зарплаты. Если же работник возражает против удержания с зарплаты, тогда возможно произвести взыскание на основании решения суда. При таком варианте по исполнительному листу будут вычитывать до 50% от общей суммы его дохода.

Если руководитель выступает инициатором дисциплинарного взыскания в виде увольнения работника, тогда нет необходимости ждать положенные две недели. Уволить можно, даже издав приказ в день ознакомления с результатами инвентаризации. Работник за совершение проступка может быть привлечен к дисциплинарной или материальной ответственности либо одновременно к обеим формам наказания. Ситуации, которые требуют применения двойного наказания, подразумевают, что результатом нарушения трудовой дисциплины стало причинение прямого действительного ущерба работодателю.

Если по решению суда работник откажется платить и при этом уволится (отказать в этом праве работодатель все равно не имеет права), тогда удержания на основании исполнительного листа могут производиться с других видов его дохода.

Списание недостачи

Для отражения в бухгалтерском учете сумм недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей, включая денежные средства, выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, а также списания этих сумм предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Инструкция по применению Плана счетов).

Обратите внимания на п. 29–31 Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов. С 1 января 2021 года они утратили силу в связи с вступлением в силу ФСБУ 5/2019 «Запасы». Но положения рекомендаций можно учитывать при отражении в бухгалтерском учете операций взыскания ущерба с работника, поскольку иного документа пока нет.

В пункте 29 документа было указано, что суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно. В бухучете данная операция отражается по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов учета запасов – в части договорной (учетной) цены запаса и дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета «Отклонение в стоимости материалов» при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов.

В пункте 30 Методических указаний было сказано, что недостача запасов и их порча списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации, на увеличение расходов у некоммерческой организации. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Итак, подтверждающими документами по списанию сумм недостач и потерь от порчи ценностей могут быть инвентаризационные описи, сличительные ведомости результатов инвентаризации, акты служебных расследований, документы по приему материальных ценностей, договор с поставщиком, приказ руководителя, решение суда по установлению виновных в недостаче или порче ценностей лиц, справка о прекращении уголовного дела, применяемые организацией нормы естественной убыли, бухгалтерская справка.

По счету 96 «Резервы предстоящих расходов» происходит списание тогда, когда имеется соответствующий резерв.

Доказательства обоснованности иска

Необходимыми условиями для наступления материальной ответственности работника за ущерб являются:

• наличие прямого действительного ущерба у работодателя;

• противоправность поведения работника;

• причинная связь между поведением работника и причиненным работодателю ущербом;

• вина работника в причинении ущерба.

При этом бремя доказывания наличия совокупности перечисленных обстоятельств возложено на работодателя, который до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником обязан провести проверку с обязательным истребованием от работника письменного объяснения для установления размера причиненного ущерба, причин его возникновения и вины работника в причинении ущерба.

Обращение работодателя в суд

На основании ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд (по спорам о возмещении работником ущерба) в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. Отсчитывать срок нужно с момента обнаружения ущерба, а не со дня, когда работодатель оплатил расходы на восстановление имущества.

Пропуск работодателем без уважительных причин срока обращения в суд, предусмотренного ст. 392 ТК РФ, о применении которого заявлено работником, является основанием для отказа судом работодателю в иске о привлечении работника к материальной ответственности.

Рассчитывать на то, что судьи удовлетворят иск о взыскании ущерба, можно лишь в случае, когда у работодателя имеются все необходимые документы, составленные без нарушений и недочетов.

Работодатели должны неукоснительно соблюдать требования ст. 247 ТК РФ, согласно которой до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт. Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их.

В связи с этим судьи проверяют, соблюдены ли работодателем процедура и порядок проведения инвентаризации, включая надлежащее оформление подтверждающих документов.

Дела по спорам о материальной ответственности работника за ущерб, причиненный работодателю, относятся к индивидуальным трудовым спорам и мировому судье неподсудны (независимо от цены иска). Согласно разъяснениям, содержащимся в п. 1 Постановления Пленума ВС РФ № 52, обязанность работника возместить причиненный работодателю ущерб возникает в связи с трудовыми отношениями между ними, поэтому дела по спорам о материальной ответственности работника за ущерб, причиненный работодателю, в том числе в случае, когда ущерб нанесен работником не при исполнении им трудовых обязанностей (п. 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), рассматриваются районным судом в качестве суда первой инстанции. Дела по спорам о материальной ответственности рассматривает районный суд, даже если цена иска меньше 50 тыс. руб.

Иски работодателей о взыскании с работника материального ущерба предъявляются по месту жительства работника (ответчика) либо по месту исполнения трудового договора. В трудовом договоре нельзя устанавливать условие о подсудности споров о взыскании ущерба с работника. Суд может уменьшить взыскиваемую сумму не только по просьбе работника, но и по своей инициативе.

Налог на добавленную стоимость

Вопрос о необходимости восстановления НДС при обнаружении недостачи является спорным и остается на усмотрение организации. Глава 21 НК РФ связывает право на вычет с целью приобретения товаров (работ, услуг) и не содержит условия о том, что применение налогового вычета возможно только после использования приобретенных товаров (работ, услуг) в производственной деятельности. Соответственно, для применения вычета НДС имеет значение не сам факт использования приобретенных товаров (работ, услуг) для осуществления операций, облагаемых НДС, а их предназначение.

Для ряда случаев положения гл. 21 НК РФ предусматривают необходимость восстановления НДС (п. 3 ст. 170, ст. 171.1 НК РФ). Причем перечень таких случаев является исчерпывающим (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф04-6237/2017 и др.). С этим согласилась и налоговая служба, сославшись на Решение ВАС РФ от 23.10.2006 № 10652/06 (Письмо от 16.04.2018 № СД-4-3/7167@). Списание товарно-материальных ценностей в результате как утраты их потребительских свойств (порча, брак), так и в связи с их недостачей к числу случаев, перечисленных в п. 3 ст. 170 НК РФ, не относится. Следовательно, у налогоплательщика отсутствует обязанность по восстановлению ранее предъявленных к вычету сумм НДС по таким товарно-материальным ценностям.

При этом возможны споры с налоговым органом. Официальная позиция уполномоченных органов состоит в том, что в случае если приобретенные товары (работы, услуги) не используются налогоплательщиком для операций, подлежащих налогообложению, то оснований для вычета сумм НДС, предъявленных при их приобретении, не имеется. Чиновники исходят из положений п. 2 ст. 171 НК РФ, согласно которому суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров, подлежат вычетам в случае использования этих товаров для осуществления операций, признаваемых объектами обложения НДС. При этом выбытие имущества по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей, а связанным со списанием, на основании норм ст. 39 и 146 НК РФ объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость не является.

Для решения вопроса о восстановлении НДС (ранее правомерно принятого к вычету) по выбывающему имуществу в Письме Минфина России от 23.07.2018 № 03-03-07/51352 рекомендовано обратиться к правовой позиции, представленной в п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33. В нем даны рекомендации по определению налоговых последствий выбытия (списания) имущества в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика (утрата имущества по причине порчи, боя, хищения, стихийного бедствия и т. п.). Указав, что такое выбытие имущества не является объектом обложения НДС, арбитры подчеркнули: налогоплательщик обязан зафиксировать факт выбытия и то обстоятельство, что имущество выбыло именно по указанным основаниям, без передачи его третьим лицам. В силу п. 1 ст. 54 НК РФ именно налогоплательщик обязан доказать наличие тех фактов своей хозяйственной деятельности, которые влияют на формирование финансового результата, служащего основанием для определения объема налоговой обязанности. Если в ходе разбирательства суды установят факт выбытия имущества, а налогоплательщик не подтвердит, что выбытие имущества имело место в результате наступления событий, не зависящих от его воли, ему придется начислить налог по правилам, предусмотренным п. 2 ст. 154 НК РФ для случаев безвозмездной реализации имущества.

Таким образом, для того чтобы выбытие имущества, пришедшего в негодность по вине работника, не было признано «скрытой» реализацией или передачей на безвозмездной основе третьему лицу (операциями, подлежащими обложению НДС), организации необходимо оформить те документы, о которых мы говорили ранее. Именно они помогут (в случае спора с контролерами) подтвердить причину и обстоятельства списания имущества с баланса организации.

Налог на прибыль

Налоговый учет недостач в первую очередь зависит от того, применяются ли к недостаче нормы естественной убыли. Если применяются, то потери от недостачи или порчи при хранении МПЗ в пределах норм естественной убыли приравниваются в целях исчисления налога на прибыль к материальным расходам. Соответственно, недостачи (потери) сверх норм естественной убыли не могут учитываться в составе материальных расходов.

Имеет значение наличие или отсутствие виновного лица. Если установлено лицо, виновное в возникновении недостачи, то сумма ущерба, подлежащая компенсации, включается в состав внереализационных доходов, одновременно в регистре расходов необходимо отразить сумму ущерба в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда (п. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Перейдем к ситуации, когда виновники недостачи не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них. Недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить актом уполномоченного ведомства, как того требует подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Причиной недостачи могут стать форс-мажорные обстоятельства. В этом случае тоже речь идет о внереализационном расходе (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). Убытки в этой ситуации списывают по общим правилам – в момент завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности. Не забудьте, что нужен и документ уполномоченных органов. Обычно это справка из МЧС. Например, о пожаре, урагане или наводнении.

Если работодатель отказывается от взыскания ущерба с работника

Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Допустим, что в ходе инвентаризации выявлена недостача, которая частично компенсируется виновным работником, в остальной части работодатель принимает решение о списании недостачи за счет организации.

По общему правилу, закрепленному в ст. 41 НК РФ, доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой ее можно оценить, и определяемая для физических лиц на основании гл. 23 НК РФ.

Является ли сумма причиненного ущерба доходом работника? Должен ли работодатель в указанном случае удержать НДФЛ с суммы списания недостачи, допущенной по вине работника, за счет собственных средств? Обязан ли он в таком случае исчислить страховые взносы с этих сумм?

В соответствии с ТК РФ конкретный размер причитающегося к возмещению работником ущерба устанавливается работодателем. В связи с этим у работника не возникает экономической выгоды и, соответственно, облагаемого НДФЛ дохода в виде суммы прямого действительного ущерба, от взыскания которой с сотрудника отказался работодатель.

В подпункте 1 п. 1 ст. 420 НК РФ определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию. При отказе от взыскания с виновного работника сумм возмещения причиненного ущерба работодатель не производит каких-либо выплат или иных вознаграждений в его пользу. Поэтому обложение страховыми взносами отсутствует (Письмо Минфина России от 20.10.2017 № 03-04-06/68917).