Выстраиваем работу в коллективе, чтобы не было авралов и простоев

Каждый собственник бизнеса рано или поздно сталкивается со снижением эффективности работы команды. При этом проблемы часто выбивают из колеи, заставляют сомневаться в своих способностях и в будущем своего дела. Задача хорошего руководителя — разобраться, почему так происходит, ведь от слаженной работы коллектива зависит не только выполнение KPI, но и полноценное развитие бизнеса.

Как показывает практика, опережать сложности куда проще, чем разрешать их. Так каких же правил следует придерживаться для эффективной работы компании? Александр Арутюнов, генеральный директор бренда женской одежды EMKA, делится своим опытом управления брендом в fashion-индустрии.

Перегруженность топ-менеджмента можно наблюдать во многих компаниях — от крупных до самых небольших. Со стороны должность СЕO кажется лакомым куском, но изнутри она таит в себе много непростых задач. Не секрет, что у руководителей часто встречается проблема перегруженности. Директор должен быть в курсе всех дел компании: встречаться с партнерами, следить за производством, заниматься планом развития и продаж. Случается, что люди не могут рассчитать нагрузку и берут на себя решение дополнительных задач, например, таких, как ведение бухгалтерии или самостоятельный подбор сотрудников без помощи HR.

Когда-то в начале пути я нанял личного помощника и стеснялся поставить перед ней даже самую простую задачу, например, покупку билета на самолет. Я не понимал, зачем просить человека, когда я могу купить билет и сам. Сейчас я придерживаюсь противоположной позиции: если задачу можно кому-то передать, то её нужно обязательно делегировать. Я не могу представить свой рабочий день без личного помощника. Время свободное от рутинных дел я трачу более продуктивно — на глобальные проекты и поиск новых бизнес решений.

Кажется, что самому сделать все легче и быстрее, однако есть одно «но». Перегруженность может привести к быстрому выгоранию или же просто притуплению внимания. Это становится причиной снижения эффективности, а в конце концов скажется и на уменьшении прибыли компании. Отсюда можно сделать вывод о важности навыка делегирования.

Нежелание делегировать часто связано с простым выводом: никто не сделает эту работу лучше, чем я сам. Но если подойти к вопросу с холодной головой, то можно выяснить, что делегировать можно многое: телефонные переговоры, переписки, подготовку презентаций, узкоспециализированные задачи, например, пиар-кампании или дизайн сайта.

Команда не будет расти, если вы боитесь делегировать. В один день можно столкнуться с тем, что вас окружают люди, на которых нельзя положиться. Не вините сотрудников за их некомпетентность, вините себя за то, что не смогли вовремя погрузить их в процесс.

Чтобы страха делегировать не возникало, мы внимательно подходим к вопросу подбора сотрудников. Выбираем тех, кто стремится к росту, оцениваем уровень трудолюбия и ответственности соискателя. Многолетний опыт дал нам чёткое понимание, какой тип сотрудников нужен на тех или иных должностях.

Для эффективной работы команды EMKA мы выстроили систему коммуникации от управляющего к менеджерам, а от менеджеров — к рядовым сотрудникам. Это помогает решить возникающие проблемы на месте, минуя целый ряд инстанций. У такого подхода есть ещё одно неоднозначное преимущество — это обмен мнениями. Мы уважаем позицию каждого сотрудника, нередко люди «на местах» могут предложить свежие идеи, взглянув на ситуацию под другим углом.

Чтобы планёрка была эффективной совсем необязательно превращать ее в мозговой штурм. Достаточно выделить проблематику конкретной задачи и сократить тайминг до 15 минут. На встрече должны присутствовать только те участники проекта, которых непосредственно коснётся обсуждение. Каждый из участников должен чётко понимать свой спектр ответственности на планёрке.

Руководить — значит не просто регулярно ставить задачи, но и общаться с каждым, кто обеспечивает их выполнение. Совсем не обязательно проводить ежедневные планёрки и совещания для того, чтобы «мониторить» статус выполнения задач. Как показывает практика, порой это отнимает рабочее время и мешает сфокусироваться на тех или иных целях. Иногда короткая встреча тет-а-тет с сотрудником может дать куда больше, чем его формальное присутствие на организационных мероприятиях.

В работе с людьми важно помнить про то, что мотивация играет не последнюю роль. Помимо финансовых стимулов существует и эмоциональная форма поддержки сотрудников. Благодаря личному общению можно понять, что твой труд не обесценен, а руководство заинтересовано не только в специалисте своего дела, но и в человеке, который стоит за профессиональными достижениями.

Часто руководители склонны превращать рабочие встречи в треннинги, напрочь забывая о цели собрания. В EMKA мы уважаем личное время наших сотрудников, поэтому постоянно находимся в поиске удобных альтернатив. Система общения напрямую через мессенджеры и онлайн-трекеры уже успела себя зарекомендовать. Без отрыва от рабочих дел можно связаться с руководителем и обсудить те или иные рабочие моменты.

Многие воспринимают тайм-менеджмент как строгие рамки на работе, а также посещение офиса от звонка до звонка. Такой стиль управления командой существует, однако данная практика не только себя не оправдывает, но и вредит продуктивной работе компании.

Конечно, замедлить или ускорить время человеку не под силу. Но любой успешный управленец должен уметь контролировать свои дела, правильно расставлять приоритеты. Именно этому учит тайм-менеджмент.

Неважно, в какое время вы прикладываете карту на проходной и во сколько уходите с работы. Куда важнее количество выполненных задач за рабочий день. Нужно понимать, что существуют некие «убийцы» времени. Например, привычки хвататься за все сразу и не ставить себе дедлайнов. С помощью планирования легче достичь необходимых замыслов в более кроткие сроки.

В один момент времени важно делать одну задачу. Если сотрудники не умеют расставлять приоритеты, эта задача должна лечь на плечи руководителя. В EMKA мы занимаемся разработкой командных планов на ближайший год, квартал и месяц. Это помогает сотрудникам правильно расставить приоритет, заниматься текучкой, но при этом не забывать о главном.

Фото Unsplash