Как сделать холодное письмо тёплым: 3 простых правила
Мы постоянно пишем письма: деловые, рекомендательные, мотивационные — жанров, целей и задач может быть масса. Многие из нас учились писать письма только на практике: приходишь на первую работу, поступаешь в институт, подаешься на первый грант — вот уже и письмо. Можно ли научиться писать письма заранее? Создательница курса о деловой переписке «Пишем сами» Анастасия Ландер считает, что лучшее ученье, конечно, проходит в бою — но к бою тоже надо готовиться. Хорошую базу дадут книги по деловой коммуникации. В своем курсе деловой коммуникации «Пишем сами» я не только делюсь со студентами своим двадцатилетним опытом работы в коммуникациях, но и, безусловно, апеллирую к знаниям признанных гуру коммуникации. У меня не самый большой список литературы, но он отлично подходит, чтобы сформировать базу. Обычно я даю ссылки на книги в их англоязычных версиях, и поэтому я была очень рада увидеть все рекомендуемые мной книги на русском языке в портфолио «Альпины». Подробнее о книге Барбара Минто Принцип пирамиды Минто «Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений» Барбара Минто – имя, приводящее в священный трепет консалтеров по всему миру. Сотрудница McKinsey, Минто в свое время сформулировала ключевые принципы эффективной презентации и нарисовала так называемую «пирамиду Минто». Согласноэтим принципам, аргументов в презентации должно быть три, и ранжировать их нужно от самого срочного к менее срочному, самого значимого к менее значимому. Логично? Безусловно. Но как известно, простые истины лучше воспринимаются, когда кто-то суммирует их за нас и кладет в учебник. Минто немного суховата, но в этом суть жанра быстрого питча. Берите от Минто самое важное – и структурируйте суть вопроса деловых писем по принципу пирамиды Подробнее о книге Максим Ильяхов Пиши, сокращай «Как создавать сильный текст» Странно было бы создать курс о деловой переписке и игнорировать существование гуру инфостиля Максима Ильяхова. Я и не игнорирую! В своих книгах Максим очень наглядно и последовательно учит писать, не разливая воду, а находя действительно важные аргументы за и против. Он помогает вычленять ключевые сообщения вашего послания и делать такие акценты, на которые точно отреагирует адресат текста – будь то письмо или текст на вебсайте. Мой курс – не точная копия советов Ильяхова, мы с ним смотрим на деловую коммуникацию с разных сторон, но во многих вещах совпадаем Поэтому его книги я рада советовать к прочтению. Подробнее о книге Эрин Мейер Карта культурных различий «Как люди думают, руководят и добиваются целей в международной среде» Еще одна знаковая фигура бизнес-мира – преподавательница великой школы INSEAD Эрин Мейер. Ее самый известный труд – «Карта культурных различий» – абсолютно обязателен к прочтению, если по роду деятельности вы сталкиваетесь с представителями разных культур и наций. В посыле Мейер нет никакой ксенофобии, но виден искренний интерес к тому, как помочь дубайскому и немецкому бизнесменам прийти на встречу вовремя. Это не самая легкая задача, если учесть, что мир ближневосточный смотрит на время как на гибкую и текучую субстанцию, а педантичные немцы отмеряют его по линеечке с точностью до секунды. На порой парадоксальных примерах Мейер показывает, как разные нации относятся к договоренностям, времени, иерархиям и предоставлению обратной связи. Ее данные не ставят оценку, но показывают наши особенности в сравнении с кем-то еще. Это даёт возможность подстроиться под стиль собеседника и лучше понять, почему иногда переговоры идут не так, как нам хочется. Подробнее о книге Дон-Мишель Бод Kind regards «Деловая переписка на английском языке» Если вам нужно прочесть всего одну книгу по англоязычной деловой коммуникации, то это она. Книга разбита на тематические главы: контракты, отчеты, даже кризис-менеджмент, щедро снабжена примерами писем и вариациями различных ходовых выражений. Если вы джуниор в международной компании и никогда раньше не вели деловую переписку, этой книге самое место у вас на рабочем столе. Как улучшить коммуникацию: 3 простых совета Что же делать, если книги прочитаны, заметки сделаны, письма вы пишете по-новому, а ответов все нет? Причин может быть масса, но вот несколько рекомендаций, которые точно помогут повысить качество вашей деловой коммуникации. Заботьтесь об адресате Помните, что по ту сторону экрана – такой же человек, как и вы. У него гора почты, звонит телефон, кричит ребенок, собака просится погулять. Озаглавьте письмо понятной и исчерпывающей темой, отформатируйте текст в теле письма так, чтобы его легко было читать. Не забудьте про абзацы, ключевые мысли выделите, списки напишите в столбик, а не в строку. Обязательно повторите, как с вами связаться – не только в подписи, до которой адресат может и не дойти, но и в теле письма. ИСПОЛЬЗУЙТЕ социальное поглаживание Когда мы знакомимся очно или встречаемся с уже известным нам собеседником, то всегда тратим время на некий ритуал: спросить, как дела, как прошли выходные, как сдали экзамены дети, скоро ли в отпуск, и куда. Потратьте одну строчку письма на “социальное поглаживание”: “Надеюсь, ваши дела идут благополучно”, “Надеюсь, что вы хорошо провели отпуск” и так далее. Вы увидите, как будет меняться отношение к вам и к вашим письмам. Не бойтесь звонить по телефону Любое письмо, даже самое любезное, – это кирпичик в стену недопонимания. Нам очень важны дополнительные составляющие коммуникации: мимика, жесты, интонация, тембр голоса. Если вы чувствуете, что диалог заходит в тупик, тональность писем с обеих сторон становится все более накаленной, вам перестают отвечать или отвечают односложно – поднимите трубку и позвоните. Часто бывает так, что самые строгие в переписке собеседники просто не успевают развернуть мысль. Двухминутный разговор по телефону может подвести конструктивный итог двум неделям письменного пинг-понга, а то и превратить назревающий конфликт в прекрасную дружбу. Для всех читателей «Альпины» действует скидка 15% на курс Анастасии Ландер «Пишем сами: Как написать безупречное деловое письмо».подробнее [data-stk-css="stkOteDs"]:not(#stk):not(#stk):not(style) { background-color: rgba(235, 233, 233, 0.36) } Читайте также:Что делать, если вам впервые доверили руководство командойКак выучить что угодно: 7 принципов суперобученияКак написать текст, который прочитают