Инструкция для самозанятых и ИП: как избежать основных ошибок при ведении финансов

Светлана Мишина - Владелец программ по развитию своего дела, одобренных Минэкономразвития РФ, эксперт в области ведения микробизнеса. 29 декабря 2022 года Правительство постановило продлить мораторий на внеплановые проверки на 2023 год. Казалось бы, хорошая новость для представителей малого бизнеса. Однако бдительность терять не следует: даже небольшая неточность при ведении финансов может привести к штрафам и стать серьезным испытанием для вашего бизнеса. Рассмотрим, какие самые частые ошибки допускают самозанятые и индивидуальные предприниматели и как их избежать. Фото: depositphotos.com Ошибка №1. Не вести учет финансов Самозанятые и ИП, которые работают на себя, часто не видят разницы между бухгалтерским учетом и ведением финансов. Чтобы составить декларацию для подачи в налоговую службу, ИП на УСН «Доходы» нужно просуммировать полученные за год доходы, а также уплаченные налоги и взносы. В свою очередь, плательщикам НПД и ИП на патентной системе налогообложения при формировании отчетности и вовсе не нужно вести бухгалтерский учет. Его отсутствие приводит к тому, что многие из таких налогоплательщиков практически не занимаются учетом фактических доходов и расходов. Что делать? Регулярно вести финансы. Самостоятельно. Финансовые показатели бизнеса важно знать в каждый конкретный момент времени: только так можно оценить прибыльность и рентабельность собственного бизнеса и управлять его развитием. Даже если у вас, как у ИП, есть компетентный бухгалтер для ведения бухгалтерского и налогового учета, переложить на него ответственность за создание реальной финансовой картины вашего бизнеса не получится. Допустим, вы идеальный налогоплательщик и все доходы поступают на ваш расчетный счет, который видит бухгалтер. Однако наверняка есть расходы, которые вы оплачиваете с личных счетов — за таргетированную рекламу, консультации специалистов, канцтовары и так далее. Бухгалтер их не видит, поэтому не сможет рассчитать фактическую рентабельность вашего бизнеса. А плательщик НПД и вовсе имеет право использовать любые принадлежащие ему счета — в таком случае ни один бухгалтер не соберет реальные цифры. Чтобы действительно управлять своим бизнесом и его развитием, ведите учет доходов и расходов. Это можно делать как в обычной Excel-таблице, так и в специальных приложениях. Безусловно, вы можете поручить специалисту учет всех текущих и инвестиционных расходов. Но для этого вам придется погрузить его в такое количество деталей, что, возможно, проще и точнее будет разобраться во всем самому. Понимание реальной финансовой картины бизнеса — одна из ведущих задач предпринимателя, который стремится к устойчивому развитию своего бизнеса. И точность этой картины можете обеспечить только вы. Ошибка №2. Путаться между доходом и реальной прибылью Это заблуждение вытекает из предыдущего: если перекладывать ответственность на специалиста, у вас не будет мотивации изучать азы экономики и разбираться в основах финансовой грамотности. А это очень важно для развития бизнеса: вам необходимо понимать разницу как минимум между такими терминами, как доход, прибыль, остаток денег на счету. Например, за проведение тренинга для самозанятых мне перечислили условно 100 000 рублей на расчетный счет. Могу тратить? Давайте посчитаем. За авиабилеты я заплатила 25 000 рублей, за проживание и питание — 13 000 рублей, за распечатку рабочих материалов — около 2000 рублей. Если все это вычесть из первоначальной суммы, то останется уже около 60 000 рублей. Минус налог. И вот я заработала около 50 000 рублей, хотя на расчетный счет пришло в два раза больше. В этом примере 100 000 рублей — доход, 50 000 рублей — прибыль. Что делать? Научиться различать доход, прибыль и остаток на счету. Доход отследить легко: для ИП это все деньги, которые поступают на расчетный счет, для самозанятых — на карту, счет в банке, виртуальный кошелек или наличными. Но прежде чем переложить эти деньги из кошелька «бизнес» в кошелек «жизнь» и начать их использовать, нужно посчитать, сколько вы действительно можете тратить на себя, а сколько важно оставить на нужды бизнеса. То есть подсчитать прибыль — только из нее вы будете выделять деньги на кошелек «жизнь». Прибыль вычисляется по формуле доходы минус расходы. Важно: не только расходы, которые вы уже понесли на производство того товара или услуги, за которые вам заплатили. В эту графу также войдут расходы будущих периодов, например: если вы еще не заплатили налог или в будущем месяце вам нужно будет пополнить расходные материалы для изготовления следующих партий товара. Важно не попадать в ловушку больших сумм на счету или на карте: они не отражают реальную картину прибыли. Остаток денежных средств на счету не является критерием того, сколько можно потратить на жизненные потребности. Сегодня вы можете получить оплату за крупный проект, а завтра вам нужно будет оплатить налоги, внести платеж за оборудование или вернуть кредит, который вы брали под реализацию этого проекта. Поэтому, прежде чем использовать деньги из бизнес-кошелька, откройте таблицу с финансами и посчитайте, сколько действительно можете забрать. Ошибка №3. Не вести регулярное финансовое планирование Многие предприниматели не понимают важности регулярного планирования либо же делают это «для галочки». На деле, это чревато рисками от появления кассовых разрывов до вынужденного закрытия бизнеса из-за нехватки денег на его поддержание (оборотных средств, если говорить языком финансов). Без регулярного финансового планирования невозможно выстроить рабочий план продаж, предусмотреть необходимость заработка дополнительных средств на отпуск, сформировать финансовую подушку безопасности и запланировать необходимые инвестиционные расходы. Что делать? Планировать. И придерживаться плана. Эффективный способ планирования — по прибыли, а не по доходу. Сначала вы определяете объем прибыли, на которую хотите выйти, — ту сумму, которую можно будет вывести из бизнеса и потратить на личные цели. Затем рассчитываете примерный уровень доходов, которые помогут добиться цели. Конечно, не забывая и о расходах. Желательно регулярно сверяться с таблицей в течение недели, чтобы отслеживать актуальное положение дел. Когда вы постоянно видите реальную картину, это мотивирует продавать — нет иллюзии, что амбициозные цели выполнят себя сами. Ошибка №4. Не учитывать долгосрочные вложения в бизнес Типичная проблема начинающих предпринимателей при планировании текущих доходов и расходов — учитывать только те статьи, которые связаны с операционной деятельностью. Однако на практике при развитии своего дела важно учитывать инвестиционные затраты, которые окупятся только в будущем. Приведу пример: в первые полгода работы таргетологом вы заплатили около 100 тысяч за несколько курсов по настройке рекламы. Если вы занимали деньги у знакомых или брали кредит в банке, все понятно — ежемесячно вам придется погашать часть суммы долга. Однако как учесть подобные затраты при планировании бюджета, если вы выделили средства из собственной финансовой подушки? Что делать? Закладывать в бюджет расходы и доходы под инвестиции. Включите в план отдельную графу «Инвестиции» и регулярно вносите туда расходы на рекламу, PR, обучение и другие долгосрочные вложения. Всегда рассчитывайте заранее, откуда возьмете деньги и в каком формате будете возвращать свои инвестиции. Например, если вы хотите закупить CRM-рекламу за условно 300 000 рублей, постарайтесь на берегу выработать схему, как будете повышать свой доход, чтобы вернуть эту сумму. Для успешного развития важно ежемесячно погашать часть расходов, чтобы «отбить» инвестиционные затраты. Даже если вы взяли деньги из своей финансовой подушки и вам не грозит визит коллектора. Ошибка №5. Совершать ненужные расходы Для славянского менталитета характерно стремление постоянно улучшать товар и пытаться представить его в максимально лучшем свете. В некоторых случаях это может негативно сказаться на вашем бизнесе. Так, чтобы произвести впечатление, фрилансеры и начинающие предприниматели часто вкладываются в дорогую упаковку и увеличивают себестоимость продукта, сокращая свою потенциальную прибыль. Или другой пример: вы недавно обучились ведению социальных сетей и решили развивать свое дело. Не имея большого опыта, вы тратите большие деньги на создание красивого продающего сайта. Потенциальные клиенты заходят на сайт и формируют у себя в голове образ профессионала с большим стажем. Потом приходят на звонок, и картинка рассыпается, потому что у вас нет тех навыков, которые вы транслируете на сайте. В итоге крупные расходы есть, а продаж нет. Что делать? Избегать лишних и несвоевременных расходов. На старте не стремитесь доводить продукт и инструменты продаж (сайт, социальные сети) до идеала. Особенно если это связано с затратами, которые вы пока объективно не можете себе позволить. Всему свое время: несоответствие уровня вашей экспертизы на сайте и в реальной жизни могут негативно повлиять на решение потенциального клиента о покупке. Внимательно относитесь к любым инвестиционным вложениям в продукт: отталкивайтесь от реальных нужд вашего бизнеса, а не от собственных «хотелок».