Как правильно написать объяснительную записку? Советы юриста, которые помогут защитить свои права на работе
На рабочем месте может случиться всякое, и далеко не всегда виновником происшествия является сотрудник. Объяснительная записка — это способ изложить свою точку зрения на возникшую проблему и этим при необходимости защитить свои права. О том, в каких случаях пишется объяснительная записка, как привести аргументы в свою пользу и возможен ли отказ от объяснительной, — в материале «Ленты.ру».
Что такое объяснительная записка?
Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник объясняет причины инцидента, произошедшего на рабочем месте. Она нужна, чтобы выяснить, кто виноват, и нужно ли применять наказание к провинившемуся сотруднику.
Юрист и профессиональный медиатор Людмила Зайцева в беседе с «Лентой.ру» отметила, что не нужно отказываться от предоставления пояснительной записки, иначе руководство может наложить дисциплинарное взыскание, не рассмотрев точку зрения сотрудника на возникший инцидент. В дальнейшем, при возникновении трудового спора по поводу этого дисциплинарного взыскания, работнику будет трудно доказать свою правоту в суде.
Если случилось так, что работник, например, опоздал на работу, либо было иное нарушение дисциплины труда с его стороны, либо произошел какой-то другой рабочий инцидент, сотрудник с помощью объяснительной записки может пояснить своему начальнику, почему это произошло Людмила Зайцева
Эксперт добавила, что объяснительная записка — это не просто письменный рассказ о произошедшем. Это документ, который может спасти сотрудника от незаконных действий работодателя. Поэтому крайне важно правильно составить объяснительную и привести аргументы в свою пользу.
В каких случаях пишется объяснительная записка?
Письменное объяснение, по словам Зайцевой, может потребоваться в ряде случаев, когда сотрудник нарушает трудовое законодательство.
В каких случаях может потребоваться объяснительная записка:
отсутствие на рабочем месте; опоздание на работу или ранний уход без согласования с начальством; присутствие на работе в состоянии опьянения; невыполнение сотрудником своих трудовых обязанностей или выполнение их в неполном объеме; невыполнение поручения от руководства, которое не входит в перечень основных обязанностей сотрудника; нарушение техники безопасности на рабочем месте, закрепленной соответствующим нормативным актом; другие нарушения трудового законодательства.
Каждый конкретный случай нарушения трудового законодательства рассматривается в индивидуальном порядке. Например, чтобы обвинить сотрудника в том, что он пришел на работу нетрезвым, нужно медицинское заключение. Если для опоздания или отсутствия на рабочем месте есть уважительная причина, то, предоставив подтверждающие документы, сотрудник также может избежать наказания.
Практические случаи применения объяснительной записки Ситуация 1. У Дмитрия в 8 утра прорвало трубу в квартире, а в 9:30 он уже должен был быть в офисе. На работе начальник попросил его написать объяснительную, так как Дмитрий в итоге опоздал на два часа. К объяснительной записке сотрудник приложил копию акта о заливе квартиры, таким образом доказав, что потоп действительно был, и произошел он не по его вине. В результате начальник принял во внимание обстоятельства и не стал применять дисциплинарное взыскание по отношению к Дмитрию. Ситуация 2. У Марии на работе произошел конфликт, который перерос в драку. Женщина нанесла своей оппонентке легкие травмы. В ходе разбирательств начальник заподозрил, что Мария пришла на работу в состоянии алкогольного опьянения. Для того чтобы это доказать, на предприятие вызвали нарколога, который вынес подтверждающее заключение. Сама Мария свою вину отрицала. В объяснительной записке она заявила, что вообще не пьет и что инициатором конфликта была другая сотрудница. Оппонентка, в свою очередь, написала, что Мария действительно была пьяна и первая полезла в драку. Приняв во внимание показания обеих сторон, а также подтверждение нарколога, начальник Марии принял решение ее уволить.
Как работник узнает, что должен написать объяснительную?
Работодатель имеет право потребовать объяснительную записку, обратившись к подчиненному как в устной, так и в письменной форме. Конечно, лучше, если уведомление работника о необходимости предоставить объяснительную будет письменным — оно послужит доказательством того, что просьба действительно была составлена и передана сотруднику.
Также в письменном уведомлении может быть отмечен дедлайн — крайний срок, когда нужно предоставить записку. По закону, сотрудник должен написать объяснительную в течение двух рабочих дней, однако начальник может дать ему больше времени на составление записки.
2 рабочих дня составляет срок предоставления объяснительной для сотрудника согласно российскому законодательству
Людмила Зайцева добавила, что если работодатель не дает положенное время на подготовку записки, например, просит ее уже на следующий день, то дисциплинарное наказание сотрудник сможет оспорить уже только на этом основании.
Единого образца письменного уведомления о даче объяснительной нет. Руководитель может составить его в свободной форме, главное, чтобы документ включал необходимую информацию.
Какую информацию необходимо указать в уведомлении для сотрудника:
название компании или предприятия; фамилию, имя и должность сотрудника; суть проблемы, какое нарушение необходимо объяснить; просьбу предоставить объяснительную; подпись руководителя и дату отправки уведомления.
Такой документ можно вручить сотруднику лично, отправить по почте или зачитать вслух при специально созванной комиссии.
Какие есть виды объяснительных записок?
Объяснительная записка бывает двух видов — оправдательная и поясняющая действия других лиц.
Оправдательная записка
Оправдательная записка пишется в тех случаях, когда сотруднику нужно объяснить свое отсутствие на рабочем месте, бездействие в течение рабочего дня и другие собственные нарушения — прогулы, нетрезвое состояние, причинение материального ущерба компании или предприятию.
Объяснение действий других лиц
Такая объяснительная записка составляется, если в инциденте замешаны несколько человек и непонятно, кто из них виноват. В таком случае каждый сотрудник должен подробно описать, что произошло и кто за что отвечал. Руководитель сам проанализирует показания работников и сделает вывод о том, кого наказать.
Как правильно составить объяснительную записку?
По словам Людмилы Зайцевой, специальных требований к объяснительной записке в законодательстве тоже нет. Документ составляется в письменной форме, адресатом объяснительной обычно выступает директор компании или предприятия. Если речь идет о большой корпорации, писать объяснительную лучше своему непосредственному руководителю.
При составлении объяснительной лучше придерживаться некоторых правил.
Правила составления объяснительной записки:
текст записки должен быть написан в официально-деловом стиле; информация об инциденте должна быть правдивой; в записке обязательно нужно указать дату оформления и поставить личную подпись с расшифровкой. Без этого записка не может считаться действительной.
Людмила Зайцева также советует придерживаться некоторых рекомендаций, чтобы объяснительная записка помогла обернуть ситуацию в пользу сотрудника.
Как написать объяснительную так, чтобы руководитель встал на вашу сторону?
1. Излагайте суть и причины произошедшего коротко, ясно и без лирических отступлений. Опишите ситуацию максимально полно, чтобы не оставлять места для дополнительных толкований. Не допускайте орфографических ошибок.
2. Если ссылаетесь на какой-то факт, то постарайтесь его подтвердить приложенным к пояснительной записке документом. Это могут быть пояснения свидетелей, фотографии либо видеоматериалы.
Например, если работник опоздал в связи с тем, что его квартиру залили соседи сверху, в объяснительной записке лучше не только письменно описать ситуацию, но и приложить справку из управляющей компании о прорыве трубы по данному адресу. Если опоздание связано с ДТП, прилагаются копии документов из ГИБДД, и так далее Людмила Зайцева
3. Не стоит винить в произошедшем коллег, опишите только те объективные обстоятельства, о которых известно вам. Свою вину лучше честно признать.
4. Объясняя произошедшее, не упоминайте о каких-либо компрометирующих обстоятельствах, не ухудшайте свое положение. Например, некоторые ситуации, в том числе факт отсутствия на рабочем месте, можно объяснить просто «личными обстоятельствами».
5. Если инцидент произошел на технически сложном производстве, то можно указать, какой отдел может внести ясность в произошедшее.
6. Объяснительную записку подготовьте в двух экземплярах. Один передайте руководителю в положенные сроки, второй сохраните на случай возникновения спора.
Пример объяснительной записки
При написании объяснительной записки лучше соблюдать определенный порядок и расположение текста.
1. В верхнем правом углу укажите ФИО и должность адресата — директора компании или непосредственного руководителя.
2. Под адресатом укажите свои ФИО и должность.
3. Ниже по центру укажите название документа «объяснительная записка» (пишется со строчной буквы).
4. Далее следует основная часть — изложите ситуацию, учитывая описанные выше рекомендации. Обязательно опишите причины, место и время возникновения инцидента. Постарайтесь привести аргументы в свою пользу.
5. В самом конце должна быть личная подпись с расшифровкой и дата составления записки.
Образец
Генеральному директору ООО «Компания» И. И. Иванову от старшего продавца Петрова Петра Петровича объяснительная Я, Петров Петр Петрович отсутствовал на рабочем месте 1.11.2023 по причине того, что в моем доме прорвало трубу и затопило квартиру. Большое количество времени ушло на ожидание специалиста и установление причин аварии. В результате выяснилось, что трубу прорвало по вине управляющей компании. Соответствующее заключение от специалиста прилагаю в качестве доказательства. 2 октября 2023 года (Подпись, расшифровка)
Сколько хранится объяснительная записка?
Как уже было сказано, работодатель обязан дать сотруднику на составление документа срок в течение двух рабочих дней. В этот срок не входят дни отпуска и пребывания на больничном.
За положенное время на составление записки начальство не имеет права назначать сотруднику наказание. Срок хранения объяснительной зависит от ее содержания.
За нарушение внутреннего трудового распорядка объяснительная записка хранится не менее года. Если документ подтверждает факт коррупции, он хранится более длительное время
Какое решение может принять работодатель?
После получения объяснительной работодатель, принимая во внимание указанные обстоятельства, решает, что делать с автором записки. Он может простить сотрудника за ошибку или признать его невиновность, если в записке указаны уважительные причины.
Согласно РФ, за доказанное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право назначить дисциплинарное взыскание. Серьезный проступок может привести даже к увольнению.
Какое дисциплинарное взыскание может получить сотрудник:
замечание; выговор; увольнение.
Приказ о дисциплинарном взыскании составляется в течение 30 дней со дня, когда выявили нарушение. После этого работодатель обязан предоставить документ работнику для ознакомления и подписи.
Если работник будет не согласен с наложенным на него дисциплинарным взысканием, то он может, имея на руках объяснительную, оспорить действия работодателя в суде, трудовой инспекции, прокуратуре Людмила Зайцева
Эксперт добавила, что для применения дисциплинарного взыскания работодатель должен учесть тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен. Здесь объяснительная записка играет очень важное значение, заключила юрист.
Что будет, если сотрудник откажется предоставлять объяснительную?
Отказ сотрудника предоставить объяснительную записку, скорее всего, будет восприниматься как признание вины. То есть объяснительная может помочь избежать дисциплинарного взыскания, а вот если ее нет — работодателю ничто не помешает наложить санкции, к тому же еще более серьезные.
Писать или не писать объяснительную записку — личный выбор сотрудника.
Если сотрудник все же не собирается писать объяснительную, то он должен будет подписать составленный отделом кадров предприятия акт об отказе. Это документ, который подтверждает, что работодатель предоставил право дать объяснение и работник сам от него отказался.
Отказ от написания объяснительной записки можно составить только после истечения двух рабочих дней, отведенных на ее предоставление.
От объяснительной лучше не отказываться и изложить в записке все обстоятельства произошедшего, приложив необходимые документы Людмила Зайцева
Юрист подчеркнула, что от содержания объяснительной записки зависит дальнейшая судьба самого сотрудника и его коллег, если они также оказались причастны к инциденту. Таким образом важно ответственно отнестись к составлению документа, чтобы не допустить возможного нарушения прав со стороны работодателя.