Работа для робота: как цифровизировать HR-процессы

Об автоматизации HR-процессов уже несколько лет не говорит только ленивый. Тем не менее, масса компаний до сих пор практически никак не продвинулась в этом направлении. Причины в том, что сам процесс «ухода в цифру» кажется долгим и трудным, а эффект от вложенных в цифровизацию средств и усилий выглядит неочевидным. Как автоматизация предприятия работает на практике, рассказываем на примере ИТ-компании «КРОК». Здесь успешно реализовали проект цифровизации HR-подразделения, что помогло повысить эффективность работы сразу по многим направлениям. Главная стратегия, по которой действовал «КРОК», — это использование синергии двух векторов цифрового развития компании: Раньше на организацию корпоративного мероприятия специалистам HR-отдела требовалось потратить несколько дней, причем большая часть работы была связана с рутиной. Теперь эти функции выполняет робот, а сотруднику остается собрать и передать ему необходимую информацию: название мероприятия, даты его проведения, именной список и т.п. Вот лишь некоторые процессы, которые робот теперь выполняет сам, вместо сотрудников, которые тратят теперь на весь процесс всего лишь 15 минут: При этом для типовых мероприятий можно применять уже готовые шаблоны. Кроме того, раньше при подготовке внутренних корпоративных событий в HR-отделе обрабатывали порядка 300 заявок от сотрудников, чтобы учесть льготы для некоторых из них, зависящие от стажа. С внедрением новых технологий сотрудники могут регистрироваться сами — им не нужно отправлять запросы, а их заявки теперь никто не обрабатывает вручную. Робот также подготавливает аналитику, по которой можно изучить участие как конкретных сотрудников, так и целых отделов в корпоративной жизни компании. В компании «КРОК» также на регулярной основе проводятся курсы английского языка. При подготовке каждого нового цикла сотруднику из HR-отдела требовалось вручную обработать около 300 заявок, организовать обучение таким образом, чтобы учесть пожелания всех учащихся: удобное время уроков, уровень знания иностранного языка, форму обучения. Менеджер тратил от трех недель до месяца, чтобы обработать заявки и состыковать все группы в удобном графике. Теперь же его работа выполняется автоматически: сами сотрудники, которые будут изучать английский язык, заполняют регистрационную форму. Робот берет на себя организационную рутину, на которую у менеджера уходило так много времени. Когда компания работает сразу над большим количеством проектов, особенно над такими, где задействовано до полусотни сотрудников, получать удобную для восприятия обратную связь руководителям очень сложно. В компании «КРОК» решили эту проблему, запустив ежемесячный автоматический опрос, по итогам которого руководители проектов получают отчет о результатах и всю необходимую аналитику. Статус-кво каждого проекта теперь легко проверяется в режиме онлайн. Например, одним из проектов в «КРОК» была подготовка более 30 обучающих видеокурсов. Каждый проект включал определенный набор этапов: съемку и монтаж, озвучку, перевод и наложение субтитров, и т.д. Трудности для менеджера проекта заключались в том, что каждый из множества подрядчиков предпочитал тот или иной мессенджер для рабочей коммуникации: Telegram, What’sApp, Slack, Trello и др. Приходилось запоминать, где и кому следует ставить задачи. Менеджер вздохнул свободно, когда и этот процесс подвергся автоматизации. Для этого был разработан специальный интерфейс. В нем ставятся и выполняются задачи, а также хранятся нужные ссылки на контент. Специальное уведомление информирует, в каком канале связи следует обращаться к тому или иному сотруднику, что сильно упрощает коммуникацию. При этом, она остается удобной для каждого подрядчика, потому что они по-прежнему могут пользоваться привычными для них мессенджерами. Уведомление о назначении задач само отравляется им по этим каналам связи. Для того, чтобы высвободить больше времени сотрудников HR-подразделения было создано несколько ботов. Этот бот позволил оперативно информировать сотрудников и отвечать на распространённые вопросы, по которым раньше обращались в HR-департамент. Теперь чат-бот подсказывает расписание транспорта до офиса, дату выплаты заработной платы, пароль от сети wifi, контакты коллег, меню буфета и даже заказывает пропуска посетителям. Этот бот помогает сотрудникам поддерживать ощущение причастности к корпоративной жизни. Он информирует обо всем важном, что происходит в компании. Эта же информация появляется на сайте компании. Как правило, у кандидатов на вакансии возникают вопросы по трудоустройству, и они не знают, кому именно их следует адресовать. Рекрутинг-бот отвечает соискателям на вопросы, которые они задают чаще всего. И только лишь те вопросы, что не были предусмотрены алгоритмом изначально, направляются сотрудникам HR. Предназначен для новых сотрудников. Перед первым выходом на работу этот бот сообщит маршрут новичку и то, какие документы следует с собой взять. Бот сам оформляет на него пропуск. А когда человек выходит на работу, бот в формате квеста проводит нового сотрудника по офису, чтобы он запомнил, где и какие отделы располагаются, и бот же представляет коллег. С сотрудниками, подавшими заявление об уходе, также работает свой «провожающий» бот, что освобождает специалиста HR-отдела от лишних консультаций. Этот бот помогает пройти по обходному листу. По сути, все эти боты исполняют роль альтернативного интерфейса для конечного пользователя — сотрудников компании. Подобный способ взаимодействия может быть реализован при цифровизации всех процессов в компании и приведение их в единую эко-систему. Речь идет о цифровизации сквозных процессов, которые затрагивают различные отделы. В профессиональной среде аналогичные процессы по автоматизации бизнес-процессов получили название Robotic Process Automation (RPA). В данном случае в качестве пользовательского интерфейса выступили чат-боты, однако при желании это могут быть и другие варианты. Перед тем как переходить к технической стороне вопроса, включающей выбор платформы для цифровизации, необходимо смоделировать все процессы. В нашем случае Была использована нотация BPMN — мировой стандарт в области моделирования бизнес-процессов, по которому уже разработано множество документации и примеров. Моделирование осуществляется с помощью диаграм и ряда графических элементов. Естественно, что речь не идет лишь о «теоретической» разработке — все оцифрованные бизнес-модели проходят тестирование в реальных условиях и по его итогам существенно меняются. Важная деталь: поскольку моделирование происходило в визуальном редакторе, то большая часть была реализована HR-отделом самостоятельно, без привлечения IT-отдела. Использование платформы позволило оптимизировать не только коммуникации с сотрудниками, но и документооборот. Например, ежедневно администратору НR-подразделения приходило 15-20 заявок на оплату счетов, на согласование договоров или на проверку контрагентов. Все это подразумевало оборот порядка 500 документов. Весь контроль и менеджмент осуществлялся с помощью Excel. Администратор терялся во множестве сообщений на почте о статусах каждого из процессов. Из-за этого менеджеры не вовремя узнавали о подписании того или иного договора или о закрытии счета. Чтобы проинформировать сотрудников о «долгах» требовалось составлять письма для каждого. Теперь процесс отслеживания заявки происходит автоматически. В комфортном для восприятия интерфейсе отображаются статус каждого процесса и долги сотрудников. Оповещения о заявках отсылает робот. Можно сортировать их по менеджерам. Если раньше администратор тратил на работу с каждой заявкой 20 минут, то теперь не более пяти минут. Также HR-специалистам приходилось каждый день контролировать исполнение более тысячи долгов по различным кадровым процессам: по выдаче справок, поиску кандидатов, продлению трудового договора и т.д. Для отслеживания этих процессов была создана единая система. Теперь можно просмотреть долги и по конкретным сотрудникам, и по отделам и даже по документам. Информацию из кадрового документооборота агрегирует робот и направляет руководителям. Благодаря цифровизации HR-подразделению компании «КРОК» удалось снизить трудозатраты на решение регулярных операций и повысить эффективность бизнес-процессов. Освободилось время для решения действительно важных задач, которые находятся в поле зрения внутренних коммуникаций, а вся рутина была автоматизирована. Она ведь не для людей, а для роботов. Фото Pixabay