Как  перестать задерживаться на работе

Практически каждому из нас приходилось периодически задерживаться на работе допоздна. Вероятно, мало кому это нравится, но не у всех получается понять причины, из-за которых времени на выполнение своих обязанностей не хватает. О правильной организации рабочего времени и равномерном распределении задач рассказывает профессиональный управленец, бизнес-консультант, эксперт в сфере личностного роста Надежда Баушева.

Стоит отметить, что для ряда специальностей отсутствие четко определенного рабочего времени вполне обоснованно. Это касается помогающих профессий и экстренных служб, от деятельности которых зависят жизнь и здоровье других людей. Предугадать или спрогнозировать нагрузку в таких профессиональных сферах не представляется возможным. 

Причины регулярных задержек на работе

По опыту эксперта, более 30% работников регулярно задерживаются на работе. Эти данные подтверждены опросом, проведенным Надеждой — среди более 1300 респондентов, работающих в найме.

Существует несколько причин, из-за которых задержки сотрудников на работе становятся систематическими:

Неправильно выстроенные бизнес-процессы в компании, несогласованность работы подразделений между собой, дублирование функций и обязанностей. В таких случаях предприятие не способно работать как единый слаженный механизм. Также штат в компании может быть не укомплектован в полном размере — тогда имеющихся сотрудников не хватает для решения поставленных задач. Существенное влияние на то, что работникам приходится задерживаться на работе, оказывают некоторые руководители. Они не умеют четко и грамотно ставить своим подчиненным задачи и адекватные сроки их исполнения, как и распределять обязанности. Поручения часто дают в последний момент и требуют их исполнить немедленно. Есть ряд руководителей, которые пытаются повысить собственную значимость и авторитет за счет постоянного психологического давления на сотрудников. Такой начальник считает, что работа должна быть на первом месте, а чтобы сохранить рабочее место, нужно буквально жить на работе, забыв про другие сферы жизни. Работник, в свою очередь, сам может создавать себе условия, при которых будет регулярно задерживаться. Чаще всего это связано с неумением грамотно выстраивать свой рабочий процесс:

распределять задачи в течение дня по степени срочности и важности; прогнозировать время для их исполнения; привычка все оставлять на последний момент; неумение делегировать, если в подчинении есть другие сотрудники.

Встречаются работники, которые по личным причинам сами не хотят домой и предпочитают засиживаться на работе допоздна. Это может происходить из-за сложных отношений в семье, одиночества и других проблем.

Как грамотно организовать рабочий процесс?

В первую очередь, рабочие процессы должны быть понятными и спрогнозированными. Конечно, в период временных кризисов в компании, задержка на работе может быть обоснованной. Но для всех сотрудников организации или отдельных ее категорий должен быть разработан план или стратегия работы во время подобных авралов. Также по итогам завершения этого периода, для работников могут быть предусмотрены бонусы за дополнительную нагрузку.

Для остальных ситуаций Надежда Баушева выделила основные способы организации рабочего процесса:

Для топ-менеджмента любой компании главной задачей является выстраивание эффективной системы управления с понятными бизнес-процессами и точками контроля. Работа подразделений должна быть согласованной. А каждая структурная единица в компании должна понимать: свою задачу в общем процессе и ответственность за коллективный результат. Руководителю важно научиться четко, понятно и измеримо ставить цели и задачи своим подчиненным. Надежда рекомендует технику постановки целей SMART — это одна из самых простых и эффективных методик. Современная система помогает объединить всю имеющуюся информацию, установить адекватные сроки работы и сформулировать для всех сотрудников конкретные задачи. Согласно SMART, каждая цель должна соответствовать критериям:

specific (конкретная); measurable (измеримая); attainable (достижимая); relevant (актуальная); time-bound (ограниченная во времени).

Для работника необходимо освоить инструменты тайм-менеджмента. В начале каждой рабочей недели нужно определить список ключевых дел и задач на эту неделю, а в начале каждого рабочего дня — на день. Его можно дополнять или вносить изменения, а также вычеркивать выполненные задачи. В зависимости от личных предпочтений, такие списки можно вести как в ежедневнике, так и в специальных приложениях. Овладеть тайм-менеджментом отлично помогает матрица Эйзенхауэра. Применяя ее, можно распределить задачи в течение дня на 4 сектора по степени важности и срочности.

Есть еще один лайфхак, чтобы замотивировать себя выполнять обязанности своевременно и уходить с работы вовремя. Нужно всегда планировать на послерабочее время важные и интересные занятия из сфер жизни, не связанных с работой. Это могут быть такие задачи и планы как: забрать ребенка из детского сада, сходить в театр или на тренировку, встретиться с друзьями, поужинать вместе с семьей и многое другое. Такие действия должны быть встроены в жизнь каждого человека на системном уровне.

Как объяснить руководителю, что сотрудник не должен «жить на работе»?

Прежде чем пытаться что-то рекомендовать начальству, сотрудник должен зарекомендовать себя как надежного и профессионального эксперта. Задачи должны выполняться качественно и в установленные сроки. Также нужно представлять руководителю необходимую информацию и отчеты о работе в рамках установленного в компании рабочего дня. Таким образом в сознании руководителя формируется понимание: все вопросы вы способны решить, не задерживаясь на рабочем месте. 

Если руководитель заставляет регулярно задерживаться без веских оснований, можно спокойно и структурно обсудить с ним этот вопрос. Важно обозначить свою позицию, что поставленные задачи вы решаете в установленные сроки в рабочее время и это никак не навредит общему процессу. После работы — это личное время и у вас есть другие обязательства и интересы, помимо нее. Главное, любые разговоры с руководством всегда вести из спокойного и уверенного состояния, не переходя на эмоции и личности.

Как перестать беспокоиться по поводу «кто, если не я»?

В каждой компании есть работники, которые ответственнее и исполнительнее справляются с поручениями. Они часто берут на себя дополнительные задачи и обязанности, завоевывая внимание начальства и чувствуя себя значимыми для предприятия. В какой-то момент это приводит к тому, что количество задач растет, и качественно их выполнять становится все сложнее. При этом, у таких людей и их руководителей может сформироваться ложное представление, что никто другой с этими функциями так хорошо не справится. 

Как же выйти из этого замкнутого круга? Для начала нужно признать, что вы не единственный работник компании. От того, что вы разделите часть своих обязанностей с коллегами, ваша экспертность не станет ниже. Вспомните свой непосредственный круг обязанностей и определите: какие из них именно ваши, а какие — других работников. Тут можно начать с малого: выделить одну или несколько задач и начать их возвращать или делегировать коллегам. Нужно проговорить сроки, в которые они готовы приступить к выполнению данных задач. Даже если будут возникать недопонимания, важно довести этот процесс до конца. Тем самым вы не только повысите свои навыки и профессиональные качества, но и поможете другим работникам расти профессионально и повышать свою экспертность. 

Надежда Баушева говорит «не бойтесь просить о помощи и принимать помощь других, когда кто-то ее предлагает — вы не станете от этого слабее». Наоборот, командная работа объединяет и помогает вместе достигнуть лучших результатов. Важно понимать, что оптимизация обязанностей между коллегами — это не уклонение от ответственности, а эффективное выстраивание рабочих процессов, которое помогает равномерно распределять нагрузку и снизить уровень стресса и тревожности.